Bijeenkomst met meerdere personen instellen
Naast individueel aanmelden van deelnemers kun je ook kiezen voor het aanmelden met meerdere personen.
- Maak een keuze uit de drie aanmeldopties. In het geval van een groepsaanmelding zijn er twee opties: één waarbij de aanmelder (verplicht) deelneemt of die waarbij de aanmelder (optioneel) nog kan kiezen.
- Kies het maximum aantal deelnemers per aanmelding. Dit is beperkt tot 15 deelnemers.
- Kies het aanmeldformulier voor deelnemers. Kies hier het gewenste registratieformulier.
Let op: het registratieformulier zelf mag geen gebruikersnaam of wachtwoord bevatten. Er kunnen geen gebruikersaccounts aangemaakt worden. Extra relaties worden nieuwe relaties in het CRM en kunnen daarna met de ontdubbel functionaliteit handmatig ontdubbeld worden. Het formulier dient wel een e-mailveld te bevatten. Dit maakt de communicatie en ontdubbeling achteraf makkelijker.
Let er op dat in het aanmeldformulier bij 'Gebruikers' en daar onder 'Wachtwoord' de keuze is gemaakt voor 'Gebruikers kiezen hun eigen wachtwoord' om een foutmelding te voorkomen.
Als er gekozen wordt voor een optie met meerdere deelnemers zijn de functionaliteiten om een aanmelding te wijzigen of te annuleren niet beschikbaar.
Een aanmelding van meerdere personen kan niet door een deelnemer zelf aangepast worden. Er kunnen dus geen kaarten van persoon gewisseld worden, een deelnemer toegevoegd worden aan de aanmelding, of een deel van de aanmelding geannuleerd worden. Wanneer 'Groep aanmelden' is gekozen als mogelijk aanmeldproces, verdwijnt daarmee de optie om 'aanmelding te annuleren' bij die bijeenkomst.
Bovenstaande wijzigingen kunnen wel uitgevoerd worden door een medewerker met toegang tot Meetings & Events. Zie: Inschrijvingen en deelnemers bekijken en wijzigen.
Inschrijvingen en deelnemers bekijken en wijzigen
Als er een aanmelding wordt gedaan, resulteert dit in één inschrijving met één of meerdere deelnemers. Dit is als twee losse onderdelen te vinden in Meetings & Events.
Inschrijvingen
Bij een inschrijving kun je zien hoeveel deelnemers er aangemeld zijn, wat de status is van de inschrijving en wat de totale ticketprijs is.
Bij de details van een inschrijving kun je zien welke deelnemers er bij de inschrijving horen, welke tickets gekozen zijn en wat het totaalbedrag is van deze inschrijving. Ook vind je hier de factuurinformatie.
Als er bij de bijeenkomst meerdere deelnemers aangemeld mogen worden, kunnen hier ook handmatig deelnemers toegevoegd worden aan de inschrijving.
De deelnemers van een inschrijving kunnen hiervandaan ook individueel bewerkt worden om bijvoorbeeld een annulering te verwerken. Hierbij heb je exacte dezelfde opties als wanneer je een deelnemer bewerkt vanuit de deelnemerslijst.
Wijzigingen aan deelnemers nadat de facturatie heeft plaatsgevonden, worden niet automatisch verwerkt in het facturatieproces en zullen handmatig verwerkt moeten worden!
Deelnemers
Dit is het overzicht van alle deelnemers, los van de inschrijvingen. Hiervandaan kun je bijvoorbeeld gemakkelijk communiceren met deelnemers, of de status van individuele deelnemers wijzigen.
Aanmelden op de website
Nadat de gebruiker is ingelogd of een account heeft aangemaakt bestaat het aanmeldingsproces uit twee stappen.
Stap 1: Tickets kiezen
De eerste stap is het kiezen van de juist ticket soorten en de hoeveelheden daarvan. Als er geen tickets zijn ingesteld voor deze bijeenkomst geef je hier aan hoeveel deelnemers zich aanmelden.
Stap 2: Gegevens invullen
De tweede stap is het invullen en aanvullen van de gegevens. Hier vind je alle gegevens in één formulier.
Ook kan hier (als de aanmelder optioneel is) gekozen worden of en welk ticket voor de persoon is die de aanmelding doet.
