Korte samenvatting:
Ga naar het tabblad Deelnemers bij de bijeenkomst. Klik op 'Doelgroep samenstellen' en kies de relaties die je wilt uitnodigen. Stuur daarna een uitnodigingsmail. Vanuit hetzelfde overzicht houd je bij wie heeft gereageerd en wie je nog een herinnering kunt sturen.
Je organiseert een bijeenkomst en wilt bepaalde relaties uitnodigen. Je wilt weten wie zich aanmeldt, wie niet kan komen en wie nog niet heeft gereageerd. In Meetings & Events stel je daarvoor een doelgroep samen en houd je de reacties bij vanuit het tabblad Deelnemers.
Doelgroep toevoegen
Ga naar de bijeenkomst in Meetings & Events en open het tabblad Deelnemers. Is de lijst nog leeg? Klik dan op 'Doelgroep toevoegen'.
Je kunt relaties toevoegen op basis van:
- een Relatielijst
- een Selectie
- een losse Relatie
Kies de juiste relaties en klik op 'Opslaan'.
De relaties verschijnen nu in het deelnemersoverzicht.
Let op: je hebt de doelgroep nu samengesteld, maar nog niet uitgenodigd. Stuur daarna een uitnodigingsmail. Meer hierover lees je in het artikel 'De doelgroep uitnodigen met een mailing'.
Tip: de doelgroep bepaalt wie je uitnodigt, niet wie er mag deelnemen. Iedereen kan zich aanmelden voor de bijeenkomst, ook als hij geen deel uitmaakt van de doelgroep.
Expliciet afmelden (RSVP)
Wil je dat genodigden expliciet kunnen aangeven dat ze niet komen? Schakel dan de RSVP-functie 'Komt niet' in. Zo heb je niet alleen zicht op aanmeldingen, maar ook op afmeldingen en mensen die nog niet hebben gereageerd. Meer hierover lees je in het artikel 'RSVP 'Komt niet' instellen voor een bijeenkomst'.
Doelgroep uitbreiden
Wil je later meer relaties toevoegen? Klik op 'Doelgroep bijwerken'. Hetzelfde venster opent, en je kunt een relatielijst, selectie of losse relatie toevoegen.
Heb je de eerste doelgroep al een uitnodiging gestuurd? Zorg dan eerst dat alle al uitgenodigde relaties de status 'Ja, uitgenodigd' hebben. Voeg daarna de nieuwe relaties toe. Die staan automatisch op 'Nee, niet uitgenodigd'.
Filter het overzicht daarna op Uitnodiging > Nee, niet uitgenodigd. Zo zie je alleen de relaties die nog geen uitnodiging hebben ontvangen en kun je hen apart een uitnodigingsmail sturen. Meer hierover lees je in het artikel 'De doelgroep uitnodigen met een mailing'.
Reacties bijhouden
Zodra de uitnodigingen verstuurd zijn, vult het deelnemersoverzicht zich. Gebruik het filtervenster rechts om snel inzicht te krijgen:
- Nog niet gereageerd: filter op Aanmeldstatus > Onbekend. Dit zijn de relaties die mogelijk een herinnering nodig hebben.
- Aangemeld: filter op Aanmeldstatus > Aangemeld.
- Komt niet: filter op Aanmeldstatus > Komt niet (alleen zichtbaar als RSVP is ingeschakeld).
Heeft iemand mondeling laten weten niet te kunnen komen? Pas de aanmeldstatus dan handmatig aan. Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'.