Korte samenvatting:
Ga naar Tickets & Aanmelden > Betaalopties. Kies of je betalingen verwerkt via het platform en hoe: online betalen, facturatie of allebei. Stel daarna het facturatieproces en de administratie in.
Je hebt je bijeenkomst aangemaakt en tickets ingesteld. Nu wil je regelen dat deelnemers ook daadwerkelijk betalen. Wil je dat ze direct afrekenen bij aanmelding? Of stuur je ze achteraf een factuur?
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en open de bijeenkomst die je wilt instellen. Klik op het tabblad Tickets & Aanmelden en kies links in het menu Betaalopties.
Betalingen verwerken
De eerste keuze is of je betalingen via het Procurios Platform verwerkt.
Kies 'Nee, verwerk geen betalingen' als het een gratis bijeenkomst is, of als je betalingen buiten het platform afhandelt. Er worden dan geen facturen aangemaakt in Procurios.
Kies 'Ja, verwerk betalingen' als je online betalingen of facturen via het platform wilt verwerken. Je kiest daarna hoe.
Betaalverwerking
Als je kiest voor 'Ja, verwerk betalingen', geef je aan welke betaalvorm je aanbiedt. Je kunt één optie kiezen of allebei combineren.
Betaling tijdens aanmelden
De deelnemer betaalt direct online via iDeal (Wero), Bancontact of een andere betaalmethode. De aanmelding is pas definitief als de betaling geslaagd is. Annuleren en de reservelijst zijn hierdoor niet beschikbaar.
Facturatie na aanmelden
De deelnemer ontvangt een factuur na aanmelding. Jij bepaalt zelf wanneer je factureert.
Online betalingen
Dit onderdeel is alleen van toepassing als je 'Betaling tijdens aanmelden' hebt aangevinkt.
Klik bij Betaalmethodes op 'Selecteren/wijzigen' en kies de betaalmethodes die je wilt aanbieden, zoals iDeal (Wero) of Bancontact. Betaalmethodes moeten eerst worden ingericht in Finance voordat je ze hier kunt selecteren. Lees hier meer over in 'Getting started met online betaalmethodes'.
Vul bij Transactie omschrijving in welke tekst de deelnemer ziet bij de betaling, bijvoorbeeld 'Jaarcongres Zoo Lion Foundation'.
Facturatieproces
Dit onderdeel is alleen van toepassing als je 'Facturatie na aanmelden' hebt aangevinkt.
Stel in hoe er wordt omgegaan met factuuropdrachten of facturen. Je hebt hier drie opties:
- Handmatig factuuropdrachten maken (maximale controle).
- Handmatig facturen maken (gemiddelde controle).
- Automatisch facturen maken (geen controle).
Handmatig factuuropdrachten maken
Wanneer je kiest voor 'Handmatig factuuropdrachten maken' zal het proces er zo uitzien:
- De bijeenkomstbeheerder controleert in Meetings & Events op het tabblad Financieel > Facturatie > Te factureren of er nog aanmeldingen gefactureerd moeten worden.
- De bijeenkomstbeheerder maakt concept factuuropdrachten aan. De facturen verplaatsen naar het tabblad Factuuropdrachten (nog steeds binnen de bijeenkomst).
- De bijeenkomstbeheerder verwerkt de factuuropdrachten, wat inhoudt dat ze worden doorgestuurd naar Finance. Hier komen ze opnieuw op een tabblad met de naam Factuuropdrachten.
- De facturatiebeheerder controleert de factuuropdrachten en maakt er een facturen van.
- De facturatiebeheerder genereert eventueel incasso-opdrachten en verzendt de facturen.
Dit is handig als je vanuit de afdeling Finance een extra controle wilt toepassen.
Meer over dit proces lees je in het artikel: 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?'
Handmatig facturen maken
Wanneer degene die factureert ook degene is die de bijeenkomst beheert, is een extra controlestap voor factuuropdrachten in Finance niet nodig.
Wanneer je kiest voor 'Handmatig facturen aanmaken' ziet het proces er daarom korter uit:
- De bijeenkomstbeheerder controleert in Meetings & Events op het tabblad Financieel > Te factureren of er nog aanmeldingen gefactureerd moeten worden.
- De bijeenkomstbeheerder maakt concept factuuropdrachten aan. De facturen verplaatsen naar het tabblad Factuuropdrachten (nog steeds binnen de bijeenkomst).
- De bijeenkomstbeheerder verwerkt de factuuropdrachten, wat inhoudt dat ze worden doorgestuurd naar Finance. Hier komen ze direct op het tabblad Te versturen facturen te staan.
- De facturatiebeheerder genereert eventueel een incasso-opdracht en verzendt de factuur.
Let op: de factuurdatum wordt ingesteld op de datum dat je de opdracht doorzet naar Finance. Zorg dat er zeer regelmatig wordt gekeken of er nog te versturen facturen zijn en wacht niet te lang met versturen. Zo zit er niet teveel tijd tussen de factuurdatum en de vervaldatum.
