Een groot deel van onze klanten gebruikt het product Donations. Hierin kan je toezeggingen vastleggen: de belofte van iemand om eenmalig of periodiek geld te doneren. Zo kan iemand toezeggen om maandelijks een tientje te doneren. Om allerlei redenen kan die persoon toch dat tientje niet doneren, bijvoorbeeld door te weinig saldo op de bankrekening. Als organisatie heb je geen recht op die donatie.

Veel CRM-systemen passen alleen het factuurstelsel toe. Als fondsenwervende organisatie maak je dan voor toezeggingen ook een factuur. Dat zorgt voor een hoop extra werk, want als iemand zijn toezegging niet nakomt, blijft er een open post in je boekhouding. Deze moet je dan handmatig dichtboeken. Door het toepassen van het kasstelsel voorkom je dit onnodige werk.

Procurios past daarom beide stelsels toe:

- Kasstelsel voor fondsenwerving

- Factuurstelsel voor ledenadministatie en andere facturabele diensten en producten

Bij Procurios heb je dus nooit openstaande posten rond toezeggingen. Je boekt de opbrengsten namelijk pas op het moment dat je het geld binnen hebt. En voor donaties waarvoor men geen tegenprestatie ontvangt, hoef je ook geen factuur te maken.

Om beide stelsels te kunnen gebruiken, stel je eerst de grootboekrekeningen in op verschillende plekken in je Platform. Als je geen Donations gebruikt, kun je de stappen bij Grootboekrekeningen instellen voor fondsenwerving overslaan.

Producten geven aan waar je inkomsten vandaan komen. Een product kan bijvoorbeeld een lidmaatschap, bijeenkomst of abonnement zijn. Producten zijn nodig om een factuur te maken. Dat kunnen zowel handmatig aangemaakte facturen zijn, als facturen voor Memberships en Meeting&Events.

Om een nieuw product aan te maken ga je naar Platform > Products en kies je binnen gewenste categorie op 'Voeg product toe'. Hier kies je welke grootboekrekening je koppelt aan het desbetreffende product.

Volgens het factuurstelsel verwerk je facturen op basis van factuurdatum. Op het moment dat je factuur gemaakt is, maar je hebt nog geen geld ontvangen, heb je een openstaande post. Bij deze openstaande post hoort een debiteur: een klant die jou nog geld schuldig is.

Je koppelt deze debiteuren aan een grootboekrekening debiteuren. Dit is een tussenrekening voor openstaande posten: alle openstaande facturen worden op deze grootboekrekening geboekt. Zodra een debiteur betaalt, wordt de post van de grootboekrekening 'debiteuren' weer afgeboekt.

Via een memoriaalboeking in je boekhoudprogramma kun je de facturen splitsen op de verschillende grootboekrekeningen.

Welke grootboekrekening je gebruikt voor debiteuren, stel je in via Finance > Instellingen > Administraties. Klik vervolgens op het wijzig-icoontje (potloodje) van de Administratie waarop je de debiteurenrekening in wilt stellen.

Om ontvangen donaties te boeken op een grootboekrekening, werk je met fondsen. Ga hiervoor naar Donations > Fondsen.

In dit overzicht kun je bestaande fondsen bekijken en eventueel wijzigen.

Klik op 'Nieuw fonds' om een nieuw fonds toe te voegen en vul hier je boekhoudcodes (=grootboekrekening) in.

Deze fondsen koppel je vervolgens aan een toezegging. Dit kan zowel bij toezeggingen die je handmatig toevoegt, als bij toezeggingen die via een online donatieformulier gemaakt worden.

Stel, je hebt in het voorjaar altijd een grote reclamecampagne om donateurs te werven. Nadat deze campagne is afgelopen wil je weten hoeveel inkomsten dat heeft opgeleverd. Op die manier kun je namelijk bepalen of je campagne een succes is geweest. 

In het Procurios Platform kun je campagnes aanmaken en daarbij boekhoudcode instellen. Zo weet je na afloop precies hoeveel een bepaalde campagne je aan inkomsten heeft opgeleverd.

Dit doe je als volgt:

Ga naar Engagement > Campagnes. Je bewerkt hier bestaande campagnes of klikt op 'Nieuwe campagne' om een nieuwe campagne toe te voegen. Tijdens het maken of bewerken van een campagne voeg je een boekhoudcode toe.

Een campagne bestaat vaak uit verschillende acties. Dit zijn activiteiten binnen een campagne. Zo kan de voorjaarscampagne bestaan uit een flyeractie, een reclamespotje op de radio en een online donatiepagina op je website.

Op dezelfde manier als bij een campagne, stel je ook voor een actie een boekhoudcode in. Zo krijg je inzicht in de inkomsten van deze specifieke actie.

Om dit in te stellen, ga je naar Engagement > Acties. Je bewerkt hier bestaande acties of klikt op 'Nieuwe campagne'. Tijdens het maken of bewerken van een actie, voeg je je boekhoudcode toe.

Als je jaarverslagen opstelt op basis van de RJ 650 richtlijn zul je in ieder geval onderscheid moeten in verschillende baten, bijvoorbeeld van bedrijven en particulieren. Deze baten kun je van elkaar onderscheiden d.m.v. donateurstypen.

Op een Donateurstype stel je ook een boekhoudcode in. Hierover hebben we een apart helpcenter artikel gemaakt: Donateurstypen inrichten.

Vaak maakt een betaalprovider de totaalomzet minus een afdracht (dat zijn de kosten aan de betaalprovider) over op de bankrekening. Voor de afdracht ontvang je dan een factuur. Om de boekhouding hiervan sluitend te krijgen boek je beiden op een tussenrekening.

Voor de betalingen die vanuit Procurios worden geïnitieerd doe je dit door op iedere betaalmethode de betreffende grootboekrekening (=tussenrekening) in te stellen. Stel bij meerdere betaalmethodes hetzelfde grootboek in als door de betaalprovider op één batch wordt uitbetaald. Wordt er in meerdere batches uitbetaald dan kun je meerdere grootboeken gebruiken. In dat geval moet je de factuur van de betaalprovider ook uitsplitsen over deze tussenrekeningen.

Het is belangrijk dat er een goede controle kan plaatsvinden tussen de boekhouding en de administratie van Procurios. Daarom is het ook aan te raden om op iedere bankrekening in Procurios een grootboekrekening in te stellen.
Transacties die binnen Procurios gekoppeld worden aan een factuur of aan een donatie komen terug in de memoriaal-rapportage.