Het kan voorkomen dat een abonnee heeft aangegeven graag gespreid te willen betalen. Hoe je dit instelt, lees je hier. Maar wat nu als deze abonnee na het aanmaken van de factuur een nieuwe bankrekening doorgeeft? In dit artikel lees je wat je daarvoor moet doen.
Wanneer er tussen 2 jaargangen in een wijziging wordt gedaan aan de incasso-afspraak, is dit geen probleem. Je hoeft dan slechts het bankrekeningnummer in de incasso-afspraak te wijzigen. Bij het aanmaken van de factuur voor de volgende abonnementsperiode pakt automatisch de nieuwe instellingen mee.
Gebeurt de aanpassing van de IBAN echter halverwege het jaar, dan is er meer voor nodig om ervoor te zorgen dat het resterende factuurbedrag van de juiste bankrekening wordt geïncasseerd.
Het gespreid incasseren van een factuur, gebeurt op basis van de instellingen die bij het aanmaken van de factuur van toepassing waren. Daarom zorgt een wijziging aan de incasso-afspraak, niet automatisch vor een wijziging van de incasso voor de gespreide betaling. Dat betekent dat de factuur geïncasseerd blijft worden op het 'oude' IBAN ongeacht of de incasso-afspraak wordt aangepast. Wat ervoor nodig is om de de incasso daadwerkelijk via een ander IBAN te laten verlopen, is hieronder beschreven.
Het restbedrag gespreid incasseren van de nieuwe bankrekening
Danielle heeft een lidmaatschap voor 60 euro per jaar. Dit betaalt ze door middel van een maandelijkse incasso van 5 euro. Drie weken voor de incasso van juli geeft Danielle een nieuw rekeningnummer door, mooi op tijd voor de volgende incassoronde. Je neemt de volgende stappen:
- Wijzig de IBAN op de bestaande incasso-afspraak
-
Crediteer het resterend bedrag van de huidige factuur
Danielle heeft al 30 euro betaald via de eerste zes incassomomenten. Het creditbedrag is dus 30 euro. Je hoeft deze creditfactuur niet naar de debiteur (Danielle) te verzenden. -
Maak handmatig een (nieuwe) factuuropdracht voor het resterende bedrag
Ook hier gaat het om 30 euro.- Selecteer hierbij de (inmiddels aangepaste) incasso-afspraak
-
Stel bij 'Gespreide betaling' het aantal overgebleven incasso-momenten in
In dit geval nog 6x een maandelijkse incasso.
- Genereer een factuur van de nieuwe factuuropdracht
- Ga naar 'Te versturen facturen'. Maak een selectie waarmee alleen de factuur van Danielle verschijnt.
- Klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten'.
- Klik hierna op 'Verstuur 1 factuur per post'
Je hoeft de nieuwe factuur niet te versturen naar Danielle, maar hij moet wel de status 'Open' krijgen. Door te kiezen voor 'Verstuur 1 factuur per post' krijg je een downloadbestand. Dit bestand kun je hierna gewoon verwijderen. - Controleer onder 'Automatische incasso' of de eerstvolgende incasso van 5 euro voor Danielle klaar staat.