Korte samenvatting:
Zet een maximaal aantal deelnemers in en schakel de reservelijst in via Tickets & Aanmelden. Stel daarna een automatische e-mail in voor mensen die van de reservelijst worden gepromoveerd naar aangemeld.
Je organiseert een bijeenkomst. De locatie biedt plek aan 100 bezoekers. Maar er willen meer mensen komen. Wat doe je dan met al die aanmeldingen?
Met een reservelijst hoef je niemand teleur te stellen. Mensen die zich na het bereiken van het maximum aanmelden, komen automatisch op de reservelijst. Komt er later een plek vrij? Dan kun je iemand van de lijst alsnog toevoegen, automatisch of handmatig.
Let op: Maakt je bijeenkomst gebruik van direct betalen? Dan is de reservelijst niet beschikbaar.
1. Het maximum aantal deelnemers instellen
Ga naar de bijeenkomst. Open Instellingen > Bijeenkomst basis (1). Vink bij het kopje Aanwezigheid (2) de optie 'Bijeenkomst heeft een maximaal aantal deelnemers' (3) aan. Vul daarna bij Maximum aantal deelnemers het gewenste aantal in (4).
2. De reservelijst activeren
- Ga naar het tabblad Tickets & Aanmelden.
- Open de instellingen voor de reservelijst.
- Vink het selectievakje 'Reservelijstregistraties inschakelen als de bijeenkomst vol is' aan.
- Bepaal wat er moet gebeuren als er plaatsen vrijkomen:
- Wil je dat iemand automatisch wordt toegevoegd vanuit de reservelijst?
- Of wil je mensen handmatig toevoegen?
- Heb je gekozen voor automatisch toevoegen? Kies dan tot wanneer dit mag:
- Tot de start van de bijeenkomst
- Tot een vaste deadline, bijvoorbeeld een week van tevoren*
- Heb je een deadline gekozen? Vul dan de datum en het tijdstip in.
- Klik op 'Opslaan'.
Stel een deadline in als je wilt voorkomen dat iemand te laat bericht krijgt om nog te kunnen komen. Stel je voor: een deelnemer annuleert zijn aanmelding op de ochtend van de bijeenkomst. Zonder deadline wordt de eerste persoon op de reservelijst dan alsnog uitgenodigd, terwijl die misschien niet meer op tijd aanwezig kan zijn. Bij een online bijeenkomst is dit minder een probleem: een paar uur van tevoren is dan vaak nog prima.
3. Annuleren inschakelen
De reservelijst werkt alleen als er ook plekken vrijkomen. Stel daarom in dat deelnemers hun aanmelding zelf kunnen annuleren. Ga naar Tickets & Aanmelden > Wijzigingsopties en kies bij Aanmelding annuleren een van de toegestane opties.
Let op: deelnemers kunnen hun aanmelding alleen zelf annuleren als er nog geen factuur is aangemaakt.
4. Automatische e-mails instellen
Stel twee automatische e-mails in voor mensen die te maken krijgen met de reservelijst:
- En voor mensen die zich aanmelden voor de reservelijst. Zo weten zij meteen dat hun aanmelding is ontvangen en dat ze op de lijst staan.
- En voor mensen die van de reservelijst worden gepromoveerd naar aangemeld. Zo weten zij dat er een plek vrijgekomen is.
Doorloop de onderstaande stappen twee keer: één keer per e-mail.
- Open het tabblad E-mails.
- Klik op 'E-mail toevoegen'.
Er opent een nieuw venster. Stel hier de instellingen in:
- Kies bij Activeer e-mail voor 'E-mail is actief tenzij de bijeenkomst is geannuleerd'. Zo stuur je geen bericht als de bijeenkomst toch niet doorgaat.
- Kies bij Verzendtype voor 'Gebaseerd op een gebeurtenis'.
- Kies bij Kies gebeurtenis de juiste gebeurtenis:
- Voor de eerste e-mail: 'Toegevoegd aan reservelijst'
- Voor de tweede e-mail: 'Verplaatst van reservelijst naar aanmelding'
Scroll daarna naar beneden voor de overige instellingen. Hier stel je de agenda-bijlage, verzender, extra ontvangers en de inhoud van de e-mail in. Klik tot slot op 'Opslaan'.
Bekijken wie er op de reservelijst staat
Wil je zien wie er op de reservelijst staat of iemand handmatig promoveren naar aangemeld? Meer informatie vind je in het artikel 'Hoe beheer ik de reservelijst van een bijeenkomst?'.