Korte samenvatting:
Selecteer de relaties in het deelnemersoverzicht en klik op 'Mailing maken' via het actiemenu. Na het versturen zet je de status van de uitgenodigde relaties op 'Ja, uitgenodigd'. Zo voorkom je dat mensen de uitnodiging twee keer ontvangen.
Je hebt een bijeenkomst aangemaakt en een doelgroep samengesteld. Nu wil je deze mensen ook echt uitnodigen. Vanuit Meetings & Events maak je daarvoor rechtstreeks een mailing aan in Mailings. Je hoeft Meetings & Events dus niet te verlaten om te beginnen.
Het verschil tussen een Mailing en de E-mails in Meetings & Events
Een mailing heeft meer opmaakmogelijkheden dan de automatische e-mails die je bij de bijeenkomst instelt op het tabblad E-mails. Die e-mails zijn vooral informatief van aard, zoals een bevestigingsmail na aanmelding. In een Mailing voeg je afbeeldingen toe, werk je met contentblokken en geef je toelichting op het programma. Dat maakt een mailing geschikt voor een wervende uitnodiging. Dankzij de koppeling tussen de verschillende onderdelen van het Procurios Platform, wordt de eerste opzet voor de e-mail al klaargezet op basis van de teksten en afbeeldingen die je bij de bijeenkomst hebt ingesteld. Dat scheelt dubbel werk!
Mailing aanmaken
- Ga naar je bijeenkomst in Meetings & Events en open het tabblad Deelnemers.
- Filter of selecteer de relaties die je een mailing wilt sturen. Bijvoorbeeld: iedereen met de uitnodigingsstatus 'Nee, niet uitgenodigd' en aanmeldstatus 'Onbekend'. Maak je geen selectie? Dan worden alle relaties in het deelnemersoverzicht meegenomen.
- Klik op de drie puntjes in het actiemenu boven de lijst.
- Klik op 'Mailing maken'.
Vul daarna de gegevens in voor je mailing:
- Controleer of het aantal ontvangers klopt.
- Vul bij Titel een naam in voor de mailing.
- Selecteer de gewenste Layout.
- Selecteer de gewenste Afzender.
- Klik op 'Opslaan'.
Je wordt nu doorgestuurd naar Mailings. Daar werk je de mailing verder af en verstuur je hem. Lees hier meer over het maken en versturen van mailings.
Let op: de mailing wordt automatisch gevuld met de titel, omschrijving en datum van je bijeenkomst. Je schrijft zelf nog een wervende tekst en voegt de link naar de bijeenkomst toe.
Status 'Is uitgenodigd' wijzigen
Heb je de mailing verstuurd? Zet dan de status van de uitgenodigde relaties op 'Ja, uitgenodigd'. Dit doe je terug in de bijeenkomst in Meetings & Events.
- Selecteer opnieuw alle relaties die je zojuist hebt uitgenodigd.
- Klik op 'Status wijzigen van deelnemers'.
Er opent een nieuw venster.
- Controleer of het aantal overeenkomt met het aantal uitgenodigde relaties.
- Selecteer 'Ja, uitgenodigd' bij Uitnodiging.
- Klik op 'Opslaan'.
Wil je later extra mensen toevoegen en uitnodigen? Gebruik dan dit filter om te zien wie al een uitnodiging heeft ontvangen. Zo verstuur je de uitnodigingsmail niet twee keer naar dezelfde persoon. Meer informatie hierover lees je in het artikel: 'Hoe stel ik een doelgroep samen en houd ik reacties bij?'