Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal project met als doel het standaardiseren van grensoverschrijdend elektronisch berichtenverkeer binnen de Europese Unie. Dit is handig en soms noodzakelijk voor facturatie aan nationale én internationale relaties. Het Peppol-netwerk is de veilige manier voor het uitwisselen van o.a. verkoop- en inkoopfacturen.
Voordat je een factuur via Peppol kunt versturen moet er mogelijk een aanvullende module op je platform worden geïnstalleerd. (Nieuwe klanten vanaf medio 2021 hebben deze module standaard.) Vind je instellingen voor Peppol niet terug in jouw Procurios-omgeving? Vraag dan ondersteuning van een consultant om dit voor je te activeren.
Administratie klaarmaken voor gebruik
Er zijn twee plekken waar iets moet worden ingesteld om Peppol te kunnen gebruiken: bij de Administratie, onder de facturatie-instellingen, en op de debiteurkaarten van de debiteuren naar wie je facturen via Peppol wil versturen.
Facturatie-instellingen
Ga naar Finance > Facturatie en open de Administratie waarvoor je het versturen van facturen via Peppol mogelijk wil maken. Klik op het tandwiel en klik op 'Algemeen' om instellingen voor Peppol te vinden.
Scroll naar UBL-gerelateerde instellingen.
Hier geef je aan of er facturen vanuit deze administratie via Peppol verzonden mogen worden. Verder koppel je bij Leverancier de relatie van jouw organisatie (uit het CRM) en de Contactpersoon van je organisatie. Verder vul je hier je eigen ID in: in het voorbeeld is dit het Belgisch ondernemingsnummer.
Staat jouw eigen organisatie of de contactpersoon nog niet in het CRM? Voeg 'm dan eerst toe. Zorg ervoor dat het BTW-nummer bij jouw organisatie ingevuld staat.
Let op: zijn er meerdere administraties in jouw Procurios-omgeving? Vul dan per administratie de juiste gegevens in.
Debiteur-instellingen
Na de bovenstaande stappen, heb je je eigen organisatie klaar gemaakt voor het versturen van facturen via Peppol. Maar het kan goed zijn dat je relaties hebt die níet hun factuur via Peppol willen ontvangen, maar via e-mail of per post. Daarom dien je voor elke debiteur apart in te stellen dat ze facturen via Peppol willen krijgen, en via welke instellingen.
Elke relatie die facturen heeft, heeft ook een 'debiteurkaart'. Die is te vinden bij de relatie, of vanaf de factuur, helemaal rechts bovenaan onder de link met de naam van de debiteur. Hier voer je het ID van degene aan wie je facturen via Peppol wilt versturen in. In het voorbeeld hieronder weer het Belgisch ondernemingsnummer. Bovendien moet ook bij deze debiteur het BTW-nummer ingevuld zijn op de relatiekaart zelf.
Facturen versturen
Facturen met de status 'te versturen' verschijnen als gewoonlijk binnen Finance onder het tabblad Te versturen facturen. Voor factureren van debiteuren die per Peppol verstuurd moeten worden, verschijnt hier nu de knop Verstuur # facturen via Peppol. Klik op deze knop om de facturen te versturen. De status van de factuur wordt na verzending automatisch op Open gezet.