Facturen die je aanmaakt binnen het Procurios Platform moet je uiteraard ook ook onder de aandacht brengen van de debiteur. Dat doe je door de factuur te versturen per E-invoice, post of via het Peppol-netwerk. In dit artikel beschrijf ik waar je keuzes voor deze verzendmethodes inricht en hoe vervolgens het proces loopt.
In de kern gaat het in dit artikel dus over de keuze van de verzendmethode per factuur en daar beperk ik me toe.
Jij bepaalt het moment van de verzending, maar verder kan het hele verzendproces worden geautomatiseerd. Met uitzondering van het dichtplakken van de envelop bij postverzending ;-)
Voor het goed verlopen van dit automatische proces moet je vooraf wel je keuzes vastleggen (inrichten) in het systeem. We nemen je daarom mee in de verschillende stappen van dit inrichtingsproces, zodat het uiteindelijke resultaat precies past bij jouw organisatie.
Wat zijn die keuzes:
- Verzending per post*
- Verzending als e-invoice
- Verzending via het Peppol-netwerk
- Niet verzenden
*) De verzendmethode per post is standaard aanwezig en daar hoef je ook niets specifiek voor in te richten.
Wil je Incasseerbare facturen niet versturen?
Dan geef je dat aan op het moment dat je incasso-opdrachten genereert: 'Verplaats facturen naar "Open"'
Keuzes vooraf
Administratie-instellingen
Op Administratieniveau geef je aan of je (bovenop de verzendmethode per post) ook de mogelijkheid voor e-invoicing wilt activeren. Hier geef je ook direct aan of e-invoicing je standaard verzendmethode is (ipv de post verzendmethode).
Dit doe je hier: Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Instellingen > Algemeen
Ook kun je op administratieniveau de verzendmethode Peppol activeren onder de sectie 'UBL-gerelateerde instellingen'
Factuur e-mailsjablonen
Binnen een administratie kun je één of meer factuur e-mailsjablonen inrichten. Per e-mailsjabloon kun je enkele criteria aangeven:
- Taal: Komt de Voorkeurstaal van de debiteur overeen met deze taal?
- Factuursjabloon: Komt het sjabloon van de Factuur overeen?
- Incasseerbaar: Is de Factuur incasseerbaar (is er een actieve Incasso-afspraak aan gekoppeld)?
Als Debiteur en Factuur samen aan deze 3 voorwaarden voldoet, dan kan dit e-mailsjabloon voor de betreffende factuur gebruikt worden.
Met het criterium 'Incasseerbaar' kun je desgewenst onderscheid maken in incasseerbare en niet-incasseerbare facturen. In dat geval maak je bijvoorbeeld twee e-mailsjablonen:
- Eén sjabloon voor niet-incasseerbare facturen
- Eén sjabloon voor incasseerbare facturen
Deze laatste zou je ook kunnen weglaten als je deze facturen in zijn geheel niet wilt verzenden.
Debiteurinstellingen
Naast bovengenoemde instellingen is het mogelijk om op debiteurniveau specifieke keuzes vast te leggen.
Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Debiteuren > Debiteurinstellingen
Keuzes die je hier maakt zijn leidend voor alle facturen van de betreffende debiteur.
Facturen verzenden
Nadat de keuzes zijn gemaakt over het toepassen van de verschillende verzendmethodes kun je nu daadwerkelijk facturen versturen. In het volgende voorbeeld zijn de Facturen (net) aangemaakt. Je vindt deze aangemaakte facturen terug in het overzicht Facturen onder het tabblad 'Te versturen facturen'. Dit tabblad toont, zoals de naam al aangeeft, alle facturen die nog niet verstuurd zijn. (Verzeker jezelf er van dat het filter aan de rechterzijde leeg is met de knop 'Leegmaken', onderaan het filter. Voor iedere factuur wordt op basis van de hierboven genoemde inrichting bepaald welke verzendwijze voor die factuur aangeboden wordt.)
Iedere verzendmethode wordt als optie (blauwe knop) getoond als er minimaal één factuur in het overzicht staat die aan de voorwaarden voor die methode voldoet. Voldoet geen van de facturen aan die voorwaarden, dan is de optie niet zichtbaar.
Incasso-opdrachten
Deze stap is optioneel in deze fase, maar ten behoeve van het begrip van het proces voeren we deze stap nu als eerste uit.
