Je jaarlijkse ledenvergadering komt er weer aan, wil je jubileum vieren met je donateurs of organiseert een inspirerende training. Dan is het natuurlijk wel fijn als jouw achterban hierop afkomt. Met het product Meetings & Events kun je bijeenkomsten publiceren en tickets afhandelen. Dit artikel geeft je een globaal overzicht over de mogelijkheden van Meetings & Events.
Algemeen
Met Meetings & Events organiseer je het bijeenkomen van een groep personen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Congres
- Kennis-sessies
- Opleidingen
- Algemene vergadering van je vereniging
In dit product onderscheiden we op hoofdlijnen drie onderdelen:
- Beheer van bijeenkomsten
- Beheer van sprekers op een bijeenkomst
- Beheer van locaties waar je bijeenkomsten plaats vinden
Bijeenkomsten
Met het onderdeel Bijeenkomsten beheer je de administratie en marketing van een bijeenkomst:
-
Publicatie van de bijeenkomst op je website. Dit gaat omvat onder andere:
- informatie over de bijeenkomst
- het inschrijfformulier
- de lijst van geregistreerde bezoekers
- Versturen van uitnodigingen via Mailings
- Inschrijvingen
- Administratie van de inschrijvingen inclusief aanwezigheidsregistratie
- Bijeenkomsten is geïntegreerd met Finance. Je kan inschrijvingen meteen factureren, verzenden per e-mail en zelfs online laten betalen
Bij een bijeenkomst kan je volgende zaken instellen of beheren:
-
Programma van de bijeenkomst. Dit kan verspreid zijn over één of meerdere dagen
- Een dag kan je opsplitsen in programma-onderdelen
- Een programma-onderdeel kan je opnieuw opsplitsen in activiteiten
- Zowel programma-onderdelen als activiteiten kan je voorzien van gedetailleerde informatie voor de bezoekers en een spreker uit je sprekers database
- De manier van communiceren met je doelgroep. Denk aan meldingen op je website en e-mails die worden verzonden
- Tickets die beschikbaar zijn bij inschrijving. Dit kunnen zowel gratis als betaalde tickets zijn. Je hebt de mogelijkheid om tickets te beperken tot een relatiegroep
- Het inschrijvingsformulier kan je uitbreiden met je eigen velden zodat je alle nodige informatie van je bezoekers verzamelt
Lees hier verder over het aanmaken van een bijeenkomst.
Sprekers
Met het onderdeel Sprekers beheer je de sprekers op je bijeenkomsten. Sprekers zijn gekoppeld aan een relatie in je CRM en kunnen desgewenst hun profiel zelf beheren via je website.
Onder de knop voor Sprekersconfiguratie kun je:
- Aangeven welk Vrij veld aangeeft of een relatie 'Spreker' is
- Inrichten hoe een nieuwe spreker wordt ingevoerd
- Welke relatievelden op de website worden gepubliceerd
Locaties
Met het onderdeel Locaties beheer je de verschillende locaties. Deze hoef je maar één keer in te voeren. Uit deze databank kun je vervolgens een locatie kiezen voor een bijeenkomst.
Voorbeeld op website
Een bijeenkomst ziet er op je website bijvoorbeeld zo uit:
Wachtrijnummer in bijeenkomsten
Bij grote evenementen is het soms een hele klus om de ontvangst goed te regelen.
Hoe zorg je bijvoorbeeld dat 1.000 mensen in een kort tijdsbestek allemaal hun welkomstpakket en naambadge krijgen?
Een oplossing die vaak wordt toegepast is dat je bezoekers of deelnemers op basis van hun achternaam verdeelt over verschillende ontvangst- of inschrijfpunten. Dat levert echter zelden een evenredige verdeling op en dan duurt de ontvangst alsnog langer dan gewenst.
De oplossing die het Procurios platform biedt, is dat iedere deelnemer een wachtrijnummer krijgt dat voor iedere bijeenkomst begint bij 1 en vervolgens oploopt. Met dit nummer kun je bezoekers evenredig verdelen over je ontvangstbalies en zorg je ervoor dat je ontvangst soepel kan verlopen.
Het wachtrijnummer is als kolom beschikbaar in de lijst van deelnemers en in de export daarvan. Tevens kan het worden opgenomen in e-mails die naar deelnemers worden verstuurd. Om te zorgen dat het wachtrijnummer opvalt, wordt het altijd in minimaal 4 karakters getoond. Dus nummer 1 wordt weergegeven als 0001.