Korte samenvatting:
Wil je een collega of vrijwilliger laten werken in het CRM of een ander onderdeel van het Procurios Platform? Wijs dan eerst de juiste rollen toe aan de relatie via CRM > Relaties > Backend Gebruikers > Alle relaties. Nodig diegene daarna uit om een account aan te maken via 'Maak gebruiker'. Zo heeft de persoon meteen de juiste toegang.
Komt er een nieuwe collega of vrijwilliger bij je organisatie? Dan moet die persoon vaak kunnen werken in het CRM of een ander onderdeel van het Platform. Dit noemen we backendtoegang. Hiervoor maak je een zogeheten 'backendgebruiker' aan en ken je rollen toe.
Wat is een backendgebruiker?
Een backendgebruiker is een relatie die kan inloggen en toegangsechten heeft voor het Procurios Platform van jouw organisatie (jouworganisatie.procurios.cloud). Afhankelijk van de toegewezen rollen heeft diegene bekijk- of bewerkrechten voor bepaalde onderdelen, bijvoorbeeld het CRM of de website. Om een collega toegang te geven, maak je dus een backendgebruiker aan en ken je de juiste rollen toe.
Gaat het om een lid, donateur of andere relatie die alleen zijn eigen gegevens op de website beheert? Dan heb je geen backendgebruiker nodig. Volg dan 'Hoe geef ik een relatie handmatig toegang tot de website?'.
Een backendgebruiker aanmaken
Dit bestaat uit twee stappen. Allebei zijn nodig, anders heeft je collega nog geen toegang:
- Rollen toewijzen (autorisatie): welke onderdelen mag de collega straks gebruiken?
- Backendtoegang activeren (authenticatie): kan de collega ook echt inloggen?
Het verschil tussen autorisatie en authenticatie
Toegang geven bestaat uit twee losse zaken. Vergelijk het met een kantoorgebouw. Authenticatie is de voordeur: kan iemand inloggen? Autorisatie bepaalt welke kamers iemand mag betreden: welke onderdelen mag iemand gebruiken? Je hebt allebei nodig om een collega toegang te geven.
Stap 1: Rollen toewijzen (autorisatie)
Let op: om een backend gebruiker aan te maken heb je de rol SuperUser nodig.
- Zoek de relatie waaraan je rollen wilt toewijzen in de relatieweergave Backend Gebruikers > Alle relaties en klik op 'Wijzigen'. Bestaat de relatie nog niet? Voeg deze dan eerst toe via 'Hoe voeg ik een nieuwe relatie toe?'.
- Selecteer de juiste rollen. Moet iemand in het CRM werken? Kies dan Relations Manager, of SuperUser als diegene ook instellingen mag aanpassen. Moet iemand de website beheren? Kies dan Website Content Manager.
- Klik op 'Opslaan'.
Meer weten over de toegangsrechten per rol? Lees dan 'Welke toegangsrechten horen bij een backend-gebruikersrol?'
Stap 2: Backendtoegang activeren (authenticatie)
De relatie moet nu ook kunnen inloggen. Dit regel je zo:
- Klik bovenaan de relatiekaart op de drie puntjes.
- Kies 'Maak gebruiker'.
- Selecteer het gebruikerstype dat toegang geeft tot de backend. Dit heet vaak 'Backendgebruiker' of iets vergelijkbaars.
De persoon ontvangt een e-mail met een link. Deze link is 2 weken geldig. Via de link logt diegene automatisch in en kiest een wachtwoord.
Tip: Zie je de optie 'Maak gebruiker' niet in het menu?
Dit kan twee oorzaken hebben:
- De relatie is al gebruiker, bijvoorbeeld omdat diegene eerder al een account heeft aangemaakt voor je website. Heeft diegene bij stap 1 ook rollen gekregen? Dan kan die voortaan met dezelfde gegevens inloggen in de backend. Je herkent dit aan andere opties in het menu, zoals 'Verwijder gebruiker' of 'Blokkeer gebruiker'.
- Je bekijkt de relatie vanuit een weergave die deze optie niet heeft ingeschakeld staan. Lees meer in het artikel 'Weergaven en relatieformulieren inrichten'.
Eerder aangemaakte backendgebruikers terugvinden
Een overzicht van alle backend gebruikers vind je via CRM > Relaties > Backend gebruikers > Gebruikers met rollen.