Korte samenvatting:
Elke deelnemer krijgt automatisch een wachtrijnummer. Stuur dit nummer mee in de uitnodigings- of bevestigingsmail. Zo verdeel je bezoekers gelijkmatig over je ontvangstbalies.
Je organiseert een jaarcongres met 400 deelnemers. Iedereen haalt zijn badge op bij binnenkomst. Dankzij wachtrijnummers weet elke bezoeker al van tevoren naar welke balie hij moet. De rijen zijn gelijk verdeeld. De medewerker aan de balie scant de QR-code uit de uitnodigingsmail, en de deelnemer is binnen een paar seconden ingecheckt. De ontvangst verloopt vlot en jij houdt het overzicht.
Wanneer wil je dit gebruiken?
Wachtrijnummers zijn handig bij bijeenkomsten waarbij je de ontvangst wilt spreiden over meerdere balies. Denk aan:
- Een jaarcongres of jaarlijkse ledenvergadering met veel bezoekers
- Een meerdaags evenement waarbij deelnemers een badge en welkomstpakket ophalen
- Een open dag of beurs waarbij je verwacht dat veel mensen tegelijk binnenkomen
Bij kleine bijeenkomsten of online events heb je dit doorgaans niet nodig.
Verdelen op achternaam werkt niet altijd goed
Een veelgebruikte aanpak is om bezoekers te verdelen op alfabetische volgorde. Bijvoorbeeld: A tot en met M bij balie 1, N tot en met Z bij balie 2. Maar namen zijn niet eerlijk verdeeld over het alfabet. De ene balie heeft dan een lange rij, de andere staat leeg. De ontvangst duurt hierdoor langer dan nodig.
Het wachtrijnummer als oplossing
Meetings & Events van Procurios geeft elke deelnemer automatisch een wachtrijnummer. Het nummer begint bij 1 en loopt op voor iedere bijeenkomst. Met dit nummer verdeel je bezoekers gelijkmatig over je balies.
Het nummer bestaat altijd uit minimaal 4 cijfers. Nummer 1 wordt dus weergegeven als 0001, nummer 12 als 0012.
Een bijkomend voordeel: deelnemers die zich samen aanmelden krijgen opeenvolgende nummers. Zij komen daardoor waarschijnlijk bij dezelfde balie terecht en hoeven niet uit elkaar.
Voorbeeld: Heb je 300 deelnemers en 3 balies? Dan stuur je deelnemers 00010100 naar balie 1, 01010200 naar balie 2 en 02010300 naar balie 3.
Het wachtrijnummer vinden
Het wachtrijnummer staat als kolom in de deelnemerslijst van je bijeenkomst. Je kunt de lijst ook exporteren naar Excel. Het nummer is dan ook zichtbaar in die export.
Ga naar Meetings & Events > [naam bijeenkomst] > Deelnemers om de lijst te bekijken. Zie je de kolom 'Wachtrijnummer' nog niet? Dan voeg je hem als volgt toe:
- Klik op '...' rechtsboven in de deelnemerslijst.
- Klik op 'Standaard kolommen instellen'.
- Selecteer 'Wachtrijnummer' in de linkerkolom en verplaats hem naar de rechterkolom.
- Klik op 'Opslaan'.
Het wachtrijnummer meesturen in een e-mail
Stuur het wachtrijnummer mee in de bevestigingsmail of een herinneringsmail. De deelnemer weet dan van tevoren naar welke balie hij of zij moet. Dat scheelt zoeken en wachten op de dag zelf.
Volg deze stappen om het nummer toe te voegen aan een e-mailtemplate:
- Ga naar Meetings & Events > [naam bijeenkomst] > E-mails.
- Open de gewenste e-mail of voeg een nieuwe e-mail toe.
- Voeg op de gewenste plek de veldcode voor het wachtrijnummer toe (
##queueNumber##).
Tip: geef het wachtrijnummer een eigen styling mee, bijvoorbeeld een lichte achtergrondkleur of een groter formaat (een van de kop-stylen). Hierdoor komt het nummer groot in de e-mail te staan en herkent de bezoeker snel het nummer.
- Vermeld in de e-mail ook duidelijk wat de deelnemer met het nummer moet doen. Bijvoorbeeld:
Jouw wachtrijnummer is:
##queueNumber##
Meld je op de dag zelf bij de balie met dit nummer op je uitnodiging.
- Sla de wijziging op en verstuur een testmail om het resultaat te controleren.
Meer informatie over de check-in met behulp van een qr-code zelf lees je in de artikelen: 'Check-in instellen voor een bijeenkomst' en 'Check-in organiseren op de dag van de bijeenkomst'.