Korte samenvatting:
Er zijn vijf manieren om een relatie toegang te geven: via een registratieformulier, met de 'Maak gebruiker'-knop, via een bulkbewerking, via een bulkmailing of via een geautomatiseerde journey. Welke methode past, hangt af van drie vragen: is de relatie nieuw of bestaat die al, gaat het om één relatie of om een grote groep, en gaat het om backendtoegang of alleen om de website?
Een nieuw lid meldt zich aan. Een collega vraagt of jij haar toegang kunt geven tot het CRM. Je wilt honderd leden die nog nooit hebben ingelogd een keer goed op weg helpen. Steeds is de vraag hetzelfde: hoe zorg je dat deze relatie kan inloggen? Het antwoord verschilt per situatie, en dat maakt het soms lastig kiezen.
Waarom er niet één manier is
In Procurios kan een relatie op verschillende momenten en via verschillende wegen een account krijgen. Dat is bewust zo gebouwd. En nieuw lid handmatig toegang geven werkt anders dan vijfhonderd bestaande leden in één keer uitnodigen. En een collega die in de backend moet werken, heeft iets anders nodig dan een donateur die alleen zijn eigen donaties wil bekijken.
Kies je de verkeerde methode? Dan kost dat je onnodig veel tijd, of krijgt de relatie niet de juiste toegang. Iemand handmatig één voor één toegang geven aan vijfhonderd relaties is bijvoorbeeld enorm veel werk. Andersom is een grote bulkmailing opzetten voor die ene nieuwe collega ook overbodig.
Drie vragen die je op weg helpen
Stel jezelf deze drie vragen. Samen bepalen ze welke methode het beste past.
Vraag 1: is de relatie nieuw, of staat die al in je CRM?
Een nieuwe relatie ken je nog niet. Diegene meldt zich meestal zelf aan via je website, bijvoorbeeld als lid of donateur. Een bestaande relatie staat al in je CRM, maar kan nog niet inloggen.
Vraag 2: gaat het om één relatie, of om veel relaties tegelijk?
Een enkele collega of een los lid geef je meestal handmatig toegang. Bij een grote groep, bijvoorbeeld alle leden die nog nooit hebben ingelogd, wil je dit juist niet handmatig doen.
Vraag 3: gaat het om backendtoegang tot het Procurios Platform, of alleen om de website?
Moet iemand gaan werken in het CRM of een ander onderdeel van de backend, bijvoorbeeld een collega of vrijwilliger? Dan heb je naast een account ook rollen nodig. Gaat het om een lid, donateur of ander relatie die alleen zijn eigen gegevens beheert op de website? Dan zijn rollen niet nodig.
Welke methode past bij jouw situatie?
| Situatie | Methode | Meer lezen |
|---|---|---|
| Nieuwe relatie, en toegang is de reden dat iemand zich aanmeldt (bijvoorbeeld voor een community of exclusieve content) | Wachtwoordveld direct op het registratieformulier | 'Account aanmaken toevoegen aan een registratieformulier' |
| Nieuwe relatie, maar je wilt de drempel om te registreren laag houden | Registreren zonder wachtwoordveld, later handmatig uitnodigen óf automatisch een uitnodiging via een journey (inclusief herinneringen als iemand vergeet te activeren) | 'Hoe automatiseer ik een accountuitnodiging met een journey?' 'Hoe geef ik een relatie handmatig toegang tot de website?' |
| Nieuwe relatie die door iemand anders is toegevoegd, bijvoorbeeld een collega aangemeld door een contactpersoon, of een introducee aangemeld voor een event | Automatisch een eenmalige uitnodiging via een journey | 'Hoe automatiseer ik een accountuitnodiging met een journey?' |
| Eén bestaande relatie, bijvoorbeeld een nieuwe collega of vrijwilliger die in de backend moet werken | Rollen toewijzen en de 'Maak gebruiker'-knop op de relatiekaart | 'Toegang geven tot het Procurios Platform van jouw organisatie' |
| Eén bestaande relatie die geen backendtoegang nodig heeft, bijvoorbeeld een lid dat zijn uitnodiging kwijt is | De 'Maak gebruiker'-knop op de relatiekaart, met een passend gebruikerstype | 'Hoe geef ik een relatie handmatig toegang tot de website? |
| Veel bestaande relaties, snel via het CRM, zonder aparte mail-opmaak nodig | Bulkbewerking op een relatielijst of selectie, optie 'Maak gebruikers' | 'Hoe bewerk ik meerdere relaties tegelijk?' |
| Veel bestaande relaties in één keer, als eenmalige actie, met meer vrijheid in de mail | Een bulkmailing met een persoonlijke link | 'Hoe nodig ik meerdere relaties tegelijk uit voor een account?' |
| Veel bestaande relaties, doorlopend en zonder dat je er telkens naar hoeft om te kijken | Een journey die automatisch uitnodigt en herinnert | 'Hoe automatiseer ik een accountuitnodiging met een journey?' |
Twijfel je tussen bulkbewerking en een mailing?
