Korte samenvatting:
Filter de factuuropdrachten waarvan je facturen wilt maken en controleer de gegevens goed. Klik op 'Maak facturen', kies eventueel voor het samenvoegen van opdrachten per debiteur en bevestig met 'Maak facturen'. Daarna kun je de facturen versturen per e-mail of per post.
Heb je facturen klaarstaan als factuuropdracht? Dan is het tijd om ze om te zetten naar echte facturen die je naar je debiteuren kunt sturen. Dat doe je in een paar stappen.
Wat is het verschil tussen een factuuropdracht en een factuur?
Een factuuropdracht is de voorloper van een factuur. Hierin staan alle gegevens die nodig zijn om een factuur te kunnen maken, zoals de naam van de debiteur, het bedrag en de omschrijving van de factuurregel.
Een factuur is het document dat je hieruit maakt. Meestal is dit een pdf-bestand, maar de factuur kan ook als Peppol-bericht worden verstuurd. Je verstuurt de factuur naar de debiteur, de relatie in je CRM die de factuur moet betalen.
Zorg dat je factuuropdrachten klaarstaan
Voordat je facturen kunt genereren, moeten er factuuropdrachten klaarstaan. Je maakt deze op twee manieren aan:
- Handmatig, zie het artikel: 'Hoe maak ik handmatig een factuuropdracht aan?'
- Automatisch vanuit een ander product, zoals voor een abonnement (Memberships) of een bijeenkomst (Meetings & Events)
Let op: facturen kun je niet meer terugdraaien
Zodra je een factuur hebt aangemaakt, kun je dit niet meer ongedaan maken. Wil je een fout herstellen? Dan maak je gebruik van een creditfactuur. Controleer daarom de factuuropdrachten altijd goed voordat je facturen genereert.
Facturen genereren
Volg deze stappen om facturen te genereren:
- Filter in de rechterkolom de opdrachten waarvoor je facturen wilt genereren
- Controleer nogmaals goed de inhoud van de factuuropdrachten.
- Klik op 'Maak facturen'.
Je krijgt daarna een scherm waarin je om bevestiging wordt gevraagd:
- Je kunt hier optioneel een opmerking invoeren. Of deze opmerking op de factuur verschijnt, hangt af van de instellingen van je factuursjabloon.
- Je kunt ervoor kiezen om alle opdrachten van één debiteur samen te voegen tot één factuur. Ook kun je ervoor kiezen om alleen de debet-factuuropdrachten samen te voegen, zonder de credit-factuuropdrachten.
- Heb je meerdere factuursjablonen? Dan kies je hier welk sjabloon wordt gebruikt.
Factuuropdrachten kun je alleen samenvoegen als ze gelijke eigenschappen hebben, zoals de administratie, debiteur, adres, betalingscondities en kostenplaats.
Klik tot slot op 'Maak facturen' om de facturen definitief aan te maken.
Facturen versturen
De aangemaakte facturen worden onder de tab 'te versturen facturen' geplaatst. Je kunt hier nu achtereenvolgens de facturen mailen, via Peppol versturen of downloaden om per post te versturen.
Wat je hierover moet weten:
- De opties voor e-mail en Peppol zijn alleen beschikbaar als dit is ingeschakeld bij de instellingen voor e-invoicing.
- Iedere debiteur met een Peppol ID ontvangt de factuur via het Peppol netwerk. Klik op 'Verstuur # aantal facturen via Peppol'
- Overige debiteuren met een e-mailadres worden gemaild. Klik op 'E-mail # aantal factuur/facturen' om de facturen te versturen.
- De rest zonder e-mailadres dient per post te worden verstuurd. Als je klikt op 'Verstuur # aantal factuur/facturen per post' download je een bestand met de facturen die je zelf kunt (laten) versturen.
Lees meer over: 'Hoe verstuur ik facturen?'
Hoe nu verder?
Na het versturen van de factuur start het inningsproces. Denk hierbij aan automatische incasso-opdrachten, storneringen, online betalingen, overboekingen en herinneringen. Deze artikelen helpen je verder: