Korte samenvatting:
Met afdelingsprivileges bepaal je wie bijeenkomsten van een afdeling mag zien, aanmaken of beheren. Je stelt dit in via CRM > Privileges. Zorg eerst dat je afdelingen als relaties in het CRM hebt staan en dat medewerkers via een functie aan die afdelingen zijn gekoppeld. Wil je de bijeenkomsten van een afdeling ook op je website tonen? Dat doe je via een bijeenkomstenoverzicht in het CMS.
Werkt jouw organisatie met meerdere afdelingen, werkgroepen of regio's? Dan wil je waarschijnlijk niet dat iedereen alle bijeenkomsten kan bewerken. Met afdelingsprivileges bepaal je precies wie wat mag doen per afdeling.
Zo stel je bijvoorbeeld in dat iemand bij afdeling A bijeenkomsten mag aanmaken, maar bij afdeling B alleen mag meekijken.
Standaard heeft iedereen met toegang tot Meetings & Events dezelfde rechten voor alle bijeenkomsten. Met de module Afdelingsprivileges kun je dat verfijnen. Je koppelt rechten aan een functie binnen een afdeling.
Zo stel je bijvoorbeeld in dat iemand bij afdeling A bijeenkomsten mag aanmaken, maar bij afdeling B alleen mag meekijken.
Kun je deze instellingen niet terugvinden in jouw Procurios Platform? Dan staat het onderdeel mod_department_privileges mogelijk niet geïnstalleerd. Neem contact op via Mijn Procurios om dit te laten activeren.
Stap 1: Bereid je CRM voor
Afdelingsprivileges werken op basis van afdelingen in je CRM. Zorg daarom eerst dat het volgende op orde is:
- Zorg dat je een relatietype hebt voor afdelingen binnen je organisatie. Denk aan een type zoals 'Werkgroep', 'Regio' of 'Afdeling'.
- Voeg elke afdeling toe als relatie in het CRM met dit relatietype.
- Zorg dat er een functie bestaat waarmee je medewerkers koppelt aan een afdeling.
- Koppel de juiste medewerkers via deze functie aan de juiste afdelingen.
Stap 2: Afdelingstype instellen
Nu vertel je het platform welk relatietype het als 'afdeling' moet beschouwen.
Ga naar CRM > Privileges (1). Kies onder Instellingen bij Afdelingstype het relatietype dat je in stap 1 hebt aangemaakt, bijvoorbeeld 'Werkgroep' (2). Klik op 'Verzenden' (3).
Stap 3: Rollen toekennen aan functies
Ga naar het tabblad Rollen. Vink 'Gebruik rollen om de toegang tot bijeenkomsten te beperken' aan.
Hier koppel je een afdelingsfunctie aan een rol binnen de bijeenkomstenmodule. Er zijn vier rollen beschikbaar:
- Bijeenkomstbeheerder: mag bijeenkomsten bekijken, toevoegen en wijzigen
- Bijeenkomstorganisator: mag bijeenkomsten alleen bekijken
- Aanwezigheidsbeheerder: mag de aanwezigheid van deelnemers beheren
- Bijeenkomstuitgever: mag bijeenkomsten publiceren
Wijs de gewenste rollen toe aan de functies en klik op 'Wijzigingen opslaan'.
Stap 4: Bijeenkomsten koppelen aan een afdeling
Nu de privileges zijn ingesteld, moet je elke bijeenkomst koppelen aan de juiste afdeling. Pas dan zien medewerkers die op basis van afdeling worden gecheckt de bijeenkomst.
Let op: SuperUsers zien altijd alle bijeenkomsten. Medewerkers met een bijeenkomstrol zien alleen bijeenkomsten die zijn gekoppeld aan hun afdeling. Zet je afdelingsprivileges aan terwijl er al bijeenkomsten bestaan? Koppel die dan alsnog met terugwerkende kracht aan de juiste afdeling. Anders verdwijnen ze uit het overzicht van je medewerkers.
Open de betreffende bijeenkomst en ga naar Instellingen > Bijeenkomst basis (1). Selecteer bij Gekoppeld aan Werkgroep de juiste afdeling (2) en klik op 'Opslaan' (3).
Stap 5: Afdelingsbijeenkomsten tonen op je website
Wil je de bijeenkomsten van een afdeling ook zichtbaar maken op je website? Dat doe je via een bijeenkomstenoverzicht in het CMS.
Ga naar het CMS en open de pagina in de website waar je de bijeenkomsten wilt tonen. Bijvoorbeeld de website van een lokale afdeling.
Voeg een artikel van het type 'Bijeenkomstenoverzicht' toe. Selecteer bij Gekoppeld aan Afdeling de juiste afdeling en sla het artikel op. Controleer daarna de pagina via 'Bekijk in website'.
Meer informatie
Wil je ook afzenderadressen voor Mailings beperken per afdeling? Dat werkt via dezelfde instellingen in CRM > Privileges. Meer informatie lees je in het artikel: 'Afzenderadressen voor mailings beperken'.