Korte samenvatting:
Ga naar Meetings & Events en klik op 'Nieuwe bijeenkomst'. Kies voor een blanco bijeenkomst of gebruik een bestaande template. Vul de basisgegevens in en klik op 'Opslaan'. Je bijeenkomst wordt opgeslagen als concept.
Organiseer je een congres, ledenvergadering of ander evenement? Dan maak je daarvoor een bijeenkomst aan in Meetings & Events van Procurios. Zo kun je aanmeldingen beheren, deelnemers uitnodigen en communicatie versturen: alles op één plek.
- Bijeenkomst: algemene aanduiding voor activiteiten, congressen, vakbeurzen en andere evenementen waarvoor Meetings & Events wordt ingezet.
- Aanmelding: de actie waarbij iemand zich inschrijft voor een bijeenkomst.
- Aanmelder: de persoon die de aanmelding doet. Dat kan zijn voor zichzelf, voor zichzelf én anderen, of alleen voor anderen. In het laatste geval is de aanmelder zelf geen deelnemer.
- Deelnemer: een persoon of organisatie die deelneemt aan de bijeenkomst. Deelnemers kunnen via de deelnemerslijst zichtbaar worden voor andere (kandidaat)deelnemers.
- Template: een voorgemaakte bijeenkomst die je als basis gebruikt voor een nieuwe bijeenkomst. Handig als een bijeenkomst regelmatig terugkomt, zoals een jaarlijks congres of een cursus.
- Ticket: een ticketsoort waarmee je onderscheid maakt tussen deelnemers (ook wel 'kaart' genoemd). Zo kun je verschillende tarieven, doelgroepen of programmaonderdelen aan elkaar koppelen. Bijvoorbeeld een ledentarief, een early bird-ticket of een gratis ticket voor vrijwilligers. Een gratis bijeenkomst zonder onderscheid in deelnemers heeft geen tickets nodig.
- Programma: de verzameling programmaonderdelen die in een bijeenkomst zijn vastgelegd.
- Check-in: het proces waarbij deelnemers worden ingecheckt op de dag van de bijeenkomst. Dit kan via het scannen van een QR-code op het ticket.
- Deelnamebewijs: een officieel bewijs dat iemand aanwezig is geweest bij een bijeenkomst. Deelnemers kunnen het bewijs zelf downloaden via een ledenportaal.
Een bijeenkomst aanmaken
Ga naar Meetings & Events via het hoofdmenu. Klik in de sectie 'Bijeenkomsten' op 'Nieuwe bijeenkomst'.
Je kiest vervolgens hoe je de bijeenkomst wilt aanmaken:
- Op basis van een template: handig als je bijeenkomst regelmatig terugkomt.
- Blanco bijeenkomst: je vult alle instellingen zelf in.
Op basis van een template
Gebruik een template als je bijeenkomst regelmatig terugkomt, zoals een jaarlijks congres of cursus. De instellingen, e-mails en tickets uit de template worden overgenomen. Zo hoef je alleen de afwijkende gegevens aan te passen.
- Kies bij Template de gewenste template.
- Vul bij Titel de naam van de nieuwe bijeenkomst in.
- Vul bij Start van de bijeenkomst de datum en het tijdstip in. Alle datums en tijden uit de template worden automatisch aangepast op basis van deze nieuwe startdatum.
- Klik op 'Bijeenkomst toevoegen'.
Tip: Wil je een template maken? Klik op 'Template maken' in het menu van een bestaande bijeenkomst. Of ga naar Meetings & Events > Instellingen > Templates en klik op 'Kopieer template'.
Blanco bijeenkomst
Als je klikt op 'blanco bijeenkomst' verschijnt er een nieuw scherm waarop je de instellingen van je bijeenkomst kunt vastleggen. Deze instellingen worden hieronder kort toegelicht:
- Titel: de naam van de bijeenkomst. Deze verschijnt op de website.
- Van: datum en tijd waarop de bijeenkomst begint.
- Tot: datum en tijd waarop de bijeenkomst eindigt.
- Labels: kies optioneel een label voor je bijeenkomst.
- Aanwezigheid: is het een offline of online bijeenkomst?
- Voertaal: de taal voor standaardberichten.
- Beschikbare talen: welke talen gebruik je voor de bijeenkomst?
- Contactpersoon: aan deze persoon worden contactmomenten gekoppeld.
- Doelgroep: kies de selectie, relatielijst en/of losse relaties die je wilt uitnodigen.
Klik op 'Opslaan'. Je bijeenkomst wordt aangemaakt als concept. Deelnemers ontvangen nog geen uitnodiging en je kunt alle instellingen nog wijzigen.
Bijeenkomst verder instellen
Na het opslaan kom je in een scherm met verschillende tabbladen. Hieronder een kort overzicht.
Instellingen
- Bijeenkomst basis: pas de titel, samenvatting en datum aan. Stel ook in vanaf wanneer de bijeenkomst zichtbaar is op je website. Klik je op 'Publiceer nu'? Dan wordt dit veld automatisch ingevuld. Je kunt het ook handmatig invullen. Kies je voor een offline of hybride bijeenkomst? Dan schakel je hier ook check-in in.
