Korte samenvatting:
Je hebt twee manieren om deelnemersgegevens te exporteren. Wil je aanmeldgegevens zoals dieetwensen of andere antwoorden op je aanmeldformulier? Exporteer dan direct vanuit de bijeenkomst. Wil je ook CRM-velden zoals lidmaatschapsstatus of meer vrije velden van de relatiekaart? Maak dan een selectie en exporteer via het CRM.
Er zijn veel situaties waarbij je een deelnemerslijst nodig hebt. Voorafgaand aan een bijeenkomst wil je misschien naamkaartjes of badges printen. Of je wilt workshopleiders een lijst sturen van de deelnemers die zich voor hun sessie hebben ingeschreven. Na afloop wil je misschien weten welke leden aanwezig waren, of een overzicht sturen naar een collega.
Het deelnemersoverzicht in Procurios geeft je al een goed beeld. Maar soms heb je meer informatie nodig. Bijvoorbeeld velden uit het CRM die niet standaard in het overzicht staan.
Let op: je exporteert persoonsgegevens
Deelnemerslijsten bevatten privacygevoelige informatie. Exporteer alleen als het echt nodig is, en verwijder het bestand zodra je het niet meer nodig hebt. Zo voorkom je dat persoonsgegevens rondzwerven op computers of andere apparaten. Dat is niet alleen praktisch, maar ook verplicht vanuit Europese regelgeving (AVG/GDPR). Bedenk ook eerst of je het Procurios Platform zelf kunt gebruiken voor wat je wilt doen. Exporteren is niet altijd nodig.
Hoe je exporteert, hangt af van welke informatie je nodig hebt.
Welke informatie wil je exporteren?
Er zijn twee soorten informatie die je van deelnemers kunt exporteren:
Directe exportgegevens zijn alle gegevens die je kunt ophalen vanuit de bijeenkomst zelf. Dit is verdeeld in twee groepen: gegevens over de bijeenkomst (zoals titel, datum en locatie) en gegevens over de deelnemer (zoals naam, aanmeldstatus, ticket en antwoorden op aanvullende formuliervragen zoals dieetwensen). Ook de vrije CRM-velden die je hebt gekoppeld aan Meetings & Events staan hier bij. Je exporteert ze via de directe export vanuit de bijeenkomst.
Overige CRM-relatievelden zijn gegevens uit het relatiedossier die je niet via de directe export kunt ophalen. Denk aan lidmaatschapsstatus, organisatie, functie of andere vrije velden die je organisatie in het CRM heeft aangemaakt maar niet heeft gekoppeld aan Meetings & Events. Voor deze gegevens gebruik je de selectie-route.
Kies hieronder de aanpak die past bij wat je nodig hebt.
Stap 1: Filter het deelnemersoverzicht
- Ga naar Meetings & Events > Bijeenkomsten en open de bijeenkomst.
- Klik op de tab 'Deelnemers'.
- Gebruik de filters aan de rechterkant om het overzicht te verfijnen. Wil je bijvoorbeeld alleen de deelnemers die daadwerkelijk aanwezig waren? Stel dat filter dan in.
Ga daarna verder met de route die past bij de informatie die je nodig hebt.
Stap 2: Kies je route
Exporteren vanuit de bijeenkomst
Wil je bijeenkomst- en deelnemergegevens exporteren, inclusief antwoorden op formuliervragen? Dan exporteer je direct vanuit de bijeenkomst.
- Klik op de knop met de drie puntjes boven het overzicht
- Klik op 'Exporteren'.
Het scherm 'Exportinstellingen' verschijnt.
- Kies bij Exporteer data per hoe je de gegevens wilt groeperen. Je hebt drie opties:
- Deelnemer - één rij per deelnemer. Dit is de meest gebruikte optie.
- Deelnemer met programma - één rij per deelnemer, met het programma als extra kolommen. De kolomkoppen tonen datum en tijd. Per rij zie je voor welke activiteiten de deelnemer zich heeft ingeschreven. Als inschrijving niet van toepassing is, zie je alle mogelijke activiteiten op dat tijdstip. Handig als je een programmaoverzicht per persoon nodig hebt.
