Bij een groepsaanmelding kan de aanmelder in sommige gevallen zelf kiezen of hij deelneemt. Stel je dit in, dan ontvangt de aanmelder de e-mail bij 'Aangemeld (aanmelder)' ook als hij zich niet zelf heeft aangemeld. Houd hier rekening mee bij het formuleren van de bevestigingstekst. Schrijf bijvoorbeeld 'Je aanmelding is ontvangen' in plaats van 'Leuk dat je erbij bent'. Meer over groepsaanmeldingen lees je in het artikel 'Groepsaanmelding instellen'.

Heeft de aanmelder tijdens het aanmeldproces betaald? Dan wordt de factuur automatisch als bijlage meegestuurd met de bevestigingsmail bij 'Aangemeld (aanmelder)'. Hier hoef je niets voor in te stellen.

Kies bij Kies het tijdstip van verzenden een van twee opties:

• Nu meteen - de e-mail wordt kort na het opslaan verstuurd. Let op: dit kun je niet ongedaan maken.
• Later - je kiest zelf een datum en tijd waarop de e-mail wordt verstuurd.

Kies bij Iedereen met de status welke groep deelnemers de e-mail ontvangt:

• Aangemeld - alle deelnemers met de aanmeldstatus 'Aangemeld'.
• Aanwezig - alleen deelnemers die als aanwezig zijn geregistreerd. Handig voor een follow-up of evaluatiemail na afloop.
• Afwezig - alleen deelnemers die aangemeld waren maar niet aanwezig waren (no-shows). Handig voor een 'We hebben je gemist'-mail.

Vink daarnaast 'Verzend naar nieuwe aanmeldingen' aan als de e-mail ook moet worden verstuurd naar deelnemers die zich aanmelden nadat het verzendtijdstip al verstreken is. Dat is handig bij e-mails met praktische informatie die iedere deelnemer moet ontvangen, ongeacht het moment van aanmelding.

In de e-maileditor vind je linksboven de knop 'Veldcodes'. Klik erop om een lijst te openen met alle beschikbare veldcodes. Klik op een veldcode om deze in te voegen op de plek waar je cursor staat.

De lijst bevat onder andere veldcodes voor de aanhef, naam en organisatie van de deelnemer, gegevens van de bijeenkomst (datum, tijd, locatie), activiteiten, ticketinformatie en diverse URL's naar onderdelen van de bijeenkomst. Ook de Check-in QR code en het wachtrijnummer kun je hier selecteren.

Een URL-veldcode in je e-mailtekst plakken is niet handig voor de lezer. De ontvanger ziet dan een lange, onleesbare URL. Maak er daarom een klikbare link van met een duidelijke tekst:

1. Kies de veldcode die je wilt plaatsen via het menu 'Veldcodes'.
2. Selecteer de veldcode zoals die in de editor is verschenen.
3. Klik op het link-icoon in de werkbalk (of gebruik Invoegen > Hyperlink invoegen/bewerken).
4. Knip de veldcode uit het veld Linktekst (Ctrl+X of Cmd+X).
5. Plak de veldcode in het veld Url (Ctrl+V of Cmd+V).
6. Typ bij Linktekst de tekst die je wilt tonen, bijvoorbeeld 'Bekijk de materialen'.
7. Klik op 'Ok'.

De ontvanger ziet dan een nette, klikbare link in plaats van een lange URL.

Heb je meerdere ticketsoorten? Dan wil je soms per ticketsoort andere informatie meesturen in dezelfde e-mail. Bijvoorbeeld: VIP-tickethouders krijgen informatie over de exclusieve ontvangst, terwijl reguliere deelnemers informatie over de algemene ingang krijgen.

Dit regel je in twee stappen:

1. Stel per ticketsoort een tekst in. Ga naar Tickets & Aanmelden > Tickets, open de gewenste ticketsoort en vul de tekst in bij Tekst voor e-mails.
2. Voeg in je e-mail de veldcode 'Ticket tekst' in op de plek waar je de ticket-specifieke informatie wilt tonen.

Bij het versturen wordt de veldcode automatisch vervangen door de tekst die hoort bij het ticket van de ontvanger. Meer over ticketsoorten lees je in het artikel 'Tickettypen aanmaken'.

De veldcodelijst bevat diverse URL's, zoals links naar de materialen-sectie, de deelnemers-sectie, de aanmeldpagina en de wijzig- of annuleerpagina van de aanmelding. Deze links bevatten automatisch een token waarmee de ontvanger niet eerst hoeft in te loggen, ook als de pagina (zoals 'Materialen' of 'Deelnemers') alleen beschikbaar is voor ingelogde gebruikers. Na het openen van zo'n link kan de deelnemer ook doorklikken naar andere onderdelen van de bijeenkomst.

Is je bijeenkomst online of hybride? Gebruik dan de veldcode 'URL naar de online bijeenkomst' in je e-mail. Zo ontvangen deelnemers de link waarmee ze kunnen deelnemen. Stuur deze link bij voorkeur in een e-mail op de dag van de bijeenkomst zelf, zodat deelnemers hem op het juiste moment bij de hand hebben.

Werk je met wachtrijnummers om deelnemers bij binnenkomst te verdelen over meerdere balies? Stuur het wachtrijnummer dan mee in de bevestigingsmail of een herinneringsmail. Gebruik hiervoor de veldcode 'Wachtrijnummer'. Meer hierover lees je in het artikel 'Wachtrijnummers voor de ontvangst van deelnemers'.

Gebruik je de check-in-functie bij je bijeenkomst? Dan ontvangen deelnemers een QR-code waarmee ze bij binnenkomst kunnen worden gescand.

Standaard wordt de QR-code automatisch onderaan de bevestigingsmail geplaatst (de e-mails bij de gebeurtenis 'Aangemeld'). Wil je zelf bepalen waar de QR-code in de e-mail verschijnt? Voeg dan de veldcode 'Check-in QR code' in op de gewenste plek. Het systeem plaatst de code dan niet meer automatisch onderaan.

Je kunt de QR-code ook toevoegen aan andere e-mails, bijvoorbeeld een herinneringsmail de dag voor de bijeenkomst. Zo hebben deelnemers hun QR-code altijd bij de hand.

Bij het kopiëren worden de verzendtijdstippen van tijdgebonden e-mails opnieuw berekend. Het kan dan voorkomen dat een e-mail ineens in het verleden of op vandaag zou vallen. Dat zou betekenen dat de e-mail direct wordt verstuurd, terwijl je de inhoud misschien nog wilt aanpassen.

Om dit te voorkomen past het systeem de volgende stappen automatisch toe:

1. E-mails waarvan het verzendtijdstip vóór morgen valt, worden automatisch gedeactiveerd.
2. Je krijgt hiervan een melding.
3. Je komt direct op de pagina 'E-mails' terecht, zodat je de e-mails kunt controleren en aanpassen.

Dit geldt alleen bij het kopiëren van een bijeenkomst of het aanmaken op basis van een template. Bij het kopiëren van templates onderling is dit niet aan de orde.