Wanneer jouw leden of donateurs je machtigen om giften of abonnementsgelden van hun bankrekening af te schrijven, is er sprake van een incasso-afspraak. Deze afspraak leg je vast in het platform en koppel je aan een toezegging, abonnement of factuur. In dit artikel lees je hoe je afspraken kunt toevoegen en beheren.
Een Afspraak (incassomandaat) is een goedkeuring tot incasseren. In de afspraak leg je de gegevens van de Incassant (jouw organisatie) en de debiteur (je donateur of abonnee) vast.
Een incasso-afspraak toevoegen
Incasso mandaten zijn een belangrijk onderdeel van een automatische incasso. Het mandaat bepaalt de afspraak tussen de debiteur en de incassant. Om een nieuwe afspraak toe te voegen, heb je onderstaande gegevens nodig:
- Incassant
- Type (Doorlopend of éénmalig)
- Debiteur
- Bankrekening
- Rekeninghouder
- Mandaatnummer
- Datum van ondertekening
Ga via het hoofdmenu in je Procurios platform naar Finance.
- Klik op 'Automatische incasso'
- Klik op 'Afspraken'
- Klik op 'Afspraak toevoegen'
4. Selecteer de debiteur/relatie in je CRM en voeg eventueel de bankrekening toe.
5. Het mandaatnummer wordt nu automatisch gevormd op basis van de ingevulde gegevens. Controleer de overige velden bij Afspraak informatie en klik op 'Opslaan'.
Als je gebruikt maakt van een online donatieformulier met automatische incasso als betaalmethode, wordt de incasso-afspraak (in combinatie met de toezegging) automatisch toegevoegd nadat het donatieformulier is verstuurd.
Afspraken beheren
Een afspraak kan gewijzigd, opgezegd of verwijderd worden door op het vergrootglas te klikken aan de rechterkant.
- Is er nog nooit iets geïncasseerd op deze afspraak? Dan verschijnen er drie opties: Wijzigen, Wijzig bankrekening en Verwijderen.
- Is de Afspraak al eens gebruikt voor een incasso? Dan verschijnen er twee opties: Wijzig bankrekening en Opzeggen.
