Na het versturen van een factuur hoop je uiteraard dat iedere debiteur netjes binnen de aangegeven termijn betaalt. In de praktijk werkt dat natuurlijk niet altijd zo. Bijvoorbeeld omdat de incasso gestorneerd is of omdat iemand vergeten is een overschrijving te doen. Daar wil je deze leden, deelnemers, of bestellers dan even vriendelijk op attenderen. Maar na uitblijven van betaling wil je daar ook stevigere consequenties aan verbinden. Toch?!
Met de module Herinneringen binnen Finance kun je dit proces heel handig regelen. Jij bepaalt hoe vaak en wanneer je een debiteur een herinnering wilt sturen.
Er zijn 2 varianten voor het versturen van herinneringen in het Procurios Platform:
- Een herinnering op basis van 1 of meer openstaande facturen per debiteur. (Deze methode wordt uitgefaseerd.)
- Een herinnering per openstaande factuur. (Dit is de huidige methode.)
Methode 1 kent als probleem dat je niet kunt zien hoe vaak er voor een specifieke factuur al een herinnering is verstuurd. Je weet alleen wanneer de láátste herinnering is verstuurd.
Bij methode 2 weet je, per factuur, in welke herinneringsfase deze zich bevindt. Zo kun je ook beter bepalen op welk moment er consequenties volgen op wanbetaling.
De 1e methode zal gaandeweg worden uitgefaseerd. Wil je overstappen naar de huidige methode, vraag dit dan bij ons aan. Het omzetten kost een paar uur aan gezamenlijke inspanning.
Ben je benieuwd welke methode jij nu gebruikt? Ga dan naar Finance > Facturatie > [kies je administratie als je er meer dan één hebt] > Instellingen
Staat Herinneringen in dit menu-onderdeel? Dan gebruik jij reeds methode 2 (per factuur). Zo niet, dan maak je nog gebruik van methode 1 (per debiteur).
Herinneringsstappen inrichten
Ga naar Finance > Facturatie > [kies je administratie als je er meer dan één hebt] > Instellingen > Algemeen
Stel bij het veld 'Standaard vervaldagen' in na hoeveel dagen na de factuurdatum de 1e Herinnering geactiveerd moet worden.
Ga naar Finance > Facturatie > [kies je administratie als je er meer dan één hebt] > Instellingen > Herinneringen
Maak daar voor iedere herinneringsfase een Herinnering aan.
Met het volgnummer geef je aan in welke volgorde iedere Herinnering moet worden uitgevoerd.
De factuur zal in aanmerking komen voor de 1e Herinnering na het verlopen van de vervaldagen van de factuur zoals deze is ingesteld bij de algemene instellingen van jouw administratie.
Met vervaldagen bij 'Herinneringen' geef je aan hoeveel dagen ná het aanmaken van de eerste herinnering een factuur voor een volgende herinnering in aanmerking komt.
In het voorbeeld van bovenstaande en onderstaande afbeelding zou een consequente wanbetaler het volgende ontvangen:
- Op dag 0 / factuurdatum: De factuur
- Na 30 dagen: de 1e herinnering per e-mail kan aangemaakt worden (mits er een e-mailadres bekend is; anders per post)
- Na nogmaals 30 dagen: de 2e herinnering per post
- Na nog eens 15 dagen: de Laatste herinnering
- Na 10 dagen: overdracht naar Incasso bureau
Je kunt bij de verzendmethode post kiezen voor een csv-download, welke je kunt doorsturen naar een drukker of naar een incasso-bureau.
Communicatie-teksten instellen
'De Herinnering' die je naar de debiteur verstuurt bestaat, net als bij het verzenden van de oorspronkelijke factuur, uit:
- een begeleidende mailtekst waarin feitelijk de herinnering aan een openstaande factuur staat en het vriendelijke verzoek tot betaling.
- de factuur met zo nodig aangepaste teksten.
In deze beschrijving gaan we er van uit dat je reeds een PDF-factuursjabloon hebt ingericht of zelfs al gebruikt hebt. Heb je dit niet, lees dan eerst verder in dit artikel over Factuur e-mailsjablonen.
E-mailsjabloon inrichten
Ga naar Finance > Facturatie > Instellingen > E-mailsjablonen.
