Korte samenvatting:
Het memoriaal laat zien hoe de betaaltransacties in Procurios zich verhouden tot je boekhouding. Iedere betaling wordt geboekt op de grootboekrekening die jij hebt ingesteld. Zo kun je de administratie in Procurios controleren tegen je boekhouding. Wil je het memoriaal instellen of downloaden? Dan lees je dat in de artikelen 'Memoriaal activeren en inrichten' en 'Hoe exporteer ik het maandelijkse memoriaal?'
Werk je met Procurios en wil je weten hoe je administratie aansluit op je boekhouding? Dan is het memoriaal onmisbaar. Dit artikel legt uit wat het memoriaal is en waarom je het gebruikt.
Waarom heb je een memoriaal nodig?
Met Procurios hoef je geen debiteurenadministratie meer bij te houden in je boekhoudpakket. Dat geldt in ieder geval voor de betalingen die binnen Procurios plaatsvinden. Toch wil je natuurlijk wel dat de administratie in Procurios klopt met je boekhouding.
Daarvoor gebruik je het memoriaal. Het memoriaal geeft je alle informatie die je nodig hebt om deze aansluiting te maken. Je past de vorm en inhoud van het memoriaal aan op de behoeften van je organisatie en het boekhoudpakket dat je gebruikt.
Wat laat het memoriaal precies zien?
Het memoriaal geeft alle totalen weer over een afgesloten periode. Dit gebeurt per omzet- of tussenrekening en per debiteurenrekening.
Iedere betalingstransactie wordt geboekt op de grootboekrekening die jij hiervoor hebt ingesteld. Gebeurt dit correct? Dan geeft het memoriaal een sluitende financiële administratie. Hierop kun je een financiële controle uitvoeren, ook wel 'reconciliatie' genoemd.
Zo maakt het memoriaal inzichtelijk aan welke fondsen of grootboekrekeningen donaties of uitbetalingen ten goede komen. Denk aan betalingen van abonnementen, webshop-transacties of binnengekomen donaties.
Het proces in beeld
Onderstaand schema laat het hele proces zien: van het versturen van een factuur tot de verwerking in je boekhouding via het memoriaal. Dit voorbeeld gaat over facturatie. Werk je met donaties? Dan verloopt het proces op een vergelijkbare manier (maar gaat het niet om debiteuren).
Werk je met een tussenrekening voor banktransacties?
Worden banktransacties direct ingeladen in je boekhoudpakket? Dan stel je in je boekhouding een 'tussenrekening' in. In de Administratie in Procurios stel je vervolgens diezelfde grootboekcode in op de betreffende bankrekening.
Via het memoriaal vertel je de boekhouding dan op welke verschillende grootboekcodes het bedrag op de tussenrekening uiteindelijk terecht moet komen.
Aan de slag met het memoriaal
Wil je het memoriaal gaan gebruiken binnen jouw organisatie? Volg dan deze twee stappen:
- Richt het memoriaal in en stel de juiste grootboekrekeningen in. Dit lees je in het artikel: 'Memoriaal activeren en inrichten'
- Exporteer maandelijks het memoriaal en verwerk het in je boekhouding. Dit lees je in het artikel: 'Hoe exporteer ik het maandelijkse memoriaal?'