Je organiseerde een event voor donateurs waarbij verwante organisaties een stand konden huren. Of je verkoopt advertenties voor het magazine van je vereniging. Nu is het tijd om te gaan factureren! Om deze facturen op te gaan bouwen, maak je eerst handmatig factuuropdrachten aan.
Een factuuropdracht is de voorloper van een factuur: in een factuuropdracht worden alle 'ingrediënten' verzameld die nodig zijn om een factuur te kunnen maken. In dit artikel leggen we je uit hoe je handmatig een factuuropdracht aanmaakt.
Factuuropdrachten voor Abonnementen en bijeenkomsten uit Meetings & Events hoef je niet handmatig aan te maken. Deze kun je in het product zelf met een paar drukken op de knop laten maken.
Een factuuropdracht aanmaken
Om een factuuropdracht aan te maken ga je naar Finance > Facturatie > Facturen.* Je krijgt dan een scherm met één van de volgende twee meldingen:
Klik op 'een nieuwe factuuropdracht' om een nieuwe factuuropdracht aan te maken.
Staan er al enkele factuuropdrachten klaar in de inbox? Dan vind je de knop om een nieuwe factuuropdracht aan te maken naast de melding met 'De inbox bevat X aantal factuuropdrachten' en de blauwe knop om facturen aan te maken. Klik op de knop 'Voeg factuuropdracht toe' om een nieuwe opdracht aan te maken.
*Bevat jouw implementatie meerdere administraties? Dan moet je eerst nog de juiste administratie selecteren voordat je op het scherm terechtkomt waar je factuuropdrachten kunt zien en aanmaken.
Algemene gegevens over de factuuropdracht
Onder de sectie 'Factuuropdracht' voer je de naam van de debiteur in en geef je een eventuele referentie mee, zoals een ordernummer of iets anders dat je hebt afgesproken met de debiteur. Ook is het mogelijk om een bijlage toe te voegen, bijvoorbeeld van de getekende offerte of eerder verstuurde orderbevestiging.
Automatische incassoafspraak
Heb je speciaal voor deze situatie een incassoafspraak gemaakt met de debiteur? Dan kun je hier de afspraak selecteren die je eerder hebt aangemaakt of direct een nieuwe automatische incasso-afspraak aanmaken.
Heb je eerder onder Finance > Automatische incasso > Afspraken één of meerdere incassoafspraken ingevoerd die nog niet zijn gebruikt voor een factuur of een toezegging/abonnement? Dan krijg je na het klikken op 'Selecteren/wijzigen' een lijst met incasso-afspraken te zien. In het voorbeeld hieronder zie je dat er 1 incassoafspraak klaar staat om te selecteren.
Maak je een nieuwe incassoafspraak aan? Dan verschijnen er diverse opties:
- Incassant: Kies hier de gewenste incassant.
- Type: Kies hier of het een Eenmalige of Doorlopende incassoafspraak is. In het geval van een handmatige factuuropdracht kies je meestal voor Eenmalig, tenzij de factuur gespreid betaald gaat worden.
- Mandaatnummer: Iedere afgegeven machtiging krijgt een uniek kenmerk. Dit unieke mandaatnummer wordt in de meeste gevallen automatisch gegenereerd zodra je een rekeningnummer hebt ingevuld bij punt 7.
- Datum van ondertekening: Wanneer is is de incassoafspraak ondertekend door de debiteur?
- Is geprenotificeerd: Met een prenotificatie licht je de debiteur in over de aanstaande incasso. Gebruik je de factuur als prenotificatie? Vink dan 'Is geprenotificeerd' aan. Zodra je dit aanvinkt verschijnt er een veld om een datum in te vullen. Vul hier de datum in waarop je de factuur verwacht te versturen.
Weet je die datum nog niet? Dan kun je ervoor kiezen om 'Is geprenotificeerd' niet aan te vinken. De afspraak verschijnt vervolgens in de lijst bij Finance > Automatische incasso > Notificaties. Op de datum dat je de factuur hebt verstuurd, kun je de afspraak daar alsnog markeren als geprenotificeerd. - Debiteur: Heb je de debiteur nog niet geselecteerd bij de factuuropdracht? Doe dat dan hier alsnog.
- Bankrekening: Is er een bankrekeningnummer bekend op de relatiekaart van de debiteur? Dan wordt deze hier automatisch voorgesteld. Controleer goed of de incasso inderdaad vanaf deze bankrekening moet plaatsvinden of dat de debiteur een ander/nieuw bankrekeningnummer heeft opgegeven voor de incasso.
