Korte samenvatting:
Je kunt bij een bijeenkomst een deelnemerslijst tonen op je website. Stel in wie de lijst ziet en welke gegevens er staan. Denk daarbij goed na over toestemming: je deelt persoonsgegevens, dus je hebt te maken met de privacywet (AVG/GDPR).
Soms is het handig dat deelnemers kunnen zien wie er ook aanwezig is bij een bijeenkomst. Bijvoorbeeld om vooraf contact te leggen, een netwerk op te bouwen of een carpoollijst bij te houden.
Waarom een online deelnemerslijst?
Vroeger loste dat een evenementenorganisator wel op met een Excel-lijst per e-mail. Maar dat heeft nadelen. Een e-mail met persoonsgegevens is niet veilig. De lijst raakt snel verouderd als er nieuwe aanmeldingen binnenkomen. En een deelnemer die zijn toestemming wil intrekken, heeft geen manier om zichzelf van de lijst te verwijderen.
In Meetings & Events kun je een deelnemerslijst tonen op de pagina van je bijeenkomst. De lijst werkt altijd met de meest actuele aanmeldingen. Deelnemers kunnen zelf hun toestemming geven n intrekken. En jij bepaalt wie de lijst ziet en welke gegevens er staan.
Privacy: denk hierover na voordat je begint
Een deelnemerslijst bevat persoonsgegevens. Wees daar voorzichtig mee. Zet de lijst niet zomaar openbaar. Denk na over:
- Wie mag de lijst zien?
- Welke gegevens wil je tonen?
- Moeten deelnemers toestemming geven?
Een openbare lijst met namen en e-mailadressen is in de meeste gevallen niet toegestaan volgens de AVG/GDPR. Wil je toch een openbare lijst? Zorg dan dat deelnemers vooraf weten dat hun gegevens zichtbaar zijn en dat zij hiermee akkoord gaan.
Wil je alleen laten zien welke organisaties aanwezig zijn? Dan deel je geen persoonsgegevens en is dat in de meeste gevallen wel toegestaan.
Let op: een deelnemerslijst die alleen voor ingelogde aangemelde deelnemers zichtbaar is, is veel veiliger dan een openbare lijst. Kies bij twijfel altijd voor de meest beperkte instelling.
Stap 1: Deelnemerspagina aanzetten
Ga naar je bijeenkomst. Klik onder het tabblad Instellingen op 'Weergave'.
Zorg dat het vinkje bij 'Deelnemers' (1) aangevinkt is onder Toon pagina's. Alleen dan verschijnt het tabblad 'Deelnemers' op de pagina van je bijeenkomst.
Stap 2: Zichtbaarheid en kolommen instellen
Scroll op dezelfde pagina (Instellingen > Weergave) naar het onderdeel Deelnemersoverzicht dat verschijnt na het aanvinken van de pagina.
Wie mag de lijst zien?
Kies bij Zichtbaar voor wie de deelnemerslijst mag zien:
- 'Alle websitebezoekers (openbaar)': iedereen die de website bezoekt ziet de lijst, ook zonder account.
- 'Ingelogde websitebezoekers (gebruikers)': alleen websitebezoekers die ingelogd zijn op je website.
- 'Ingelogde aangemelde deelnemers': alleen deelnemers die aangemeld zijn voor de bijeenkomst én ingelogd zijn op je website.
- 'Ingelogde geselecteerde relaties': alleen specifieke relaties die je zelf kiest.
Wil je een carpoollijst of netwerklijst alleen voor deelnemers? Kies dan voor 'Ingelogde aangemelde deelnemers'. Zo zie je zeker dat alleen deelnemers de lijst kunnen zien.
Welke gegevens zijn zichtbaar?
Je kunt tot vijf kolommen instellen. Kies bij Kolom 1 tot en met Kolom 5 welke gegevens je toont. Je kiest uit velden zoals:
- Volledige naam, voornaam, achternaam
- Organisatie
- Functie
- Plaats
- E-mailadres
- Website
Wil je een kolom niet gebruiken? Laat die dan op '-- Verberg kolom --' staan.
Sortering
Bij Sorteer deelnemers op kies je hoe de lijst gesorteerd wordt, bijvoorbeeld op voornaam.
Klik op 'Opslaan' om alle instellingen op te slaan.
Stap 3: Kies hoe je omgaat met toestemming
Ga naar het tabblad Tickets & Aanmelden en klik in het linkermenu op 'Aanmeldformulier'.
Zoek het onderdeel Toestemming. Kies een optie bij Vraag toestemming om te worden opgenomen in het deelnemersoverzicht. Er zijn drie opties:
- 'Vraag geen toestemming': gebruik deze optie alleen als je geen deelnemerslijst wil tonen. Deelnemers krijgen geen keuze te zien en staan niet in een lijst.
- 'Vraag toestemming (opt-in)': deelnemers moeten actief aangeven dat ze in de lijst willen staan. Standaard staan ze er niet in. Dit is de veiligste keuze als je de lijst wél toont.
- 'Vraag toestemming (opt-out)': deelnemers staan standaard in de lijst. Ze kunnen zichzelf verwijderen.
Let op: toon je persoonsgegevens zoals naam of e-mailadres? Kies dan voor 'Vraag toestemming (opt-in)'. Zo bepaalt de deelnemer zelf of zijn gegevens zichtbaar zijn.
Maak duidelijk waarvoor iemand toestemming geeft
Het aanmeldformulier laat niet automatisch zien waarvoor iemand toestemming geeft. Dat kan verwarrend zijn voor de deelnemer. Je kunt dit oplossen met het veld Hulp nodig?.
Ga naar het tabblad Tickets & Aanmelden > Aanmeldformulier en scroll naar de sectie Hulp nodig?. Schrijf daar een korte uitleg over de deelnemerslijst. Bijvoorbeeld:
'Op onze website tonen wij een deelnemerslijst met voornaam en woonplaats voor andere ingelogde deelnemers. Je kunt tijdens het registratieproces zelf bepalen of jouw gegevens gedeeld mogen worden.'
Deze tekst verschijnt in de zijbalk van het aanmeldformulier.
Link naar deelnemerslijst delen via e-mail
Je kunt in de bevestigingsmail of herinneringsmail een link opnemen naar de deelnemerslijst. Gebruik daarvoor de veldcode URL naar de deelnemers-sectie van de bijeenkomst (##urlMeetingAttendees##). Deelnemers die een account hebben, zijn via die link direct ingelogd. Zo zien zij de lijst meteen.
Via diezelfde link kunnen deelnemers ook hun toestemming intrekken. Ze passen dan hun eigen aanmelding aan. Zo houd je de lijst altijd actueel en is toestemming netjes geregeld.
Meer over het instellen van e-mails en het gebruik van veldcodes lees je in het artikel: 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
Let op: Niet alle deelnemers hebben een account. Denk bijvoorbeeld aan deelnemers die door een ander zijn aangemeld via een groepsaanmelding. Zij kunnen de lijst niet zien als de zichtbaarheid ingesteld is op 'Ingelogde aangemelde deelnemers'. Je kunt hen uitnodigen om een account aan te maken. Meer hierover lees je in het artikel: 'Groepsaanmelding instellen'.
