Korte samenvatting:
Open de bijeenkomst in Meetings & Events en klik op 'Bijeenkomst annuleren'. Controleer daarna je e-mailinstellingen. Wil je aangemelde deelnemers informeren? Maak dan een extra e-mail aan en zet die op 'E-mail is actief'.
Soms gaat een bijeenkomst niet door. Dat kan komen door te weinig aanmeldingen, een zieke spreker of onvoorziene omstandigheden. In dat geval wil je de bijeenkomst annuleren en aangemelde deelnemers op de hoogte brengen.
Wat gebeurt er bij annulering?
Wanneer je een bijeenkomst annuleert, verandert de status naar 'Geannuleerd'. Deelnemers kunnen daarna:
- zich niet meer aanmelden
- hun aanmelding niet meer wijzigen
- hun aanmelding niet meer inzien
- hun aanmelding niet meer annuleren
De bijeenkomst verdwijnt ook uit de openbare overzichtslijst. Via een directe link blijft de bijeenkomst wel bereikbaar. Op de detailpagina zien bezoekers dan een melding dat de bijeenkomst is geannuleerd.
Let op: het annuleren van een bijeenkomst stuurt geen automatisch bericht naar aangemelde deelnemers. Je moet dit zelf regelen. Hoe je dat doet, lees je verderop in dit artikel.
Stap 1: Annuleer de bijeenkomst
Ga naar Meetings & Events en open de bijeenkomst die je wil annuleren. Klik bovenin op 'Bijeenkomst annuleren'. Bevestig de melding door nogmaals op 'Bijeenkomst annuleren' te klikken.
De status van de bijeenkomst verandert nu naar 'Geannuleerd'.
Tip: Vergissing? Klik op 'Annulering ongedaan maken' om de annulering terug te draaien.
Stap 2: Controleer je e-mailinstellingen
Had je al een e-mail klaarstaan voor verzending op een specifiek tijdstip? Denk bijvoorbeeld aan een herinnering een dag voor het event. Controleer dan of die e-mail niet alsnog wordt verstuurd.
Ga in de bijeenkomst naar het tabblad E-mails en bekijk de e-mails onder 'Op een specifiek tijdstip'. Staat er een e-mail gepland die niet meer verstuurd mag worden? Klik op de e-mail en zet de instelling op 'E-mail is niet actief'. Is er een kans dat de beslissing nog wordt teruggedraaid? Dan kun je ook kiezen voor 'E-mail is actief tenzij de bijeenkomst is geannuleerd'.
Uitzondering: wil je juist een e-mail sturen om deelnemers te informeren over de annulering? Maak dan een nieuwe e-mail aan en kies bewust voor 'E-mail is actief'. Hoe je dat doet, lees je in stap 3.
Tip: E-mails onder 'Gebaseerd op een gebeurtenis' hebben een kleiner risico om verstuurd te worden als de bijeenkomst is geannuleerd. Mensen kunnen zich namelijk niet meer aanmelden. Wil je voorkomen dat er toch een e-mail verstuurd wordt als een collega een aanmeldstatus wijzigt? Zet dan de status op 'E-mail is actief tenzij de bijeenkomst is geannuleerd'.
Stap 3: Informeer aangemelde deelnemers (optioneel)
Wil je deelnemers laten weten dat de bijeenkomst niet doorgaat? Dan maak je een extra e-mail aan.
Ga in de bijeenkomst naar het tabblad E-mails en klik op '+ E-mail toevoegen'.
Er opent een scherm met een aantal instellingen. Vul ze in de volgende volgorde in:
- Kies bij Activeer e-mail voor 'E-mail is actief'.
Kies hier niet voor 'E-mail is actief tenzij de bijeenkomst is geannuleerd'. Die optie zorgt er juist voor dat de e-mail niet wordt verstuurd.
- Kies bij Verzendtype voor 'Op een specifiek tijdstip'.
- Kies bij Kies het tijdstip van verzenden voor 'Nu meteen' of 'Later'. Let op: bij 'Nu meteen' wordt de e-mail direct na het opslaan verstuurd. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.
- Kies bij Iedereen met de status voor 'Aangemeld' om alle aangemelde deelnemers te bereiken.
Vul de overige stappen in door verder te scrollen en schrijf je e-mail. Klik tot slot op 'Opslaan'. De e-mail wordt nu verstuurd op het gekozen tijdstip.
Vergeet de financiële afhandeling niet
Hebben deelnemers betaald tijdens het aanmelden, of heb je al facturen verstuurd? Afhankelijk van je annuleringsvoorwaarden moet je die facturen dan crediteren.
Meer informatie hierover lees je in het artikel: 'Facturen crediteren'.
Optioneel: pas de tekst op de bijeenkomstpagina aan
Wanneer een bijeenkomst is geannuleerd, zien bezoekers op de website twee standaardteksten:
- In de zijbalk van de bijeenkomstpagina: 'Sorry, deze bijeenkomst is geannuleerd.'
- Op de aanmeldpagina zelf: 'Op dit moment is het niet meer mogelijk om je aan te melden omdat de bijeenkomst is geannuleerd.'
Wil je een eigen tekst tonen? Ga naar het tabblad Instellingen en klik op 'Teksten aanpassen' in het linkermenu. Je vindt beide velden onder Bijeenkomst is geannuleerd. Pas de tekst aan en klik op 'Opslaan'.
Meer informatie over het aanpassen van websiteteksten lees je in het artikel: 'Websiteteksten van een bijeenkomst aanpassen'.