Korte samenvatting:
Ga naar Tickets & Aanmelden > Betaalopties. Kies of je betalingen verwerkt via het platform en hoe: online betalen, facturatie of allebei. Stel daarna het facturatieproces en de administratie in.
Je hebt je bijeenkomst aangemaakt en tickets ingesteld. Nu wil je regelen dat deelnemers ook daadwerkelijk betalen. Wil je dat ze direct afrekenen bij aanmelding? Of stuur je ze achteraf een factuur?
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en open de bijeenkomst die je wilt instellen. Klik op het tabblad Tickets & Aanmelden en kies links in het menu Betaalopties.
Betalingen verwerken
De eerste keuze is of je betalingen via het Procurios Platform verwerkt.
Kies 'Nee, verwerk geen betalingen' als het een gratis bijeenkomst is, of als je betalingen buiten het platform afhandelt. Er worden dan geen facturen aangemaakt in Procurios.
Kies 'Ja, verwerk betalingen' als je online betalingen of facturen via het platform wilt verwerken. Je kiest daarna hoe.
Betaalverwerking
Als je kiest voor 'Ja, verwerk betalingen', geef je aan welke betaalvorm je aanbiedt. Je kunt één optie kiezen of allebei combineren.
Betaling tijdens aanmelden
De deelnemer betaalt direct online via iDeal (Wero), Bancontact of een andere betaalmethode. De aanmelding is pas definitief als de betaling geslaagd is. Annuleren en de reservelijst zijn hierdoor niet beschikbaar.
Facturatie na aanmelden
De deelnemer ontvangt een factuur na aanmelding. Jij bepaalt zelf wanneer je factureert. Meer over dit proces lees je in het artikel: 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?'
Online betalingen
Dit onderdeel is alleen van toepassing als je 'Betaling tijdens aanmelden' hebt aangevinkt.
Klik bij Betaalmethodes op 'Selecteren/wijzigen' en kies de betaalmethodes die je wilt aanbieden, zoals iDeal (Wero) of Bancontact. Betaalmethodes moeten eerst worden ingericht in Finance voordat je ze hier kunt selecteren. Lees hier meer over in 'Getting started met online betaalmethodes'.
Vul bij Transactie omschrijving in welke tekst de deelnemer ziet bij de betaling, bijvoorbeeld 'Jaarcongres Zoo Lion Foundation'.
Facturatieproces
Dit onderdeel is alleen van toepassing als je 'Facturatie na aanmelden' hebt aangevinkt.
Stel in hoe factuuropdrachten worden aangemaakt.
- Handmatig factuuropdrachten maken - je maakt zelf factuuropdrachten aan en verwerkt ze daarna tot facturen
- Handmatig facturen maken - je maakt facturen direct aan, zonder tussenstap
- Automatisch facturen maken - het platform maakt direct na aanmelding een factuur aan
Betaalmethode facturatie
Hier stel je in hoe de optie voor factuurbetaling wordt weergegeven aan de deelnemer. Vul een Publieke titel en een Omschrijving in. Deze tekst ziet de deelnemer als ze bij het aanmelden kiezen voor betaling via factuur.
Administratie
Onder Administratie stel je in hoe de financiële verwerking plaatsvindt.
Administratie
De financiële administratie waarin de opbrengsten worden geboekt. Heb je meerdere administraties? Overleg dan met je boekhouder welke je hier moet gebruiken.
Factuursjabloon
Het PDF-sjabloon dat wordt gebruikt voor de factuur.
Kies je voor 'Facturatie na aanmelden'? Dan wordt de factuur samen met een begeleidende e-mail verstuurd. Welke e-mail dat is, hangt af van het factuursjabloon dat je hier kiest. Per sjabloon stel je in Finance in welke e-mailtekst erbij hoort, bijvoorbeeld: 'Hierbij ontvang je de factuur voor je aanmelding voor het Jaarcongres.' Wil je één sjabloon gebruiken voor alle bijeenkomsten? Dan kies je een algemenere tekst. Meer over het instellen van e-mailsjablonen lees je in het artikel: 'Factuur e-mailsjablonen'. Meer over factuursjablonen zelf lees je in het artikel: 'Getting started met facturatie'.
Kostenplaats
De kostenplaats waarop de inkomsten worden geboekt (alleen zichtbaar als dit is ingericht in je administratie).
Standaard product
Het financiële product waaraan tickets worden gekoppeld. Hieraan is een grootboekrekening verbonden. Wil je per ticket een ander product instellen, of de ticketprijs verdelen over meerdere factuurregels? Lees dan het artikel: 'Ticketprijzen verdelen over meerdere factuurregels'.
Inkoopreferentie
Vink 'Gebruiker mag een inkoopreferentie opgeven' aan als deelnemers bij aanmelding een eigen referentie of ordernummer mogen invullen. Dit wordt dan als aparte regel op de factuur getoond, handig voor organisaties die met inkooporders werken. Stel bij 'Lengte referentieveld' hier in hoeveel tekens de deelnemer mag invoeren voor de inkoopreferentie.
Automatische incasso-afspraak
Kies of de deelnemer een incassomachtiging kan afgeven, dit verplicht is, of niet van toepassing is.
Bedrijf als debiteur
Hier bepaal je of een deelnemer zijn bedrijf kan opgeven als betalende partij. Dit geldt voor zowel online betalen als facturatie na aanmelden. Meer over de volledige debiteureninstellingen lees je in het artikel: 'Bedrijf als debiteur instellen'.
Een ander adres als debiteur
Vink 'Een gebruiker mag een ander adres opgeven dan privé of zakelijk' aan als je wilt dat deelnemers een afwijkend factuuradres kunnen invullen. Stel daarna in:
- Type voor nieuwe relaties - welk relatietype wordt aangemaakt als de deelnemer een nieuw adres opgeeft dat nog niet in het CRM staat, bijvoorbeeld 'Bedrijf'.
- Formulier voor nieuwe relaties - welk CRM-formulier de deelnemer invult om het nieuwe adres in te voeren.
Prijzen
Vink 'Prijzen inclusief BTW invoeren en tonen' aan als je wilt dat ticketprijzen inclusief BTW worden weergegeven op de aanmeldpagina en de factuur.
Klik op 'Opslaan' om alle instellingen te activeren.
Meer informatie
- 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?' - het facturatieproces stap voor stap
- 'Hoe bekijk ik de kosten en opbrengsten van een bijeenkomst?' - opbrengsten per tickettype en kosten bijhouden
- 'Bedrijf als debiteur instellen' wanneer en hoe je een bedrijf als betalende partij instelt
- 'Ticketprijzen verdelen over meerdere factuurregels' - opbrengsten splitsen over verschillende grootboekrekeningen