- Wordt er niet automatisch een bankrekeningnummer voorgesteld? Vul dan het rekeningnummer hier zelf in. (Tip: Zet het hierna direct ook op de relatiekaart, zodat je dit een volgende keer niet nogmaals handmatig hoeft in te voeren.)
- Rekeninghouder: Hier wordt een suggestie gedaan op basis van de volledige naam van de debiteur, zoals bekend in het CRM. In het voorbeeld van de afbeelding hieronder is het prettig om de opbouw van de naam iets aan te passen en enkel de voorletter te gebruiken: S. van Leeuwen.
Gespreide betaling
Nadat je de incassoafspraak hebt geselecteerd, krijg je een nieuwe optie te zien: Gespreide betaling. Door gebruik van deze optie is het mogelijk het totaalbedrag van de factuur te verdelen over meerdere incasso's, bijvoorbeeld per week, twee weken, per maand, twee maanden, drie maanden en per half jaar.
Heb je geen incassoafspraak gemaakt met de debiteur? Dan kun je deze stap volledig overslaan. De debiteur moet de factuur dan zelf betalen door het bedrag over te schrijven of door gebruik te maken van de mogelijkheid voor online betaling.
De factuuropdracht opbouwen met opdrachtregels
De eerstvolgende stap is het nadenken over de opbouw van je factuur. Maak je gebruik van slechts één of enkele opdrachtregel(s)/factuurregel(s)? Dan kun je direct aan de slag met het toevoegen van opdrachtregels.
Maak je gebruik van meerdere factuurregels? En wil je deze overzichtelijk groeperen? Dan kun je gebruik maken van de functie om een opdrachtregelgroep toe te voegen.
Opdrachtregels toevoegen
Per opdrachtregel vul je de volgende gegevens in:
- Aantal: Geef het aantal stuks aan.*
- Product: Hier selecteer je één van de producten (en bijbehorende grootboekrekeningen) waar de factuurregel toe behoort.
- Omschrijving: Hier geef je een omschrijving van waar de factuurregel over gaat.
- Bedrag: Hier vul je het bedrag in van de factuurregel. Staat er een bedrag ingesteld bij het product? Dan wordt er automatisch een bedrag voorgesteld. Dit kun je naar wens aanpassen.
*Let op: de bedragen worden niet automatisch aangepast na het wijzigen van een Aantal bij punt 1.
- BTW %: Hier selecteer je welk BTW-percentage bij het product hoort.
- Alles ingevuld? Klik op het icoontje met het plusje om de opdrachtregel definitief aan de factuuropdracht toe te voegen.
Nadat je de opdrachtregel hebt toegevoegd, kun je deze nog naar wens aanpassen. Wil je een opdrachtregel liever helemaal verwijderen? Klik dan op het icoon van het prullenbakje naast de opdrachtregel.
Het toevoegen van een opdrachtregelgroep maakt het mogelijk om ordening aan te brengen op je factuuur. Klik op 'Opdrachtregelgroep' toevoegen om een nieuwe groep te plaatsen.
Nadat je hebt geklikt op 'Opdrachtregelgroep toevoegen' verschijnt er een nieuwe opdrachtregel met daarboven een uitgelicht veld met 'Omschrijving'. Hier kun je een titel plaatsen of aanvullende uitleg over de regels die je hierna aan de groep toevoegt.
In het voorbeeld hieronder zie je bovenaan (1) het 'hoofdproduct' waar de factuur over gaat (in dit geval een stand tijdens een donateursevent).
De aanvullende producten zoals de tickets voor standmedewerkers, catering en een advertentie in het programmaboekje, staan binnen de aangemaakte opdrachtregelgroep die de titel 'Aanvullende producten' heeft gekregen (2).
Ook de eventuele kortingen hebben een aparte opdrachtregelgroep gekregen (3).
Dit creëert overzicht voor de ontvanger van de factuur, zodat deze snel gecontroleerd kan worden en wordt geaccordeerd en betaald.
Klaar met het toevoegen van alle opdrachtregels? Klik dan op Opslaan. Je factuuropdracht is aangemaakt. Hij verschijnt vanaf nu in het overzicht met factuuropdrachten.
Door gebruik te maken van de icoontjes aan de rechterzijde kun je:
- De factuuropdracht bekijken
- De factuuropdracht bewerken
- De factuuropdracht verwijderen
- Een voorbeeldfactuur downloaden in PDF
Ben je er klaar voor om van deze factuuropdracht een factuur te maken? Lees dan verder bij Facturen genereren van factuuropdrachten