Korte samenvatting:
Stuur een agenda-afspraak mee met de bevestigingsmail, zodat deelnemers de bijeenkomst direct in hun agenda kunnen zetten. Vink hiervoor 'Stuur een agenda-afspraak mee' aan bij de e-mailinstellingen van je bijeenkomst.
Je stuurt een bevestigingsmail na aanmelding. Maar de deelnemer moet de bijeenkomst vervolgens zelf in de agenda zetten. Dat vergeet een deel van de mensen. Door een agenda-afspraak als bijlage mee te sturen, zet de deelnemer de bijeenkomst met n klik in de agenda. Dat verlaagt het risico op no-shows.
Stap 1: Contactpersoon instellen
De agenda-afspraak is gekoppeld aan het e-mailadres van de contactpersoon van de bijeenkomst. Dit e-mailadres verschijnt als organisator in de agenda-afspraak van de ontvanger. Stel daarom altijd een contactpersoon in voordat je de agenda-afspraak activeert.
Ga naar Meetings & Events en open de gewenste bijeenkomst.
- Ga naar Instellingen > Bijeenkomst basis.
- Controleer bij Contactpersoon of de juiste relatie is geselecteerd. Klik eventueel op 'Selecteren/wijzigen...' om een andere contactpersoon te kiezen.
- Klik op 'Opslaan'.
Let op: Klopt het e-mailadres van de contactpersoon niet (meer)? Dan kan de ontvanger een foutmelding krijgen bij het opslaan van de afspraak in de agenda. Ga naar de relatiekaart van de contactpersoon in het CRM om het e-mailadres te controleren of aan te passen.
Stap 2: Beschrijving van het agenda-item instellen
Bepaal welke tekst de deelnemer ziet in het agenda-item. Je vindt deze instelling op dezelfde pagina als de contactpersoon, onder het kopje Agenda-afspraak.
Je hebt twee opties:
Standaardomschrijving
Het systeem gebruikt automatisch de lange omschrijving van de bijeenkomst. Is er een URL naar de online bijeenkomst ingesteld? Dan wordt deze ook opgenomen in het agenda-item.
Aangepaste omschrijving
Je schrijft zelf de tekst die in het agenda-item verschijnt. Dit is handig als je een kortere of andere tekst wilt tonen dan de omschrijving op de bijeenkomstpagina. Er zijn hiervoor twee veldcodes beschikbaar:
- ##meetingDetailUrl## (URL van bijeenkomst detailpagina)
- ##onlineMeetingUrl## (URL van online bijeenkomst)
Stap 3: Agenda-afspraak meesturen via e-mail
Als de contactpersoon en de beschrijving zijn ingesteld, kun je de agenda-afspraak meesturen met een e-mail.
- Klik op 'E-mails' in het menu van de bijeenkomst.
- Open de e-mail waarbij je de agenda-afspraak wilt meesturen, of maak een nieuwe e-mail aan.
- Vink aan: 'Stuur een agenda-afspraak mee zodat de deelnemer de bijeenkomst direct in zijn agenda kan zetten'.
- Klik op 'Opslaan'.
De deelnemer ontvangt de e-mail met een agenda-bestand (iCal) als bijlage. Bij het openen van de bijlage wordt de bijeenkomst toegevoegd aan de agenda.
Tip: Stuur de agenda-afspraak bij voorkeur mee met de bevestigingsmail na aanmelding. Zo heeft de deelnemer de bijeenkomst direct in de agenda staan.
Start- en eindtijd van de afspraak
De start- en eindtijd van de agenda-afspraak worden als volgt bepaald:
Heeft de bijeenkomst een programma? Dan gebruikt het systeem de starttijd van het eerste programmaonderdeel en de eindtijd van het laatste programmaonderdeel. De start- en eindtijd van de bijeenkomst zelf worden dan niet gebruikt.
Heeft de bijeenkomst geen programma? Dan worden de start- en eindtijd van de bijeenkomst gebruikt.
Goed om te weten: Dit is bewust zo ontworpen, zodat de agenda-afspraak aansluit bij het daadwerkelijke programma. Dit geldt ook voor agendafeeds.
Wijzigingen worden niet automatisch bijgewerkt
Zodra een deelnemer de agenda-afspraak heeft opgeslagen, wordt dit een los item in de persoonlijke agenda. Als je daarna de datum, tijd of locatie van de bijeenkomst wijzigt, verandert het agenda-item bij de deelnemer niet mee.
Wijzigt er iets aan je bijeenkomst? Stuur dan opnieuw een e-mail met een agenda-afspraak als bijlage. De deelnemer kan het oude agenda-item vervangen door het nieuwe.
Gerelateerde artikelen
- Meer over het instellen van e-mails bij bijeenkomsten lees je in het artikel 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
- Meer over het aanmaken van een programma lees je in het artikel 'Programma aanmaken voor een bijeenkomst'.