Jouw vereniging heeft veel te maken met Ziekenhuizen of jouw stichting onderhoudt nauw contact met scholen voor fondswervende acties. Bij het toevoegen van nieuwe relaties wil je direct kunnen aangeven dat het om zo'n type relatie gaat. In dit artikel lees je hoe je een nieuwe relatietype toe kunt voegen aan het CRM.
Wat is een relatietype?
Een relatietype is de hoogste classificatie van een relatie in je CRM. Maak je een relatie aan dan is dit steeds het eerste wat je moet kiezen.
Kenmerken van een relatietype
Als je een nieuw Relatietype toe wilt voegen, is het belangrijk om na te denken of je echt met een relatietype te maken hebt. Kenmerken van een relatietype zijn:
- Een relatietype verandert niet over de tijd. Zo zal een 'Persoon' nooit een 'School' worden. 'Jeugdlid' is geen goed relatietype, want het kan zijn dat iemand stopt met lid zijn.
- Een relatietype overlapt nooit met een ander relatietype. Zo is 'Medewerker' geen goed relatietype, want dit overlapt met het relatietype 'Persoon'. Of iemand medewerker is, maak je later op andere manieren zichtbaar.
Voorbeelden van goede relatietypes:
- Kerk
- Werkgroep
- School
- Persoon
- Organisatie
- Commissie
- Ziekenhuis
- Fonds
- Onderzoeksinstituut
Voorbeelden van slechte relatietypes:
- Abonnee of (jeugd)lid (dit is een abonnementstype, geen relatietype)
- Medewerker, directeur of vrijwilliger (dit zijn functies, geen relatietypes)
- Het is ook af te raden om relatietypes te gedetailleerd te maken. In theorie zijn bijvoorbeeld 'protestantse kerk', 'gereformeerde kerk' en 'rooms-katholieke kerk' niet overlappende relatietypes. In de praktijk werkt het handiger om 'kerk' als relatietype in te stellen, en dan voor 'type kerk' een vrij veld te maken.
Voordelen van het gebruik van relatietypen
Hoewel je de kenmerken van relatietypen ook vast kunt leggen met behulp van relatievelden (vrije velden), heeft het gebruik van relatietypen enkele voordelen:
- Per vrij veld kun je aangeven bij welke relatietypen dit veld ingevuld kan worden. Het veld 'Geslacht' wil je bijvoorbeeld alleen tonen bij Personen en niet bij Organisaties.
- Op basis van een relatietype kun je koppelingen maken tussen Organisaties en Personen. Hierdoor kun je medewerkers (Personen) koppelen aan een Organisatie en kunnen zij eventueel de gegevens van de organisatie beheren.
Een nieuw relatietype toevoegen
Bij de eerste inrichting van je platform, bepaal je samen met je implementatieconsultant welke relatietypes in jouw Platform komen te staan. Toch kan het zijn dat jij in jouw organisatie met andere relatietypes te maken krijgt. Daarom kun je ook zelf relatietypes toevoegen.
- Ga naar CRM > Instellingen > Typen
- Klik op het plusje met 'Nieuw relatietype'
- Geef bij 'Type beschrijving' een naam aan het relatietype
- Bij meertaligheid dan vul je ook een naam in van het relatietype bij de desbetreffende vlag
- Kies een icoontje dat bij je relatietype past
- Klik op 'Opslaan'
