In dit artikel lees je hoe gebruik maakt van e-mailsjablonen om facturen digitaal te versturen. Dit noemen we ook wel e-invoicing.
E-invoicing instellen
Om gebruik te kunnen maken van e-invoicing moet je deze optie activeren in de instellingen binnen de betreffende administratie.
Die instelling vind je hier onder de algemene instellingen binnen een Administratie. Onder het kopje E-mail vink je 'E-invoicing ingeschakeld' aan.
Als je ook e-mailherinnering wilt kunnen versturen, vink dan ook 'E-herinnering ingeschakeld' aan.
Het sjabloon overzicht
Onder de instelling van je administratie vind je ook een knopje 'E-mailsjablonen'. Klik hierop. Je komt nu in een overzicht met alle e-mailsjablonen die je op dit moment hebt. Onder de tab 'Factuur e-mailsjablonen' zie je de sjablonen voor het versturen van de factuur. Onder de tab 'Herinnering e-mailsjabloon' vind je de sjablonen voor het versturen van de herinnering.
Een nieuwe e-mailsjabloon toevoegen
Klik op het groene plusje met 'E-mailsjabloon toevoegen' om een nieuw e-mailsjabloon toe te voegen. Op dezelfde manier als hieronder uitgelegd, richt je ook een 'Herinnering e-mailsjabloon' toe.
Voor verschillende situaties kun je een verschillend factuur e-mailsjabloon willen gebruiken. Per e-mailsjabloon kun je deze situatie aangeven. Hiervoor zijn de volgende criteria beschikbaar:
- Taal: De voorkeurstaal van de debiteur
- Factuursjabloon: Op welk PDF-sjabloon het e-mailsjabloon van toepassing is
- Incasseerbaar: Is de factuur wel/niet incasseerbaar?
Wel of niet incasseerbaar
Per e-mailsjabloon kun je instellen of het sjabloon alleen gebruikt moet worden voor
- incasseerbare facturen
- alleen niet-incasseerbare facturen
- of zowel incasseerbare als niet incasseerbare facturen
Op deze manier kun je voor de incasseerbare facturen in het onderwerp en e-mailbericht er duidelijk op attenderen dat het bedrag binnenkort automatisch wordt afgeschreven, zodat de debiteur het bedrag niet zelf handmatig overboekt. Zo voorkom je dubbele betalingen.
Bij niet-incasseerbare facturen kun je juist duidelijk maken dat er nog een actie wordt verwacht van de debiteur.
Inhoud en uiterlijk
Onder de sectie Inhoud en uiterlijk kies je een Sjabloon. Dit is een e-mailsjabloon waarin de layout van de e-mail (logo, kleuren en lettertypen) is vastgelegd.
Binnen het tekstkader bij E-mail inhoud plaats je de begeleidende tekst aan de debiteur. Bij de opmaakopties vind je ook de optie met 'veldcodes'. Veldcodes gebruik je om factuur- of debiteurinformatie direct in je mailtekst op te nemen, zoals een factuurnummer of facturatiebedrag. Je kunt veldcodes plaatsen waar je wilt. Ook in het E-mail onderwerp. Belangrijk is dat je de dubbele hekjes (##) altijd behoudt, anders werkt de veldcode niet.
Facturen online betalen
Je kunt de veldcode 'Betaling' gebruiken als je een online factuur betaalpagina hebt ingericht. De tekst ##paymentUrl## wordt dan in je e-mail-inhoud geplaatst. Als de mail wordt verzonden wordt hier door het systeem een unieke link geplaatst waarmee de debiteur de factuur online kan betalen.
Factuur toevoegen aan e-mail
Procurios maakt een pdf met de factuur. Je hoeft dus niet zelf binnen de e-mailinhoud een factuur na te bootsen. Je kunt de een link naar de online factuur opnemen in de e-mail met de veldcode 'Factuur url'. Of je stelt onder de algemene Instellingen dat er een bijlage van de factuur moet worden toegevoegd als bijlage.
Een voorbeeld van een e-mailsjabloon kan er als volgt uit zien:
Welk e-mailsjabloon is van toepassing?
Bij het versturen van e-invoices zal het systeem zelf bepalen welk e-mailsjabloon van toepassing is op iedere individuele factuur. Het systeem zal vanuit het overzicht met e-mailsjablonen het eerste sjabloon gebruiken dat overeenstemt met de context van de factuur. Als er meerdere e-mailsjablonen van toepassing zijn, zal de bovenste in de rij worden gebruikt.
Als geen van de criteria in de e-mailsjablonen van toepassing zijn op de Factuur, dan kan de factuur niet verzonden worden. Het is daarom belangrijk om te zorgen dat je voor elke situatie een e-mailsjabloon hebt.
Voorbeeld
Er is een factuur voor Dhr. Koenen aangemaakt voor zijn lidmaatschap. De factuur wordt per automatisch incasso betaald. De voorkeurstaal van dhr Koenen is Nederlands.
In onderstaande afbeelding zie je een reeks e-mailsjablonen. Het systeem zal nu van boven naar beneden bepalen of één van deze sjablonen overeenstemt met de factuur van Dhr Koenen.
De eerste drie zullen worden genegeerd, omdat de taal daarvan Engels is en dus niet aansluit met de voorkeurstaal van Dhr Koenen.
De criteria van de vierde sjabloon stemmen wél overeen met de factuur:
- Het criterium taal is Nederlands
- Het gekozen factuursjabloon is Lidmaatschappen
- Het criterium 'incasseerbaar' voldoet ook, want zowel incasseerbaar als niet incasseerbaar worden voor dit e-mailsjabloon toegepast.
Het systeem zal niet verder kijken en deze e-mailsjabloon gebruiken.
