Dit artikel beschrijft de mogelijkheden om deelnamebewijs toe te kennen aan een bijeenkomstdeelnemer en deze te delen met de deelnemer.
Deze optie is begin 2024 ontwikkeld. Mocht je implementatie ouder zijn dan kan het voorkomen dat je nog gebruik maakt van certificatie binnen bijeenkomsten waar het gebruik van Deelnamebewijzen logischer zou zijn. Certificaten kunnen ook nog steeds gebruikt worden (bijv. bij een diploma of certificaat dat wordt uitgereikt na deelname, soms met een beperkte geldigheid). Hiervoor is een eigen artikel geschreven: Certificaat na deelname aan bijeenkomst.
Je kunt deze certificaten waar het eigenlijk deelnamebewijzen zijn, laten omzetten door jouw consultant naar dit nieuwe onderdeel deelnamebewijzen.
Deelnamebewijs na deelname aan een bijeenkomst
Bijeenkomstdeelnemers hebben soms een deelnamebewijs nodig van hun aanwezigheid bij een bijeenkomst. Om dit mogelijk te maken zijn een aantal onderdelen en instellingen nodig.
Bewijs van deelname sjabloon
Allereerst is het noodzakelijk dat een SuperUser Deelnamebewijzen instelt via Meeting & Events / Instellingen / Deelnamebewijzen. Hier kun je het samenvoeg-document uploaden wat gebruikt wordt als deelnamebewijs. Op het sjabloon geef je - indien van toepassing - een samenvoegveld / merge field op voor de gescoorde punten. Nadat het Deelnamebewijs is toegevoegd en gekoppeld aan de juiste CRM en bijeenkomstvelden, kun je het gebruiken bij de instellingen van een bijeenkomst.
Brondocument met velden koppelen aan veldwaarden in je sjabloon
Zorg dat je allereerst een brondocument maakt met Microsoft Word*. Dit bestand maak je alsof je een MailMerge doet vanuit Word zelf. In dit document zorg je voor de exacte opmaak van je Deelnamebewijs, met daarin o.a. ook de velden die gebruikt moeten worden.
In je document staat bijvoorbeeld de tekst: "Dit programma vond plaats op:"
En daarachter staat dan een veld zoals «Bijeenkomstdatum». Let op. Dit is meer dan 'gewone' tekst. Het moet een mailmerge-veld zijn.
Als je brondocument klaar is, kun je hem uploaden in je Sjabloon. Klik vervolgens op het pictogram om velden aan elkaar te koppelen. Dan geef je aan welke veldwaarde uit Procurios hoort bij ieder veld uit je brondocument.
Instellen op meetingniveau
De Meeting Manager kan de bijeenkomst inrichten zoals gewend. Binnen de optie 'Algemeen' zit de optie 'Deelnamebewijs'. Hierin geef je aan welk deelnamebewijs er gekoppeld moet zijn en/of er evt. PE punten worden toegekend aan de aanwezigheid bij de bijeenkomst.
Na afloop van de bijeenkomst kan de meeting manager bij de weergave van deelnemers kiezen voor het uitgeven van deelnamebewijzen. Let op dat je de aanwezigheid van de deelnemers goed hebt ingevuld en hierop ook filtert. Na afgifte van het deelnamebewijs vind je deze ook terug op de relatie kaart in het CRM (indien hier een lijst van bezochte bijeenkomsten op getoond wordt) en kan je het deelnamebewijs beschikbaar stellen in het CMS (artikel 'Mijn deelnamebewijzen'). De bezoeker kan het bewijs hier zelf downloaden en eventueel uploaden in zijn/haar portfolio bij veelal een externe partij.
Aanpassen van een deelnamebewijs
Het kan voorkomen dat er een foutje is gemaakt bij het aanmaken van een deelnamebewijs. Het is mogelijk om een deelnamebewijs in te trekken. Het deelnamebewijs is daarna niet meer te downloaden en je kunt vervolgens een nieuwe uitgeven.