Korte samenvatting: Aanmeldingen en deelnemers zijn twee losse overzichten in Meetings & Events. Bij aanmeldingen zie je de aanmeldingen per groep of persoon. Bij deelnemers zie je alle aangemelde personen én genodigden op een rij. Vanuit beide overzichten kun je wijzigingen doorvoeren.
Voor, tijdens en na een bijeenkomst wil je weten wie er komt. Wie heeft zich aangemeld? Welke tickets zijn gekozen? Was iedereen er ook daadwerkelijk? En hoe verwerk je een annulering of wijziging? In Meetings & Events vind je daarvoor twee aparte overzichten: 'Aanmeldingen' en 'Deelnemers'.
Het verschil tussen aanmeldingen en deelnemers
Een aanmelding is de registratie zelf. Dat kan één persoon zijn, maar ook een groep. Bij een groepsaanmelding hoort er meer dan één deelnemer bij een aanmelding.
Een deelnemer is een persoon die deelneemt aan de bijeenkomst. Meerdere deelnemers kunnen bij één aanmelding horen.
Aanmeldingen
Ga naar de bijeenkomst in Meetings & Events en open het tabblad Aanmeldingen.
Per aanmelding zie je:
- het aantal deelnemers
- de status van de aanmelding
- de totale ticketprijs
Klik op een aanmelding voor de details. Je ziet welke deelnemers erbij horen, welke tickets gekozen zijn en wat het totaalbedrag is. Ook vind je hier de factuurinformatie.
Vanuit de detailpagina kun je:
- handmatig een extra deelnemer toevoegen (als groepsaanmelding is ingesteld voor de bijeenkomst)
- individuele deelnemers bewerken of annuleren
Let op: wijzigingen aan deelnemers na de facturatie worden niet automatisch verwerkt in het facturatieproces. Verwerk deze handmatig.
Deelnemers
Op het tabblad Deelnemers vind je iedereen die je hebt uitgenodigd of die zich heeft aangemeld. Je kunt hier ook een doelgroep toevoegen en die uitnodigen vanuit dit overzicht.
Dit is vooral handig als je werkt met RSVP. Je houdt dan bij wie heeft aangegeven te komen, wie heeft aangegeven niet te komen en wie nog niet heeft gereageerd. Zo zie je in n oogopslag wie je nog een herinnering moet sturen. Meer over RSVP lees je in het artikel 'RSVP 'Komt niet' instellen voor een bijeenkomst'.
Met het filtervenster rechts verfijn je de lijst snel. Je kunt filteren op:
- naam en bedrijf
- uitnodigingsstatus
- aanmeldstatus
- aanwezigheidsstatus
- programma-activiteit
- ticketsoort
Zo vind je bijvoorbeeld iedereen met een specifiek ticket, of alle deelnemers die zich hebben ingeschreven voor een bepaalde sessie.
Vanuit dit overzicht kun je onder andere:
- de status van een deelnemer wijzigen
- een mailing of mail merge maken voor een selectie
- deelnemers exporteren
- deelnamebewijzen of certificaten uitgeven aan deelnemers met de status 'Aanwezig'
Meer over het wijzigen van de aanmeldstatus lees je in het artikel 'Hoe wijzig ik de aanmeldstatus van een deelnemer?'. Voor het registreren van aanwezigheid verwijs je naar het artikel 'Hoe beheer ik de aanwezigheidsstatus van deelnemers?'. Meer over deelnamebewijzen lees je in het artikel 'Deelnamebewijs bij bijeenkomsten'.
Anonieme deelnemers toevoegen
Stond er na afloop iemand aan de deur die zich niet vooraf had aangemeld? Die anonieme deelnemers kun je alsnog opgeven. Klik op de drie puntjes in het deelnemersoverzicht en kies 'Anonieme bezoekers toevoegen'. Vul het aantal in. Dit aantal wordt meegenomen in de lijst en export van bijeenkomsten, zodat je een compleet beeld hebt van het totale bezoekersaantal.