Je ziet hier naast de tab 'Factuur E-mailsjablonen' ook de tab 'Herinnering E-mailsjablonen'. Onder deze laatste voeg je een e-mailsjabloon toe.
Je begint met het aangeven van de criteria voor dit e-mailsjabloon.
- Taal van de debiteur
- Factuursjabloon die is gebruikt voor het aanmaken van de factuur
- Is er een machtiging afgegeven voor een Incasso en is de factuur dus incasseerbaar?
- De herinnering(-stap) waarin dit sjabloon gebruikt moet worden
Vervolgens maak je de mail op die de debiteur moet ontvangen.
Bedenk of je met de hierboven ingestelde criteria alle situaties hebt gedekt. Zo niet, dan moet je wellicht nog een e-mailsjaboon toevoegen voor de overige situaties.
Bijvoorbeeld. Je hebt een e-mailsjabloon ingericht met het criterium 'Alleen incasseerbaar', dan zullen niet incasseerbare facturen nog niet herinnerd kunnen worden. Maak dan nog een e-mailsjabloon aan met het criterium 'Alleen niet incasseerbaar'.
PDF-sjabloon specificeren
Open nu (een van) de factuursjabloon/-en waarvoor een herinnering zal worden verstuurd.
Die vind je onder: Finance > Facturatie > Instellingen > PDF sjablonen
Als je in dit factuur PDF-sjabloon naar beneden scrolt zie je de titels van de herinneringsstappen.
- Titel: Dit is een vervanging voor waar gewoonlijk het woord 'Factuur' staat.
- Alternatieve teksten voor...: Dit is de tekst die boven de factuurregels wordt geplaatst en vervangt de standaard tekst die bovenaan de sjabloon-instellingen staan onder 'Teksten voor factuur'
Zowel titel als alternatieve tekst zijn optioneel.
Herinneringen aanmaken en versturen
Wanneer nu facturen in aanmerking komen voor een herinnering wordt dit getoond in het overzicht Herinneringen. (1).
Je ziet daar voor welke herinnering een factuur in aanmerking komt (2) en wanneer de laatste herinnering is verstuurd (3).
Via de knop 'Maak herinnering' (4) kun je alle herinneringen die je op dat moment in beeld hebt in een keer aanmaken. Met het filter aan de rechterzijde kun je filteren op facturen die aan specifieke voorwaarden voldoen als je alleen hiervan de herinnering wilt aanmaken.
In het daaropvolgende tabblad 'Te versturen herinneringen' kun je de Herinnering mailen of per post versturen, zoals je dit ook doet bij het versturen van facturen.
Herinneringen instelling voor het eerste gebruik
Voordat je de eerste keer Herinneringen gebruikt stel je in op welke manier je Herinneringen wilt inzetten. Dit doe je onder Finance > Facturatie > [de betreffende administratie] > Instellingen > algemeen.
Als je de herinneringen per e-mail wilt versturen, vink dan 'E-herinneringen ingeschakeld' aan.
Herinneringen aanmaken
Het proces van herinneren bestaat uit 2 eenvoudige handelingen:
- Ga naar Finance > Invoices > [de betreffende administratie] en dan binnen het onderdeel Herinneringen. Onder de tab 'Te herinneren debiteuren' verschijnen automatisch alle facturen waarvan de vervaldatum is verlopen.
- Bepaal voor welke facturen je een (nieuwe) herinnering wilt maken. Kijk hiervoor naar de kolom 'Laatste herinnering' en filter op debiteuren d.m.v. de filteropties 'Dagen vervallen' of 'Dagen sinds de vorige herinnering'
- Klik hier op 'Maak herinneringen' om de herinnering aan te maken.
Herinneringen versturen
Er zijn nu herinneringen aangemaakt die je kunt versturen. Deze verschijnen onder het tab 'Te versturen herinneringen'.
Je kunt de herinneringen eenvoudig versturen d.m.v. de knop 'E-mail .. herinneringen'. Zie je deze knop niet? Dan heb je het vinkje E-herinneringen niet ingesteld bij Instellingen.
Ook kun je de herinneringen individueel downloaden, printen en per post versturen.
Verzonden herinneringen bekijken
De verzonden herinneringen zie onder de zogenoemde tab.