Uiteraard doe je dit alleen als je ook daadwerkelijk gebruik maakt van automatische incasso voor facturen.
Boven het overzicht met Facturen vind je de knop 'Genereer automatische incasso-opdrachten'. Klik daar op om Incasso-opdrachten aan te maken. (Lees hier meer over in incasso-opdrachten).
In het pop-up venster dat dan verschijnt zie je de optie 'Verplaats facturen naar "Open"'. Kies hier voor als je de betreffende (incasseerbare facturen) niet wilt versturen. De facturen worden dan onder het volgende tabblad 'Open facturen' geplaatst en zullen niet meer worden meegenomen in het verzendproces.
Kies je ervoor om incassseerbare facturen niet te verzenden? Zorg er dan wel voor dat je de prenotificatie van de incasso op een andere manier hebt geregeld. (In het geval van een abonnement voor lidmaatschap van je vereniging kun je bijvoorbeeld bij de start van het lidmaatschap aangeven dat de contributie ieder jaar rond een bepaalde datum wordt geïncasseerd.)
Verstuur via Peppol
Ik begin bij de facturen die via Peppol verstuurd kunnen worden. Als die er zijn zie je de knop 'Verstuur via Peppol'.
Voor het versturen via Peppol moet er altijd een relatie als contactpersoon aan de administratie gekoppeld zijn. Bij deze contactpersoon moet een mailadres ingevuld zijn. Tot slot moet een factuur welke via Peppol wordt verzonden een referentie bevatten.
Klik op de knop. De factuur wordt dan via het Peppol-netwerk aangeboden aan de debiteur.
Verstuur per e-invoice
Als er facturen zijn die per mail (e-invoice) verzonden kunnen worden, zie je de knop 'E-mail [x] facturen'. Of deze er zijn is afhankelijk van:
- Instellingen op Administratie; E-invoicing moet zijn geactiveerd en of e-invoicing de standaard verzendmethode is
- E-mailsjablonen; Debiteur en/of Factuur moeten voldoen aan ingestelde criteria
- E-mailadres op relatiekaart; Er moet een e-mailadres bekend zijn om naar te kunnen mailen
- Debiteurinstellingen; op debiteurniveau kunnen afwijkende keuzes gemaakt worden. Deze overrulen bovenstaande voorwaarden
Klik op de knop en er verschijnt een venster ter bevestiging voor het mailen van de facturen. Dit verzenden wordt op de achtergrond voor je geregeld. De facturen staan na verzending onder het tabblad 'Open facturen'.
Voor deze uitleg begin ik bij de laatste stap in het proces. Namelijk, het verzenden zelf. Voor die stap neem ik als uitgangspunt dat de nodige inrichting per verzendmethode geregeld is. Ik kom er later terug op die inrichting.
Het verzenden van facturen regel je in het facturen-overzicht onder het tabblad 'Te versturen facturen'.
Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Facturen > Te versturen facturen
Dit tabblad toont, zoals de naam al aangeeft, alle facturen die nog niet verstuurd zijn. Voor iedere factuur wordt bepaald welke verzendwijze voor die factuur van toepassing is.
Daarvoor geldt:
- Een Factuur kan per post worden verzonden, tenzij deze per e-invoice of Peppol kan worden verzonden
- Een Factuur kan per e-invoice worden verzonden, tenzij deze via Peppol kan worden verzonden
Per verzendwijze is op dit tabblad een knop zichtbaar voor de verzending, mits er minimaal één factuur aanwezig is die middels deze verzendwijze verstuurt kan worden. Met 'een druk op de knop' regel je dan de verzending van facturen. Het systeem zorgt dan dus voor de juist verzendwijze. Een factuur wordt nooit op twee manieren verzonden.
Via het filter aan de rechterzijde kun je de verzending van facturen voorkomen. Facturen die niet in het overzicht staan op het moment dat je een verzending start worden niet verzonden.
Verstuur per post
Als er facturen zijn die per post verzonden kunnen worden, zie je de knop 'Verstuur [x] facturen per post'. Dit zijn alle facturen die niet per e-invoice verstuurd kunnen/mogen worden. Dit is afhankelijk van je Administratie- en Debiteur-instellingen.
Klik op de knop en er verschijnt een venster om de facturen te downloaden. Na het downloaden beschouwt het systeem de facturen als 'verzonden'. Het printen en daadwerkelijk verzenden moet je hier uiteraard nog zelf doen.