Korte samenvatting
Wijzig de IBAN in de incasso-afspraak. Crediteer daarna het restbedrag van de huidige factuur en maak een nieuwe factuuropdracht aan voor datzelfde bedrag. Stel daar opnieuw gespreide betaling in.
Geeft een lid halverwege het jaar een nieuw rekeningnummer door? En betaalt dit lid gespreid? Dan moet je een paar extra stappen doorlopen. De incasso blijft namelijk op het oude IBAN staan, ook als je de incasso-afspraak aanpast.
Wijzigt de IBAN tussen twee jaargangen (dus vóór de nieuwe factuur)? Dan is het simpeler: pas alleen de incasso-afspraak aan. De nieuwe gegevens worden dan automatisch gebruikt.
In dit artikel lees je wat je doet als de wijziging halverwege een lopende factuur komt.
Waarom werkt alleen de incasso-afspraak aanpassen niet?
Bij gespreide betaling slaat het systeem de instellingen op bij het aanmaken van de factuur. Een latere wijziging aan de incasso-afspraak heeft geen effect op bestaande facturen. De incasso blijft dan lopen op het oude IBAN.
Het restbedrag incasseren van de nieuwe bankrekening
We gebruiken Daniëlle als voorbeeld. Zij heeft een lidmaatschap van 60 euro per jaar. Ze betaalt maandelijks 5 euro via automatische incasso. Na zes maanden geeft ze een nieuw rekeningnummer door.
Wat is de situatie?
- Daniëlle heeft al €30 betaald (6 × €5)
- Er staat nog €30 open (6 termijnen)
- De nieuwe IBAN moet gebruikt worden voor de resterende incasso's
Stap 1: Wijzig de IBAN in de incasso-afspraak
Pas eerst het rekeningnummer aan in de bestaande incasso-afspraak.
Stap 2: Crediteer het restbedrag van de huidige factuur
Maak een creditfactuur voor het nog niet betaalde deel.
- Ga naar de factuur van Daniëlle.
- Crediteer het restbedrag. In dit voorbeeld: €30.
- Je hoeft deze creditfactuur niet naar Daniëlle te sturen.
→ Zie: Facturen crediteren
Stap 3: Maak een nieuwe factuuropdracht aan
Maak handmatig een factuuropdracht voor het gecrediteerde bedrag.
- Maak een nieuwe factuuropdracht aan voor €30.
- Selecteer de (aangepaste) incasso-afspraak met het nieuwe IBAN.
- Vink 'Gespreide betaling' aan.
- Vul het aantal resterende termijnen in. In dit voorbeeld: 6× maandelijks.
Stap 4: Genereer en 'verstuur' de factuur
- Genereer een factuur van de nieuwe factuuropdracht. → Zie: Facturen genereren van factuuropdrachten
- Ga naar Te versturen facturen.
- Filter zodat alleen de factuur van Daniëlle zichtbaar is.
- Klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten'.
- Klik op 'Verstuur 1 factuur per post'.
Let op: Je hoeft de factuur niet écht te versturen naar Daniëlle. Maar de factuur moet wel de status 'Open' krijgen. Kies daarom voor 'Verstuur per post'. Het downloadbestand dat je krijgt kun je daarna verwijderen.
Stap 5: Controleer de incasso
Ga naar Automatische incasso en controleer of de eerstvolgende incasso van 5 voor Daniëlle klaar staat met het nieuwe IBAN.