Bulkbewerking is sneller, maar je hebt er wel rechten voor nodig en de e-mail heeft minder opmaakvrijheid. Een mailing kost meer voorbereiding, maar geeft meer vrijheid in de mail en is makkelijker te herhalen voor collega's met alleen toegang tot Mailings. Wil je ook kunnen filteren op wie nog niet heeft gereageerd? Kies dan de mailing- of journeymethode.
Twee begrippen die je vaak tegenkomt
Relatie: elke persoon of organisatie die in je CRM staat. Gebruiker: een relatie die kan inloggen. Elke gebruiker is dus ook een relatie, maar niet elke relatie is een gebruiker.
Bij backendtoegang komt daar een derde begrip bij: een rol. Een rol bepaalt welke onderdelen van het Platform iemand mag gebruiken, bijvoorbeeld het CRM of de website. Rollen zijn alleen relevant als je een collega toegang geeft tot de backend, niet bij een lid of donateur die alleen zijn eigen gegevens beheert.
Werkt één account voor meerdere websites?
Ja. Heeft jouw organisatie meerdere websites, bijvoorbeeld community.jouworganisatie.org voor de community en events.jouworganisatie.org voor evenementen? Dan heeft een relatie maar één account nodig. Met dat ene account logt hij overal in.
Heeft een relatie backendtoegang tot het Procurios Platform? Dan heeft hij daarmee automatisch ook toegang tot de websites, een apart website-account is dan niet nodig.
Wil je niet dat elke gebruiker overal bij kan? Je kunt een website afschermen met een toegangsbeperking. Hierdoor kunnen alleen mensen in een bepaalde relatielijst de website bekijken. Zo geef je bijvoorbeeld alleen leden toegang tot de community, terwijl gasten zich gewoon kunnen aanmelden voor een event. De manier waarop je iemand uitnodigt voor een account verandert hierdoor niet. Je denkt alleen na over voor wie en waarvoor je die uitnodiging stuurt.
Kun je ook een account maken voor een organisatie?
Ja, dat kan technisch wel, maar wij raden dit af. Het is beter om medewerkers als persoon aan de organisatie te koppelen en ieder een eigen account te geven.
Een gedeeld organisatie-account geeft in de praktijk problemen:
- Medewerkers weten niet altijd of ze zijn ingelogd als de organisatie of als zichzelf. Daardoor kiezen ze soms zonder het te merken de verkeerde optie.
- Een gedeeld account betekent een gedeeld wachtwoord. Wisselt een medewerker van functie, dan zou het wachtwoord eigenlijk mee moeten veranderen. Dat gebeurt in de praktijk zelden.
- Reageert iemand namens de organisatie in een community, dan is voor andere leden niet duidelijk wie er eigenlijk aan het woord is.
- Het kan zelfs je CRM-gegevens verstoren. Is een medewerker ingelogd als organisatie en past hij tijdens een aanmelding het veld 'Naam' aan naar zijn eigen naam? Dan krijgt de hele organisatie in je CRM per ongeluk een andere naam.
Wil je toch met een organisatie-account werken? Met de volgende tips kun je bovenstaande problemen gedeeltelijk ondervangen:
- Voeg op pagina's waar dit relevant is een melding toe die alleen ingelogde organisaties zien. Bijvoorbeeld bij een bijeenkomst: 'Let op: je bent ingelogd als organisatie. Log uit en meld je persoonlijk aan als je deze bijeenkomst wilt bijwonen.'
- Stel bij Meetings & Events in dat tickets alleen beschikbaar zijn voor personen.
- Stel bij Communities in dat alleen personen mogen reageren. Je kunt een organisatie-account wel 'leesrechten' geven.
Is het gebruikerstype al ingericht?
Werk je met de 'Maak gebruiker'-knop, of dat nu voor één relatie, in bulk via een bulkbewerking, of voor een backendgebruiker is? Dan heb je een 'gebruikerstype' nodig. Dit bepaalt welke e-mail een relatie ontvangt en op welke pagina hij terechtkomt na het inloggen. Is er nog geen passend type voor jouw situatie? Richt dat dan eerst in via 'Typen gebruikersaccounts instellen'.
Werk je met het registratieformulier, de bulkmailing of de journey? Dan heb je geen gebruikerstype nodig. Deze methodes gebruiken een profielformulier met een veldcode, dat is een ander mechanisme.