Korte samenvatting:
Ga naar je bijeenkomst in Meetings & Events en open het tabblad 'Programma'. Klik op 'Nieuw programma' en voeg programma-onderdelen toe.
Organiseer je een congres, studiedag of ledenvergadering? Dan wil je bezoekers van tevoren laten zien wat er op het programma staat. Met een programma in Meetings & Events geef je een duidelijk overzicht van alle onderdelen van je bijeenkomst. Denk aan tijden, sprekers en sessies waar bezoekers zich voor kunnen inschrijven.
Programma aanmaken
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en klik op de gewenste bijeenkomst of maak een nieuwe bijeenkomst aan. Klik op het tabblad 'Programma' en klik vervolgens op 'Nieuw programma'.
Programma-onderdeel toevoegen
Klik op 'Programma-onderdeel toevoegen' onderaan het overzicht. Er opent een formulier met twee secties: de tijdsinformatie van het onderdeel en de eerste activiteit daarbinnen.
Sectie: datum en tijden
Vul de datum, starttijd en eindtijd in. Dit zijn de tijden van het programma-onderdeel als geheel.
Activiteit: titel en inhoud
Vul bij Activiteit de titel in. Dit is de naam die bezoekers zien op de website en in e-mails. Voeg ook een omschrijving toe als je meer uitleg wilt geven.
Heb je al sprekers ingevoerd? Dan koppel je ze hier aan de activiteit. Je kunt ook documenten toevoegen, zoals een presentatie of hand-out.
Aanmelding instellen
Bij 'Deelnemers moeten zich aanmelden om mee te kunnen doen' kies je of aanmelding verplicht is voor deze activiteit.
Kies je voor 'Ja, aanmelden is verplicht'? Dan kun je ook een maximum aantal deelnemers instellen.
Wil je instellen welke ticketsoorten toegang geven tot een activiteit? Dat regel je bij de ticketinstellingen. Meer informatie vind je in het artikel: 'Tickettypen aanmaken'.
Meer over het instellen van deelnamebewijzen lees je in het artikel: 'Deelnamebewijs bij bijeenkomsten'.
Zichtbaarheid
Bij elke activiteit stel je in waar deze zichtbaar is:
- 'Toon deze activiteit in het programma' - de activiteit verschijnt op de programmapagina van de bijeenkomst
- 'Toon deze activiteit op het bewijs van deelname en in e-mailcommunicatie' - de activiteit wordt meegenomen in het deelnamebewijs en in e-mails met programma-informatie
Zo voorkom je dat activiteiten zoals 'Ontvangst met koffie' of 'Lunch' op het deelnamebewijs verschijnen.
Let op: Bij activiteiten waar aanmelding verplicht is, verschijnt de activiteit alleen op het bewijs als de deelnemer zich daarvoor heeft aangemeld. Elke deelnemer ziet zo precies de activiteiten waarbij hij of zij aanwezig was. Dit geldt ook voor de datums en tijden op het bewijs.
Extra activiteiten toevoegen
Na het opslaan van een programma-onderdeel kun je extra activiteiten toevoegen. Klik op '+ Activiteit' onder het gewenste onderdeel.
Het formulier werkt hetzelfde als bij de eerste activiteit. Je hoeft alleen geen datum en tijd in te vullen, omdat je de activiteit toevoegt aan een bestaand programma-onderdeel.
Nadat je hebt geklikt op 'Opslaan' wordt de extra activiteit toegevoegd in hetzelfde tijdsblok als de voorgaande activiteit(en).
Heeft je bijeenkomst meerdere dagen? Dan splitst Meetings & Events de programma-onderdelen automatisch op per dag in het overzicht. Je hoeft alleen een andere datum in te vullen bij het aanmaken van een programma-onderdeel.
Activiteit wijzigen, verplaatsen of verwijderen
Heb je iets verkeerd ingesteld? Klik op de drie puntjes rechts van een activiteit. Je ziet drie opties:
- 'Wijzig' - pas de titel, omschrijving, sprekers, aanmeldingsinstellingen of zichtbaarheid aan
- 'Verplaatsen' - verplaats de activiteit naar een ander tijdsblok binnen hetzelfde programma
- 'Verwijderen' - verwijder de activiteit definitief
Activiteit verplaatsen
Kies je voor 'Verplaatsen'? Dan zie je een overzicht van alle programma-onderdelen met hun datum en tijden. Selecteer het gewenste tijdsblok en klik op 'Verplaatsen'.
Programma in e-mailberichten
Wil je het programma opnemen in een bevestigingsmail? Dat doe je met veldcodes. Er zijn veldcodes beschikbaar voor:
- Alle activiteitsnamen, op losse regels
- Alle unieke datums (in cijfers of uitgeschreven)
- Alle unieke datums met start- en eindtijd
De veldcodes houden rekening met de zichtbaarheidsinstellingen van activiteiten. Bij activiteiten met verplichte aanmelding ziet elke deelnemer alleen zijn of haar eigen programma.
Meer over het instellen van e-mails lees je in het artikel: 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
Na het aanmaken
Wil je later de bezetting bewaken, activiteiten aanpassen of een deelnemersexport maken? Meer informatie vind je in het artikel: 'Hoe beheer ik het programma van een bijeenkomst?'.