Korte samenvatting: De aanwezigheid van deelnemers registreer je op twee manieren: via de QR-scanner tijdens het event, of handmatig in het tabblad 'Deelnemers'.
Na een bijeenkomst wil je weten wie er daadwerkelijk aanwezig was. Die informatie gebruik je voor opvolging, rapportage of gewoon voor je eigen administratie. In Procurios registreer je aanwezigheid op twee manieren: automatisch via de QR-scanner of handmatig in het deelnemersoverzicht.
Wat zijn de aanwezigheidsstatussen?
Bij elke deelnemer zie je het veld Was aanwezig? met drie mogelijke statussen:
- Onbekend - De standaardstatus. De deelnemer is nog niet gescand en de status is nog niet handmatig aangepast.
- Ja, aanwezig - De deelnemer is aanwezig geweest. Dit wordt automatisch ingesteld bij een geldige scan, of handmatig door jou.
- Nee, afwezig - De deelnemer was niet aanwezig.
De status 'Onbekend' en 'Methode 1: Via de QR-scanner' zijn beschikbaar vanaf release 2026.04 op 7 april 2026.
Methode 1: Via de QR-scanner
De ticketscanner is de snelste manier. Wanneer een vrijwilliger of medewerker het ticket van een deelnemer scant, zet het systeem de status automatisch op 'Ja, aanwezig'. Je hoeft daar zelf niets voor te doen.
Na afloop staan alle deelnemers die niet gescand zijn nog op 'Onbekend'. Dat zijn waarschijnlijk je no-shows. Zet ze in bulk op 'Nee, afwezig' via de stappen in Methode 2: handmatig aanpassen.
Heeft een deelnemer zijn QR-code niet bij zich? Zoek de code op in het deelnemersoverzicht. Klik op het aanmeldingsinformatie-pictogram achter de naam van de deelnemer. Onderin het venster zie je de ticket QR-code. Toon dit scherm aan een scanner of druk de code af, zodat de deelnemer alsnog gescand kan worden.
Is een deelnemer per ongeluk gescand? Zet hem handmatig terug naar 'Onbekend' via de stappen hieronder.
Methode 2: Handmatig aanpassen
Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten > [bijeenkomst] > Deelnemers.
Per deelnemer
Zoek de deelnemer op via het filtervenster rechts. Typ de naam in het veld Naam. Klik op het potloodpictogram achter de naam. Het venster 'Deelnemer wijzigen' opent. Ga naar het veld Was aanwezig?, kies de juiste status en klik op 'Opslaan'.
Staat het potloodpictogram er niet? Dan heb je twee opties. Je kunt op het bekijk-pictogram achter de naam klikken. Je gaat dan naar de aanmelding van die deelnemer. Een aanmelding kan één of meerdere deelnemers bevatten. Klik op het potloodpictogram achter de juiste naam, pas de status aan bij Was aanwezig? en klik op 'Opslaan'.
Sneller is om de deelnemer te selecteren in de lijst en direct op 'Status wijzigen van deelnemers' te klikken. Kies de juiste status en klik op 'Opslaan'.
In bulk
Wil je meerdere deelnemers tegelijk aanpassen? Filter het overzicht eerst op de juiste deelnemers via het filtervenster rechts. Je kunt filteren op naam, op Is aangemeld? én op Was aanwezig?. Combineer deze filters om precies de juiste groep te selecteren. Filter bijvoorbeeld op Is aangemeld? > Aangemeld om te voorkomen dat je ook afgemelde of geannuleerde deelnemers meeneemt.
Selecteer de deelnemers die je wilt aanpassen. Klik op 'Status wijzigen van deelnemers' bovenaan de lijst. Kies bij Was aanwezig? de juiste status en klik op 'Opslaan'.
No-shows registreren na afloop
Heb je tijdens het event gebruik gemaakt van de scanner? Dan staan alle no-shows na afloop nog op 'Onbekend'. Zet ze snel in bulk op 'Nee, afwezig':
Filter het deelnemersoverzicht op Is aangemeld? > Aangemeld (1) én Was aanwezig? > Onbekend (2). Zo zie je alleen deelnemers die nog aangemeld staan én (nog) niet zijn komen opdagen. Deelnemers die zich hebben afgemeld of geannuleerd zijn, vallen buiten de selectie. Die hoef je niet apart te verwerken.
Klik op 'Status wijzigen van deelnemers' (3).
De actie geldt automatisch voor alle deelnemers in de gefilterde lijst. Je hebt dan een volledige en nauwkeurige aanwezigheidsregistratie van de bijeenkomst.