Korte samenvatting:
Met het formulier voor Extra informatie vraag je bijeenkomstspecifieke gegevens op bij alle deelnemers, zoals dieetwensen of een t-shirtmaat. De antwoorden worden niet opgeslagen in het CRM. Gebruik dit formulier alleen voor informatie die je uitsluitend voor deze bijeenkomst nodig hebt.
Bij sommige bijeenkomsten wil je meer weten dan alleen de naam en het e-mailadres van een deelnemer. Denk aan dieetwensen bij een diner, of een t-shirtmaat bij een sportdag.
Het verschil met een registratieformulier of profielformulier is waar de informatie terechtkomt. Velden op een registratieformulier slaan gegevens op in het CRM. Die zijn daarna zichtbaar op de relatiekaart. Velden in het formulier voor Extra informatie worden alleen opgeslagen bij de aanmelding voor deze bijeenkomst. Ze komen niet in het CRM terecht.
Gebruik Extra informatie dus alleen voor vragen die je uitsluitend voor deze bijeenkomst nodig hebt. Wil je gegevens structureel bijhouden per relatie? Voeg dan een veld toe aan het registratieformulier of profielformulier.
Formulier voor alle deelnemers
Dit formulier verschijnt voor alle deelnemers, ook voor extra deelnemers bij een groepsaanmelding. Je bouwt één formulier voor alle tickettypen. Per veld kun je instellen of het voor iedereen zichtbaar is, of alleen voor deelnemers met een bepaald ticket.
Formulier openen
Ga naar de bijeenkomst in Meetings & Events. Open het aanmeldformulier via Tickets & Aanmelden. Scroll naar de sectie Extra informatie en klik op 'Wijzig formulier'.
Er opent een dialoogvenster met de formulierstructuur aan de linkerkant. Aan de rechterkant zie je een paneel met Gedeelde bijeenkomsten-velden. Dat zijn velden die je eerder hebt aangemaakt en die je in meerdere formulieren kunt hergebruiken.
Formulier opbouwen
Het formulier bestaat uit secties. Velden voeg je toe aan een sectie. Je kunt geen veld direct aan het formulier toevoegen zonder eerst een sectie aan te maken.
Sectie toevoegen
Klik met je rechtermuisknop op 'Formulier', of beweeg erover en klik op de drie puntjes. Kies 'Voeg sectie toe'. Geef de sectie een naam, zoals 'Dieetwensen' of 'Praktische informatie'.
Veld toevoegen aan een sectie
Klik met je rechtermuisknop op de sectie, of beweeg erover en klik op de drie puntjes. Kies 'Voeg veld toe'. Er opent een scherm met de volgende instellingen:
Veld informatie
Vul bij Titel in wat de deelnemer te zien krijgt. Gebruik een duidelijke vraag of omschrijving, zoals: 'Heb je speciale dieetwensen waar we rekening mee kunnen houden?'. Je kunt de titel ook in meerdere talen invullen via de vlaggetjes.
De Ondertitel is optioneel. Gebruik die voor een korte toelichting onder de vraag.
De Unieke naam bepaalt de veldcode waarmee je de waarde van dit veld kunt gebruiken in e-mails of koppelingen. Vul je niets in, dan bedenkt het systeem zelf een naam op basis van de titel. Is de titel kort, zoals 'Dieetwensen', dan wordt de veldcode ##extra_dieetwensen##. Is de titel een lange zin, dan wordt de veldcode ook lang en onhandig. In dat geval is het slimmer om zelf een korte unieke naam in te vullen. Gebruik alleen letters, cijfers en underscores. Je kunt de veldcode daarna gebruiken in de e-mailcommunicatie van de bijeenkomst. Zo kun je bijvoorbeeld de dieetwens van een deelnemer vermelden in een bevestigingsmail. Meer over e-mails en veldcodes lees je in het artikel 'E-mails instellen bij bijeenkomsten'.
Let op: de unieke naam kun je na het aanmaken niet meer wijzigen. Wel zo handig, want zo gaan je veldcodes niet stuk.
Veldgedrag
Kies het Veldtype dat past bij de vraag. Enkele voorbeelden:
- Meerregelig tekstveld: voor open antwoorden, zoals dieetwensen
- Keuzelijst: voor een vaste set opties, zoals t-shirtmaten
- Vinkje: voor een ja/nee-vraag
Vink 'Het veld is verplicht' aan als deelnemers het veld altijd moeten invullen.
Bij Veldbreedte en Veldhoogte bepaal je de afmetingen van het invoerveld. Voor een open tekstveld zoals dieetwensen is een grotere hoogte fijn, zodat deelnemers meer ruimte hebben om te typen.
Klik op 'Opslaan' om het veld toe te voegen aan het formulier.
Bestaand veld wijzigen of verwijderen
Klik met je rechtermuisknop op het veld in de formulierstructuur. Kies 'Wijzig' om de instellingen aan te passen, of 'Verwijder' om het veld te verwijderen.
Zichtbaarheidsregels
Wil je een vraag alleen tonen aan deelnemers met een bepaald ticket? Stel dan een zichtbaarheidsregel in.
Kies bij Veld-zichtbaarheid voor 'Veld is alleen zichtbaar als aan bepaalde condities voldaan is'. Vink daarna de tickettypen aan waarbij het veld zichtbaar moet zijn. Bij alle andere tickettypen blijft het veld verborgen.
Voorbeelden:
Je organiseert een congres met een dinerticket. Alleen deelnemers met het dinerticket zien de vraag over dieetwensen.
Of je hebt een aparte ticketsoort voor vrijwilligers. Tijdens het event dragen zij een herkenbaar t-shirt. Je vraagt hun maat op via het formulier.
Gedeelde bijeenkomsten-velden
Gebruik je bij meerdere bijeenkomsten dezelfde vragen? Dan hoef je het veld niet iedere keer opnieuw aan te maken. Je vindt het paneel met gedeelde velden aan de rechterkant van het formuliervenster.
Gedeeld veld aanmaken
Klik met je rechtermuisknop op 'Gedeelde bijeenkomsten-velden', of beweeg erover en klik op de drie puntjes. De instellingen zijn gelijk aan die van een gewoon veld, met één uitzondering: veld-zichtbaarheid stel je hier nog niet in. De tickettypen verschillen namelijk per bijeenkomst.
Gedeeld veld gebruiken in een formulier
Sleep het veld vanuit het rechter paneel naar de gewenste sectie in het formulier. Nadat je het veld hebt toegevoegd, kun je het wijzigen via de drie puntjes of rechtermuisknop. Je kunt dan alsnog instellen voor welke tickettypen het veld zichtbaar is.
Formulier opslaan
Klik op 'Opslaan en sluiten' als je klaar bent met het formulier. De wijzigingen zijn direct actief voor de bijeenkomst.