Korte samenvatting:
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en filter op bijeenkomsten met ongefactureerde aanmeldingen. Open de bijeenkomst en ga naar Financieel > Facturatie. Verwerk de factuuropdrachten en verstuur de facturen vanuit Finance.
Na een bijeenkomst wil je de deelnemers factureren. Meetings & Events maakt hiervoor automatisch factuuropdrachten aan op basis van de aanmeldingen. Jij verwerkt deze opdrachten tot echte facturen.
Het facturatieproces bestaat uit drie stappen:
- Controleer welke bijeenkomsten nog gefactureerd moeten worden.
- Verwerk de factuuropdrachten tot facturen.
- Verstuur de facturen vanuit Finance.
Welke bijeenkomsten moeten nog gefactureerd worden?
In het bijeenkomstenoverzicht filter je snel op bijeenkomsten met openstaande aanmeldingen.
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten (1). Klik op het filtericoon rechtsboven (2). Stel bij Heeft nog niet gefactureerde aanmeldingen de waarde in op 'Ja' (3).
Je ziet nu alleen de bijeenkomsten waar nog actie nodig is (4).
Factuuropdrachten verwerken
Open de bijeenkomst en ga naar het tabblad Financieel. Klik links in het menu op Facturatie.
Je ziet drie tabbladen:
- Te factureren - aanmeldingen waarvoor nog geen factuuropdracht bestaat
- Factuuropdrachten - opdrachten die klaarstaan om verwerkt te worden
- Archief - facturen die al zijn aangemaakt
Je begint op het tabblad 'Te factureren'. Hier zie je alle aanmeldingen die nog gefactureerd moeten worden.
Tip: Houd rekening met de annuleringsperiode. Annuleert een deelnemer nadat je al een factuur hebt aangemaakt? Dan moet je een creditnota opstellen.
Klik op 'Maak factuuropdrachten' (1) of probeer het eerst met een enkele aanmelding (2).
De aanmeldingen staan nu klaar als factuuropdracht. Ze zijn verplaatst naar het tabblad 'Factuuropdrachten'.
Factuuropdrachten verwerken
Klik op het tabblad 'Factuuropdrachten'. Klik op 'Verwerk factuuropdrachten' (1). Wil je eerst een enkele factuur aanmaken? Klik dan op het factuur-icoon in de regel achter het bedrag (2).
Er verschijnt een bevestigingsmelding. Let op: deze stap kan niet ongedaan worden gemaakt. Klik op 'Verwerk factuuropdrachten' om te bevestigen.
De facturen worden nu aangemaakt. Ze staan direct in het tabblad 'Archief'.
Facturen versturen
De facturen staan nu klaar in Finance. Heb je toegang tot Finance? Dan kun je de facturen daar versturen. Heb je geen toegang? Dan doet een collega met Finance-rechten dit voor je.
Meer over het versturen van facturen lees je in het artikel: 'Facturen genereren van factuuropdrachten'.
Wil je het factuurbedrag automatisch incasseren? Dan maak je vanuit Finance een incasso-opdracht aan. Meer informatie vind je in het artikel: 'Incasso-opdracht op basis van factuur'.
Factuurstatus bekijken vanuit de bijeenkomst
Wil je weten of een factuur al betaald is? Ga naar het tabblad 'Archief' van de bijeenkomst. Klik op het vergrootglasicoontje achter een aanmelding.
Je gaat dan naar de aanmeldingspagina. Onderaan zie je de bijbehorende factuur, inclusief de betaalstatus.
Heb je toegang tot Finance? Dan kun je via de aanmeldingspagina ook rechtstreeks doorklikken naar de factuur in Finance.
