Het komt weleens voor dat een betaalde factuur wordt gecrediteerd, of dat iemand per ongeluk teveel geld overmaakt voor een openstaande factuur. In dit soort gevallen moet er geld worden terugbetaald.
Als dit een enkele voorkomt is dat niet zoveel werk en voer je als financieel medewerker de overboeking bij de bank in. Als dit om een groot aantal gevallen per maand gaat, dan is dit handmatig invoeren bij de bank een flinke administratieve klus. In dat geval kun je de restituties ook vanuit het Procurios Platform regelen.
Ik zal allereerst de individuele restitutie beschrijven die je zelf via de bank uitvoert en vervolgens de 'bulk'-verwerking vanuit het Procurios Platform
In geen geval hoef je in een dergelijke situatie een credit-factuur te maken. Er verandert namelijk niets aan de oorspronkelijke betalingsverplichting van de debiteur.
Restitutie via de bank
Als voorbeeld gaan we uit van de volgende situatie:
Er is een factuur met een bedrag van € 30,-, maar er wordt € 35,- overgemaakt.
Bij de betalingsverwerking in Procurios koppel je allereerst de betaling van € 35,- op de openstaande factuur.
De factuur heeft dan een openstaand bedrag van € - 5,-. Dit bedrag moet worden teruggestort.
NB: Je maakt hiervoor géén creditfactuur
Het terugstorten van het te veel betaalde bedrag kun je handmatig vanuit je bankaccount doen. Geef een duidelijke beschrijving mee met daarin o.a. het factuurnummer er in.
Bij de volgende verwerking van de betalingstransacties zal je deze credit betaling van € - 5,- tegenkomen. Zo mogelijk, zal hij automatisch zijn verwerkt en gekoppeld aan de originele factuur. Indien nodig, dan koppel je zelf handmatig de betaling aan de originele factuur.
De factuur ziet er nu als volgt uit:
Totaal factuurbedrag: € 30,-
Betaling op datum x: € 35,-
Betaling op datum y: € - 5,-
Totaal openstaand bedrag: € 0,-
Restitutie via overschrijving vanuit Procurios
Zeker in het geval dat je regelmatig restituties moet doen, kan deze werkwijze je veel tijd besparen. Je kunt nl. meerdere overbetalingen ineens verwerken. Daarnaast zullen de uitbetalingen altijd automatisch gekoppeld worden aan de factuur, waardoor je ook dat nooit handmatig hoeft te doen.
De instructie is wat langer, dan bovenstaande instructie, maar je zult zien dat als je dit enkel keren hebt gedaan, je je tijd snel terugverdient.
Eenmalig inrichting voor het gebruik van Overschrijvingen
Ter voorbereiding voor het gebruik van Overschrijvingen moet je eenmalig het volgende instellen
- Controleer bij je bank of je een bestand (formaat: mt940) met uitbetalings-instructies kunt uploaden.
- Controleer in je CRM of er een relatie aanwezig is van je eigen organisatie. Naast de naam van je organisatie moet deze de volgende informatie bevatten op de relatiekaart:
- Een geldig (post)adres van de organisatie
- Het IBAN
- Ga vervolgens naar Finance > Administratie (indien van toepassing) > Instellingen algemeen (radar icoontje)
- Zoek het veld 'Leverancier' en selecteer hier de relatie van je eigen organisatie.
Uitvoering
Voorwaarde voor het maken van een instructie is wel dat de bankrekening van de debiteur vastgelegd moet zijn op zijn relatiekaart.
Hoe ga je te werk:
- Open het overzicht met 'Open facturen' onder Finance
- Filter een specifieke factuur of meerdere facturen tegelijk waarvan je een uitbetaling wilt doen
- Klik op de knop 'Genereer overschrijvingsinstructies' bovenaan het facturen-overzicht.
- Van álle facturen die in het (gefilterde) facturenoverzicht zichtbaar zijn zal nu een overschrijvingsinstructie worden gemaakt. Controleer daarom goed of dit bij al deze facturen de bedoeling is.
- De overschrijving wordt gedaan op de bankrekening zoals deze op de relatiekaart van de debiteur staat. Dit kan een andere rekening zijn dan van waar de betaling is gedaan. Houdt hier rekening mee.
- Kies dan een vervaldatum. Dit is de datum waarop de overschrijving moet plaatsvinden.
- En selecteer de transactie-omschrijving.
- Klik tot slot op 'Genereer instructies'
Nadat je dit hebt gedaan, zullen de overschrijvinginstructies te vinden zijn onder Finance > Overschrijvingen > Over te schrijven.
Als alle instructies zijn aangemaakt kun je van de instructies een batch aanmaken met de knop 'maak batch van selectie'. Als je meerdere Administraties hebt, moet je eerst de betreffende administratie selecteren.
Tot slot kun je de batch downloaden en uploaden bij je bank.
Soms wil een penningmeester ook inzicht hebben in welke uitbetalingen er uitgevoerd gaan worden. In dat geval kun je ook een excel export maken van de batch. Deze excel export kun je niet aanbieden aan je bank.
De verwerking van de overschrijvingen zul je als één totaalbedrag terugzien in je banktransacties. Als je deze importeert in Procurios, zal deze automatisch worden verwerkt en de overschrijvingen gekoppeld aan de betreffende facturen. Het openstaande bedrag van je factuur zal dan op € 0,- staan.