Korte samenvatting:
Ga naar Tickets & Aanmelden > Betaalopties en scrol naar de sectie 'Bedrijf als debiteur'. Vink aan of deelnemers hun bedrijf als betalende partij mogen opgeven en stel in wat er gebeurt als het bedrijf nog geen factuuradres heeft.
Een medewerker meldt zich aan voor je jaarcongres, maar de factuur moet naar zijn werkgever. Dit is een veelvoorkomende situatie bij zakelijke bijeenkomsten. Als je dit niet goed instelt, krijg je achteraf te maken met creditfacturen en nieuwe facturen om de facturatie alsnog kloppend te maken. Door het bedrijf vooraf als debiteur in te stellen, voorkom je dat.
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en open de bijeenkomst. Klik op het tabblad Tickets & Aanmelden en kies links in het menu Betaalopties. Scrol naar de sectie Bedrijf als debiteur.
Deze instellingen gelden voor zowel 'Betaling tijdens aanmelden' als 'Facturatie na aanmelden'. In de praktijk is 'Facturatie na aanmelden' de meest logische keuze: de factuur gaat dan rechtstreeks naar het bedrijf. Bij 'Betaling tijdens aanmelden' betaalt de deelnemer direct online. Schiet hij het zelf voor? Dan staat de factuur gewoon op zijn eigen naam en hoef je het bedrijf niet als debiteur in te stellen.
Bedrijf als debiteur toestaan
Vink 'Gebruiker mag zijn bedrijf als betalende debiteur opgeven' aan als je wilt dat deelnemers bij aanmelding hun werkgever als factuuradres kunnen opgeven.
Vink daarnaast 'Selecteer vooraf bedrijf als debiteur' aan als je wilt dat het bedrijf automatisch wordt voorgeselecteerd bij deelnemers die al een bekende bedrijfskoppeling hebben in het CRM. Dit werkt alleen als de persoon in het CRM via een functie is gekoppeld aan een organisatie. Meer hierover lees je in het artikel: 'Relaties aan elkaar koppelen met een functie'. De deelnemer kan dit altijd nog wijzigen.
Wanneer het bedrijf geen factuuradres heeft
Niet elk bedrijf in het CRM heeft een factuuradres ingevuld. Kies wat er in dat geval moet gebeuren:
- Sta geen wijziging toe - het bedrijf kan niet als debiteur worden gekozen. Het adres moet eerst worden ingevoerd in het CRM.
- Bedrijven zonder factuuradres kunnen niet als debiteur gekozen worden - het bedrijf wordt niet getoond als keuze voor de deelnemer.
- Sta toe het factuuradres in te vullen tijdens het registreren - de deelnemer kan het factuuradres zelf invullen tijdens de aanmelding. Dit adres wordt opgeslagen in het CRM.
Hulptekst voor de aanmelder
Bij Hulp bij bedrijf als debiteur voeg je een tekst toe die de deelnemer ziet op het moment dat hij zijn bedrijf kiest als betalende partij. Gebruik dit veld om de deelnemer te begeleiden, bijvoorbeeld:
- 'Vul het factuuradres in zoals vermeld op je inkooporder.'
- 'Zorg dat het PO-nummer bij de hand is. Dit kun je invullen in het referentieveld.'
- 'Betaalt jouw organisatie de factuur (tijdens het aanmelden of na afloop)? Vul het bedrijf dan in als debiteur en vul eventueel het factuuradres aan. Schiet jij zelf het bedrag voor? Dan ben jij de debiteur en kun je de factuur declareren.'
Een ander adres als debiteur
Wil je ook toestaan dat deelnemers een volledig ander adres opgeven? Dus niet hun privéadres en niet hun werkgever. Denk aan ouders die betalen voor hun kind, of een begeleider die de aanmelding regelt voor iemand anders. Vink dan 'Een gebruiker mag een ander adres opgeven dan privé of zakelijk' aan.
Stel daarna in:
- Type voor nieuwe relaties: welk relatietype wordt aangemaakt als het nieuwe adres nog niet in het CRM staat, bijvoorbeeld 'Bedrijf'.
- Formulier voor nieuwe relaties: welk CRM-formulier de deelnemer invult om het nieuwe adres in te voeren.
Klik op 'Opslaan'.
Zie ook: alle betaalinstellingen voor een bijeenkomst vind je in het artikel: 'Betaalopties instellen'.