Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Facturen > Te versturen facturen en klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten'. Stel in het venster de incassodatum in en klik op 'Genereer'. Verstuur daarna de facturen, zodat het lid weet dat het bedrag binnenkort wordt afgeschreven.
Veel verenigingen en goede doelen innen contributie, evenementgelden of andere facturen via automatische incasso. Leden en deelnemers hebben daarvoor een incasso-afspraak afgegeven. Met die afspraak kun je het bedrag automatisch laten afschrijven.
Dit artikel legt uit hoe je dat doet: van de verplichte prenotificatie tot het genereren van de opdrachten, en wat je doet als een incasso mislukt.
Let op: Dit artikel gaat over incasso van facturen. Werk je met donaties (toezeggingen)? Dan verloopt het proces anders. Meer informatie lees je in het artikel 'Het incassoproces: stap voor stap'.
Stap 1: Incasso-opdrachten genereren
Ga naar Finance > Facturatie > [betreffende administratie] > Facturen > Te versturen facturen.
Klik op 'Genereer automatische incasso-opdrachten'.
Heb je de facturen al verstuurd? Dan vind je deze knop ook op het tabblad Open facturen. Je kunt de opdrachten dus ook achteraf nog genereren.
Er verschijnt een venster met een aantal opties:
- Stel bij Incasso datum in op welke datum de bank de incasso uitvoert.
- Kies bij Transactie omschrijving wat er op de bankafschriften van je debiteuren verschijnt. Je kunt kiezen voor het factuurnummer of de omschrijving van de orderregel.
- Vink 'Verplaats facturen naar "Open"' aan als je de facturen niet wilt versturen. Gebruik dit als je het lid al op een andere manier hebt geïnformeerd - bijvoorbeeld bij het afsluiten van het abonnement, via een welkomstbrief of aanmeldbevestiging.
Klik op 'Genereer'.
De opdrachten staan daarna klaar onder Finance > Automatische incasso > Te incasseren.
Werkt je organisatie met abonnementen en heeft een lid een incasso-machtiging afgegeven nadat de factuur al verstuurd was? Dan staat die factuur nog niet als incasseerbaar in de lijst. Je moet de incasso-afspraak eerst handmatig aan de factuur koppelen. Hoe dat werkt, lees je in het artikel 'Hoe incasseer ik een openstaande abonnementsfactuur?'.
Stap 2: Facturen versturen
Heb je de facturen niet naar 'Open' verplaatst? Verstuur ze dan nu. De begeleidende e-mail laat het lid weten dat het bedrag binnenkort wordt afgeschreven.
Meer over het versturen van facturen lees je in het artikel 'Hoe verstuur ik facturen?'.
Volgende stap: incassobatch aanmaken
De opdrachten staan nu klaar. De volgende stap is het aanmaken van een incassobatch en het aanleveren bij de bank. Hoe dat werkt, lees je in het artikel 'Het incassoproces: stap voor stap'.