Korte samenvatting:
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en filter op bijeenkomsten met ongefactureerde aanmeldingen. Open de bijeenkomst en ga naar Financieel > Facturatie. Verwerk de factuuropdrachten en verstuur de facturen vanuit Finance.
Na een bijeenkomst wil je de deelnemers factureren. Meetings & Events maakt hiervoor automatisch factuuropdrachten aan op basis van de aanmeldingen. Jij verwerkt deze opdrachten tot echte facturen.
Afhankelijk van je instellingen bestaat het facturatieproces voor bijeenkomsten uit 1-5 stappen:
- Controleer welke bijeenkomsten nog gefactureerd moeten worden.
- Controleer de aanmeldingen en zet ze om tot factuuropdrachten/facturen.
Deze stap wordt overgeslagen als je hebt ingesteld dat facturen automatisch aangemaakt worden. - Controleer/bewerk de factuuropdrachten in Finance en maak een factuur.
Deze stap is alleen nodig als je hebt ingesteld dat je factuuropdrachten handmatig aanmaakt. - Genereer incasso-opdrachten voor de aangemaakte facturen.
Deze stap is alleen nodig als incasso is ingesteld als mogelijke betaalmethode. - Verstuur de facturen.
Welke bijeenkomsten moeten nog gefactureerd worden?
In het bijeenkomstenoverzicht filter je snel op bijeenkomsten met openstaande aanmeldingen.
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten (1). Klik op het filtericoon rechtsboven (2). Stel bij Heeft nog niet gefactureerde aanmeldingen de waarde in op 'Ja' (3).
Je ziet nu alleen de bijeenkomsten waar nog actie nodig is (4).
Facturatie
Open de bijeenkomst waarvoor je facturen wilt gaan maken en ga naar het tabblad Financieel. Klik links in het menu op Facturatie.
Je ziet twee tabbladen:
- Te factureren - aanmeldingen die nog niet zijn verwerkt tot factuuropdracht of factuur.
- Verwerkt - factuuropdrachten/facturen die al zijn verwerkt vanuit de bijeenkomst en naar Finance verstuurd zijn.
Op het tabblad 'Te factureren' zie je alle aanmeldingen die nog gefactureerd moeten worden.
Tip: Houd rekening met de annuleringsperiode. Annuleert een deelnemer nadat je al een factuur hebt aangemaakt? Dan moet je een creditnota opstellen.
Klik op 'Factuuropdracht maken' of 'Factuur maken' (1) of probeer het eerst met een enkele aanmelding (2).
Wat er gebeurt hangt af van de instellingen bij Tickets & Aanmelden > Betaalopties.
- Heb je gekozen voor 'Handmatig factuuropdrachten maken'? Dan staat op de knop 'Factuuropdracht maken'. Na het aanmaken vind je de factuuropdracht in Finance > Facturatie op het tabblad Factuuropdrachten. Binnen de bijeenkomst vind je de gefactureerde aanmelding terug op het tabblad Verwerkt.
- Heb je gekozen voor 'Handmatig facturen maken'? Dan staat op de knop 'Factuur maken'. Na het aanmaken vind je de factuur in Finance > Facturatie op het tabblad Te versturen facturen. De factuurdatum wordt ingesteld op de huidige dag.
- Heb je ingesteld dat facturen automatisch worden aangemaakt? Dan vind je gemaakte facturen direct bij het tabblad Verwerkt.
Let op: Is er geen factuuradres bekend? Dan wordt er een factuuropdracht aangemaakt in plaats van een factuur. Zorg ervoor dat er altijd een adres gevraagd wordt op het aanmeldformulier.
Facturen versturen
De facturen staan nu klaar in Finance. Afhankelijk van je instellingen in betaalopties vind je ze eerst onder Factuuropdrachten (optie: handmatig factuuropdrachten aanmaken) of direct onder Te versturen facturen (optie: handmatig facturen maken).
Heb je toegang tot Finance? Dan kun je de facturen daar aanmaken/versturen. Heb je geen toegang? Dan doet een collega met Finance-rechten dit voor je.
Meer over het genereren en versturen van facturen lees je in de artikelen 'Hoe genereer ik facturen van factuuropdrachten?' en 'Hoe verstuur ik facturen?'
Wil je het factuurbedrag automatisch incasseren? Dan maak je vanuit Finance een incasso-opdracht aan. Meer informatie vind je in het artikel: 'Incasso-opdracht op basis van factuur'.
Factuurstatus bekijken vanuit de bijeenkomst
Wil je weten of een factuur al betaald is? Ga naar het tabblad 'Vewerkt' van de bijeenkomst. Klik op het vergrootglasicoontje achter een aanmelding.
Je gaat dan naar de aanmeldingspagina. Onderaan zie je de bijbehorende factuur, inclusief de betaalstatus.
Heb je toegang tot Finance? Dan kun je via de aanmeldingspagina ook rechtstreeks doorklikken naar de factuur in Finance.