Let op: Is er geen factuuradres aanwezig? Dan kan er geen factuur aangemaakt worden. In dit geval komt de doorgezette factuuropdracht alsnog bij Factuuropdrachten.
Automatisch facturen maken
Zijn aangemelde deelnemers verplicht te betalen, ook als zij tijdig hun aanmelding annuleren? Of vindt de financieel beheerder het geen probleem om creditfacturen te versturen wanneer dat gebeurt? Dan kun je ook automatisch een factuur laten aanmaken op het moment dat iemand zich aanmeldt. Het aantal handmatige stappen is minimaal: de facturatiebeheerder genereert eventueel incasso-opdrachten en verzendt de facturen.
Let op: de factuurdatum wordt ingesteld op de datum dat je de deelnemer zich aanmeldt. Zorg dat er zeer regelmatig wordt gekeken of er nog te versturen facturen zijn en wacht niet te lang met versturen. Zo zit er niet teveel tijd tussen de factuurdatum en de vervaldatum.
Betaalmethode facturatie
Hier stel je in hoe de optie voor factuurbetaling wordt weergegeven aan de deelnemer. Vul een Publieke titel en een Omschrijving in. Deze tekst ziet de deelnemer als ze bij het aanmelden kiezen voor betaling via factuur.
Administratie
Onder Administratie stel je in hoe de financiële verwerking plaatsvindt.
Administratie
De financiële administratie waarin de opbrengsten worden geboekt. Heb je meerdere administraties? Overleg dan met je boekhouder welke je hier moet gebruiken.
Factuursjabloon
Het PDF-sjabloon dat wordt gebruikt voor de factuur.
Kies je voor 'Facturatie na aanmelden'? Dan wordt de factuur samen met een begeleidende e-mail verstuurd. Welke e-mail dat is, hangt af van het factuursjabloon dat je hier kiest. Per sjabloon stel je in Finance in welke e-mailtekst erbij hoort, bijvoorbeeld: 'Hierbij ontvang je de factuur voor je aanmelding voor het Jaarcongres.' Wil je één sjabloon gebruiken voor alle bijeenkomsten? Dan kies je een algemenere tekst. Meer over het instellen van e-mailsjablonen lees je in het artikel: 'Factuur e-mailsjablonen'. Meer over factuursjablonen zelf lees je in het artikel: 'Getting started met facturatie'.
Kostenplaats
De kostenplaats waarop de inkomsten worden geboekt (alleen zichtbaar als dit is ingericht in je administratie).
Standaard product
Het financiële product waaraan tickets worden gekoppeld. Hieraan is een grootboekrekening verbonden. Wil je per ticket een ander product instellen, of de ticketprijs verdelen over meerdere factuurregels? Lees dan het artikel: 'Ticketprijzen verdelen over meerdere factuurregels'.
Inkoopreferentie
Vink 'Gebruiker mag een inkoopreferentie opgeven' aan als deelnemers bij aanmelding een eigen referentie of ordernummer mogen invullen. Dit wordt dan als aparte regel op de factuur getoond, handig voor organisaties die met inkooporders werken. Stel bij 'Lengte referentieveld' hier in hoeveel tekens de deelnemer mag invoeren voor de inkoopreferentie.
Automatische incasso-afspraak
Kies of de deelnemer een incassomachtiging kan afgeven, dit verplicht is, of niet van toepassing is.
Bedrijf als debiteur
Hier bepaal je of een deelnemer zijn bedrijf kan opgeven als betalende partij. Dit geldt voor zowel online betalen als facturatie na aanmelden. Meer over de volledige debiteureninstellingen lees je in het artikel: 'Bedrijf als debiteur instellen'.
Een ander adres als debiteur
Vink 'Een gebruiker mag een ander adres opgeven dan privé of zakelijk' aan als je wilt dat deelnemers een afwijkend factuuradres kunnen invullen. Stel daarna in:
- Type voor nieuwe relaties - welk relatietype wordt aangemaakt als de deelnemer een nieuw adres opgeeft dat nog niet in het CRM staat, bijvoorbeeld 'Bedrijf'.
- Formulier voor nieuwe relaties - welk CRM-formulier de deelnemer invult om het nieuwe adres in te voeren.
Prijzen
Vink 'Prijzen inclusief BTW invoeren en tonen' aan als je wilt dat ticketprijzen inclusief BTW worden weergegeven op de aanmeldpagina en de factuur.
Klik op 'Opslaan' om alle instellingen te activeren.
Meer informatie
- 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?' - het facturatieproces stap voor stap
- 'Hoe bekijk ik de kosten en opbrengsten van een bijeenkomst?' - opbrengsten per tickettype en kosten bijhouden
- 'Ticketprijzen verdelen over meerdere factuurregels' - opbrengsten splitsen over verschillende grootboekrekeningen