Allereerst is het mogelijk om relaties te archiveren. Gearchiveerde relaties worden niet meegenomen in Selecties en Relatielijsten. Ze kunnen niet meer inloggen als ze dat voorheen wel konden. Ook alle andere relevante functionaliteiten zijn bij een gearchiveerde relatie niet meer actief.

Deze relatie kan eigenaar zijn van objecten zoals relaties, pagina's, artikelen, enzovoort. In dit geval moet je aangegeven wat er met deze objecten gedaan moet worden. Ze moeten soms bijvoorbeeld een nieuwe eigenaar krijgen. Of je moet kiezen of deze objecten behouden moeten blijven vanwege de historische waarde.
In sommige gevallen is archiveren niet mogelijk vanwege bijv. een nog lopend abonnement.

Gearchiveerde relaties vind je terug onder CRM > Archief. Na het archiveren, blijven abonnementen, facturen en contactmomenten bewaard. Je ziet daar nog wel de gegevens van de gearchiveerde relatie, maar deze zijn niet meer door te klikken naar een relatiekaart.

Het archiveren van een relatie is ongedaan te maken. Abonnementen, Facturen, Contactmomenten e.d. worden dan weer in de oude staat (van het moment van de archivering) hersteld. (Mits deze niet afzonderlijk zijn verwijderd). Het terugplaatsen van relaties kan per individuele relatie, niet in een batch voor een hele relatiegroep.

Gearchiveerde relaties tellen niet mee in je abonnementskosten (Procurios prijsmodel vanaf 2019).

Bij het verwijderen van een relatie wordt de relatie volledig uit het systeem verwijderd. Deze actie is niet ongedaan te maken.

• Voordeel: opgeruimd staat netjes
• Nadeel: de historiek gaat verloren. Wanneer je een oude relatie die verwijderd was weer zou toevoegen, dan wordt deze geregistreerd als een nieuwe relatie. En oude (gearchiveerde) aanmaak- en wijzigingsdata kunnen niet gekoppeld worden aan een nieuwe relatie.

Je kunt desgewenst filteren op archief-datum, zodat je bijvoorbeeld alleen relaties definitief verwijderd die sinds een bepaalde periode gearchiveerd zijn.

Conclusie
Dit is een geschikte optie voor relaties die geen account hebben. Voor relaties die wel een account hebben is het beter om te archiveren.