Korte samenvatting:
Gebruik een registratieformulier wanneer nieuwe mensen zich inschrijven voor je nieuwsbrief, lidmaatschap of event. Ze komen dan automatisch in je CRM. Gebruik een profielformulier wanneer ingelogde relaties hun eigen gegevens willen wijzigen. Voor eenmalige vragen (enqutes, contactformulieren) gebruik je geen registratie- of profielformulier, maar een surveyformulier.
Iemand schrijft zich in voor je nieuwsbrief via de website. Of een lid wil zijn adres wijzigen. In beide gevallen wil je deze informatie automatisch in je CRM krijgen. Met registratie- en profielformulieren regel je dit. De gegevens van je website komen direct in het CRM terecht.
Registratieformulieren
Een registratieformulier gebruik je wanneer je een nieuwe relatie wilt toevoegen aan het CRM. Bijvoorbeeld voor:
- Nieuwsbriefinschrijvingen
- Donaties
- Lidmaatschappen
- Event-aanmeldingen
Je kunt ervoor kiezen of iemand ook een account aanmaakt (met wachtwoord om in te loggen). Voor een nieuwsbrief is dat vaak niet nodig, maar voor een lidmaatschap juist wel handig. Dan kan het lid inloggen in de mijn-omgeving.
Verificatiestap
Na het invullen ontvangt de persoon een verificatie-e-mail. Hierin bevestigt hij dat het e-mailadres echt van hem is. Pas na deze bevestiging komt de registratie in het CRM terecht. Zo voorkom je dat iemand anders jou zomaar kan aanmelden voor een nieuwsbrief.
In sommige gevallen is deze verificatiestap niet nodig. Bijvoorbeeld bij een donatie of betaling voor een event. Dan is duidelijk dat de persoon zelf actie onderneemt. In die situaties kun je de verificatiestap overslaan.
Account aanmaken
Je kunt ervoor kiezen of iemand ook een account aanmaakt (met wachtwoord om in te loggen). Voor een nieuwsbrief is dat vaak niet nodig, maar voor een lidmaatschap juist wel handig. Dan kan het lid inloggen in de mijn-omgeving.
Wil je een donatieformulier aanmaken? Dan zijn er nog enkele extra stappen nodig. Begin je inrichtingsproces bij Online donatieformulier maken zodat je stap voor stap tot een krachtig donatieformulier komt.
Profielformulieren
Een profielformulier gebruik je voor ingelogde relaties die hun eigen gegevens willen wijzigen. Bijvoorbeeld:
- Adreswijziging
- Telefoonnummer aanpassen
- Voorkeuren beheren
- Uitschrijven voor nieuwsbrief
De relatie logt in op de website of klikt door vanuit een e-mail. De wijzigingen worden direct opgeslagen in het CRM.
Het verschil in één oogopslag
| Registratieformulier | Profielformulier | |
|---|---|---|
| Doel | Nieuwe relatie toevoegen | Bestaande gegevens wijzigen |
| Wie gebruikt het? | Nieuwe bezoekers/niet ingelogde relaties | Ingelogde relaties |
| CRM-actie | Nieuwe relatie aanmaken | Bestaande relatie bijwerken |
Geen CRM-koppeling nodig?
Wil je een formulier plaatsen zonder koppeling naar het CRM? Bijvoorbeeld voor een contactformulier of enquête? Dan gebruik je geen registratie- of profielformulier, maar een surveyformulier in Forms & Surveys.
Surveyformulieren worden los van het CRM opgeslagen. De antwoorden kun je instellen om automatisch te verdwijnen na een bepaalde tijd. Dit is handig voor privacy-gevoelige informatie of eenmalige vragen.
Goedkeuringsproces
Voor zowel profiel- als registratieformulieren heb je de mogelijkheid om een goedkeuringsproces in te schakelen. Hierdoor zorg je er voor dat een beheerder wijzigingen eerst moet beoordelen voordat ze worden doorgevoerd in het CRM.
Marina wil zich graag inschrijven voor de nieuwsbrief van organisatie A. Organisatie A heeft een registratieformulier op de website staan. Marina vult het formulier in en ontvangt een bevestigingsmail. Na het bevestigen komt ze in het CRM terecht en krijgt ze de nieuwsbrief toegestuurd.
Na een paar maanden vindt Marina de nieuwsbrief toch niet meer zo interessant. Ze klikt onderaan de mail op 'Uitschrijven'. Dan komt ze op een profielformulier terecht waar ze haar voorkeuren kan beheren. Ze vinkt 'nieuwsbrief ontvangen' uit en slaat haar voorkeuren op. Haar profiel in het CRM wordt aangepast en ze ontvangt geen nieuwsbrief meer.
Aan de slag
- Wil je nieuwe relaties de mogelijkheid geven om zich te registreren? Lees dan hoe je een registratieformulier inricht.
- Wil je bestaande relaties de mogelijkheid geven om gegevens te wijzigen? Lees dan hoe je een profielformulier inricht.
- Wil je een donatieformulier aanmaken? Begin dan bij 'Online donatieformulier maken'. Daar staan extra stappen die je nodig hebt voor een goed donatieformulier.