- Weergave: pas de detailpagina aan, zoals de coverfoto en het deelnemersoverzicht.
- Social media: stel in hoe bezoekers de bijeenkomst kunnen delen.
- Materiaal: voeg extra materiaal toe, zoals video's of vergaderstukken.
- Evaluatie: wil je na de bijeenkomst feedback verzamelen? Koppel hier een evaluatieset. Maak evaluatiesets aan via 'Evaluatiesets' in het linker menu.
- Teksten aanpassen: pas de teksten op de aanmeldpagina aan.
Programma
Voeg hier de programmaonderdelen van je bijeenkomst toe. Een programma informeert bezoekers over de inhoud van de bijeenkomst. Denk aan tijdblokken zoals een plenaire sessie of een lunch, maar ook aan activiteiten waarvoor deelnemers zich apart kunnen inschrijven, zoals workshops. Je kunt ook sprekers en een maximum aantal deelnemers per onderdeel instellen. Het programma verschijnt op de website n je kunt het via veldcodes opnemen in bevestigings- en herinneringsmails. Lees meer in de artikelen 'Programma aanmaken voor een bijeenkomst' en 'Hoe beheer ik het programma van een bijeenkomst?'.
E-mails
Stel hier automatische e-mails in voor je bijeenkomst. Je kunt twee soorten instellen: e-mails die worden verstuurd op basis van een gebeurtenis, zoals een aanmelding of annulering, en e-mails die worden verstuurd op een vast moment, zoals een herinnering de dag voor de bijeenkomst of een evaluatiemail na afloop. Gebruik veldcodes om e-mails persoonlijk te maken met gegevens van de deelnemer of de bijeenkomst. Als je check-in gebruikt, kun je ook de QR-code meesturen. Lees meer in het artikel 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
Tickets & Aanmelden
Hier vind je alle instellingen voor het aanmeldproces.
- Aanmeldformulier: kies je registratieformulieren en voeg eventueel extra velden toe, zoals dieetwensen. Lees meer over de verschillende aanmeldopties in het artikel 'Aanmeldmogelijkheden in Meetings & Events'.
- Wijzigingsopties: stel in welke wijzigingen een deelnemer mag doen vóór de bijeenkomst. Mag de deelnemer annuleren?
- Betaalopties: stel in of de bijeenkomst gratis is, direct betaald wordt of achteraf via factuur. Lees meer in het artikel 'Betaalopties instellen'.
- Tickets: voeg de soorten tickets toe, met beschikbaar aantal en prijs. Lees meer in het artikel 'Tickettypen aanmaken'.
- Reservelijst: stel in of de reservelijst beschikbaar is en wat er gebeurt als een plek vrijkomt. Lees meer in het artikel 'Reservelijst instellen voor een bijeenkomst'.
Deelnemers
Hier zie je een overzicht van iedereen die is uitgenodigd, zichzelf heeft aangemeld of is aangemeld door een ander. Vanuit dit tabblad nodig je nieuwe bezoekers uit, voeg je handmatig aanmeldingen toe en beheer je deelnemers. Lees meer in de artikelen 'Hoe stel ik een doelgroep samen en houd ik reacties bij?' en 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'.
Aanmeldingen
Hier zie je alleen de relaties die zich daadwerkelijk hebben aangemeld. Dat verschilt van het deelnemersoverzicht, waar iedereen staat die is uitgenodigd.
Een aanmelding kan meerdere deelnemers bevatten als je registratie voor groepen hebt ingesteld. Klik op een aanmelding om alle deelnemers te zien en eventueel aan te passen. Wil je een relatie handmatig aanmelden? Lees meer in het artikel 'Hoe meld ik een relatie handmatig aan voor een bijeenkomst?'.
Check-in
Dit tabblad verschijnt alleen als je check-in hebt ingeschakeld bij de bijeenkomst. Hier voeg je relaties toe die op de dag zelf tickets mogen scannen, zoals vrijwilligers. Ook plan je hier het check-in moment. Lees meer in de artikelen 'Check-in instellen voor een bijeenkomst' en 'Check-in organiseren op de dag van de bijeenkomst'.
Financieel
Het tabblad Financieel heeft twee onderdelen.
- Kosten & Opbrengsten: een overzicht van alle inkomsten van de bijeenkomst. Lees meer in het artikel 'Hoe bekijk ik de kosten en opbrengsten van een bijeenkomst?'.
- Facturatie: hier zie je welke aanmeldingen nog gefactureerd moeten worden, de verstuurde factuuropdrachten en het archief. Lees meer in het artikel 'Hoe factureer ik aanmeldingen bij een bijeenkomst?'.
Evaluatie
Dit tabblad verschijnt alleen als je een evaluatieset hebt gekoppeld aan de bijeenkomst. Hier zie je de resultaten van de evaluatie. Wil je alle antwoorden zien? Gebruik dan 'Alle resultaten exporteren'. Lees meer in het artikel 'Bijeenkomsten of Activiteiten evalueren'.