- Activiteit - één rij per activiteit. Handig als je wilt zien hoeveel mensen per onderdeel aanwezig waren.
- Vink de kolommen aan die je in de export wilt opnemen. De kolommen zijn verdeeld in twee groepen:
- Data bijeenkomsten - informatie over de bijeenkomst zelf, zoals de titel, startdatum, locatie en het aantal aanmeldingen.
- Deelnemer data - informatie over de deelnemer, zoals naam, e-mailadres, aanmeldstatus en ticket. Hier vind je ook de antwoorden op aanvullende vragen uit het aanmeldformulier (zoals dieetwensen) én de vrije CRM-velden die gekoppeld zijn aan Meetings & Events. Meer over het instellen van die vrije velden lees je onderaan dit artikel.
- Klik op 'Exporteer deelnemers'. Er verschijnt een bevestigingsscherm.
- Klik op 'Download' om het CSV-bestand op te slaan.
Let op: Aanmeldgegevens zoals dieetwensen of antwoorden op extra vragen staan alleen in deze export. Je kunt ze niet ophalen via een selectie in het CRM.
Exporteren via een selectie (voor overige CRM-velden)
Wil je ook velden uit het CRM meenemen die niet beschikbaar zijn in de directe export? Denk aan facturatiegegevens, gegenereerde eigenschappen, lidmaatschapsgegevens of organisatiegegevens. Gebruik dan de selectie-route. Je maakt eerst een selectie van de deelnemers en exporteert die vervolgens vanuit het CRM.
Selectie maken
- Klik op de knop met de drie puntjes boven het overzicht.
- Klik op 'Selectie maken'. Er verschijnt een dialoogvenster.
Een dialoogvenster verschijnt:
- Bij Selectietitel staat al een voorstel: de naam van de bijeenkomst met datum en tijd. Pas de titel aan als je een duidelijkere naam wilt, bijvoorbeeld: 'Jaarcongres 2025 - aanwezig'.
- Vul bij Selectie beschrijving optioneel het doel van de selectie in. Dat helpt later als je wilt weten waarvoor je de selectie hebt aangemaakt.
- Klik op 'Maak selectie en ga naar selectieoverzicht'. De selectie is nu aangemaakt en je ziet het overzicht.
Wat is een selectie? Een selectie is een momentopname van een groep relaties. De lijst verandert niet automatisch. Meer over wanneer je een selectie gebruikt, lees je in het artikel: 'Selecties: wanneer en waarom?'
Selectie exporteren
Na het aanmaken van de selectie zie je direct het selectieoverzicht.
- Klik op 'Download CSV-export van deze selectie'.
Het scherm 'Export configuratie' verschijnt.
- Kies bovenaan of je een bestaande exportconfiguratie wilt gebruiken of een nieuwe wilt maken.
- Selecteer de kolommen die je wilt exporteren. Dubbelklik op een veldnaam in het linker kader om het naar het rechter kader te verplaatsen.
- Wil je de kolommen in een bepaalde volgorde? Selecteer dan een veld in het rechter kader en gebruik de pijlen om de volgorde aan te passen.
- Wil je deze configuratie vaker gebruiken? Vink dan 'Sla deze export configuratie op' aan en geef de configuratie een naam.
- Klik op 'Exporteer'. Je ontvangt een CSV-bestand met de geselecteerde CRM-velden.
Selectie verwijderen (optioneel)
Heb je de selectie na de export niet meer nodig? Verwijder hem dan. Zo blijft het overzicht van je selecties overzichtelijk.
Verwijder ook het CSV-bestand zodra je het niet meer nodig hebt. Zo voorkom je dat persoonsgegevens onnodig rondzwerven op computers of andere apparaten.
Je kunt maximaal 10 vrije velden uit het CRM beschikbaar maken in de directe export vanuit Meetings & Events. Die stel je in via Meetings & Events > Instellingen > Algemeen.
Dit is handig als je voor een specifieke bijeenkomst een bepaald vrij veld wilt meenemen in de export. Je kunt de instelling tijdelijk aanpassen voor die ene bijeenkomst en daarna weer terugzetten naar de vaste configuratie.