Dit artikel beschrijft de eigenschappen van de facturatie-module op hoofdlijnen.
Administratie als overkoepelend orgaan voor facturatie, fondsenwerving en andere financiële producten
We hebben veel mogelijkheden in ons platform om het mogelijk te maken je financiën te beheren. Je kunt aan fondsenwerving doen, online (laten) betalen, abonnementen afgeven, etcetera. Als deze features werken samen en zijn verbonden onder één administratie.
Facturatie
De facturatie-module is een centrale module die instaat voor het genereren van opdrachten en eventueel daaruit volgende facturen. De module kan overweg met één of meerdere administraties. Een administratie is een entiteit met specifieke eigenschappen:
- Algemene kenmerken zoals het standaard aantal 'vervaldagen'
- Kostenplaatsen
- Factuurreeksen
- Pdf-sjablonen voor facturen en herinneringen
- Sjablonen voor e-invoices en -herinneringen
Voorbeeld: bij Procurios zelf gebruiken we het concept 'Administraties' om onderscheid te maken in facturen van onze Nederlandse en Belgische vestiging.
Workflow facturatie
De workflow van facturatie ziet er zo uit:
- Opdracht aanmaken: manueel of automatisch (door een ander Product, zoals Abonnementen)
- Opdracht omzetten naar een factuur
- Opvolging van de betaalstatus van een factuur
Boekhouding is géén onderdeel van deze module.
Lees meer over Van banktransactie naar boekhouding
Pdf-sjablonen voor facturen en herinneringen
Onder pdf-sjablonen kun je zowel factuur-pdf-sjablonen als herinnnering-pdf-sjablonen creëeren.
Met de opties die je bij de sjablonen ziet, kun je het sjabloon naar eigen wens inrichten. Je kunt je eigen logo toevoegen, een begeleidende tekst en een voettekst. Bij factuursjablonen kun je opties of kolommen aan of uit zetten.
Eén factuursjabloon kun je zowel voor incasseerbare als niet-incasseerbare facturen gebruiken. In de begeleidende tekst beschrijf je hoe de betaling verloopt. Voor incasseerbare facturen maak je gebruik van de optie voor een 'alternatieve tekst voor incasseerbare facturen'.
Voor verzending per post kun je hetzelfde factuursjabloon gebruiken. Je kunt eventueel logo en voettekst verbergen als dit al op je briefpapier aanwezig is.
Als je meerdere factuursjablonen gebruikt kun je, op het moment dat je facturen aanmaakt, kiezen welke factuursjabloon je wilt toepassen op de betreffende facturen.
E-invoicing / e-mailsjablonen
Nadat je factuursjabloon is ingericht, kun je ook e-mailsjablonen inrichten t.b.v. e-invoicing. Deze sjablonen bepalen hoe de mails eruit zien die gestuurd worden naar je relaties als er een nieuwe factuur is gemaakt of als een relatie herinnerd wordt aan een verlopen factuur.
Over het inrichten van e-mailsjablonen lees je meer in dit artikel: Factuur e-mailsjablonen
Rapportage
Voor een boekhouder is van belang dat de financiële stromen inzichtelijk is. Dit kun je doen door middel van grootboekrekeningen. Als je dit hebt ingericht, krijg je maandelijks een overzicht van de omzet per grootboekrekening.
Lees meer over: Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform
Periodes (en boekjaren) kunnen op slot
Om ervoor te zorgen dat je collega's geen handelingen meer uitvoeren binnen een periode die je hebt afgesloten in je boekhouding, kun je deze periode op slot zetten binnen je implementatie. Dat kun je doen in de interface waar periodes inzichtelijk zijn. Het gevolg is dat het binnen die periode niet meer mogelijk is om factuuropdrachten te maken, te crediteren, donaties aan te maken of betalingen te doen. Ook importeren van zaken die te maken hebben met je financiën zijn dan niet meer mogelijk.
Ook kun je een boekjaar op slot zetten. Dit zorgt ervoor dat voor dat hele jaar (en dus alle periodes binnen dat jaar) geen handelingen meer kunnen uitgevoerd.
Wanneer je een periode op slot zet, dan kun je deze ook weer van het slot halen. Wanneer je een boekjaar op slot zet, dan kun je dit niet meer terugdraaien!
Factuurreeksen
Als je werkt met specifieke factuurreeksen. Bijv. een reeks per jaar.
Dan moet je er aan denken om bij de start van de volgende periode een nieuwe factuurreeks aan te maken.
- 2023xxxxx
- 2024xxxxx
- etc...
Dat stel je in onder Instellingen binnen de module Facturatie
