Korte samenvatting:
Laat Procurios automatisch een nieuwe factuurreeks aanmaken bij elk boekjaar. Dat stel je in bij Finance > Facturatie > [Administratie] > Instellingen > Algemeen. Werkt jouw boekjaar niet gelijk met het kalenderjaar, of factureer je ook vanuit een ander systeem dan Procurios? Maak dan zelf een factuurreeks aan bij Finance > Facturatie > [Administratie] > Instellingen > Factuurreeksen.
Beginnen je factuurnummers elk jaar weer opnieuw, bijvoorbeeld met 2026000000? Dan werk je met factuurreeksen. Start een nieuw boekjaar, dan heb je een nieuwe reeks nodig. Vergeet je dit, dan kun je geen facturen meer aanmaken.
Context
Elke administratie in Finance heeft eigen factuurreeksen. Een factuurreeks bepaalt twee dingen:
- Vanaf welke datum de factuurreeks geldt (meestal de eerste dag van het boekjaar)
- Tussen welke nummers de facturen vallen, bijvoorbeeld 2026000000 tot en met 2026999999
Procurios geeft elke nieuwe factuur automatisch het eerstvolgende nummer uit de actieve factuurreeks.
Probleem
Beheer je je factuurreeksen zelf, dan moet je op tijd aan een nieuwe reeks denken. Vergeet je dat bij de start van een nieuw boekjaar, dan lukt het niet meer om facturen aan te maken.
Goed om te weten: Procurios signaleert dit zelf. Is er geen werkbare factuurreeks meer? Dan verschijnt er een melding in de module 'Problemen', te vinden via het tandwiel rechtsboven in je scherm. Meer hierover lees je in het artikel: 'Problemen oplossen in het Platform'.
Laat Procurios de factuurreeksen automatisch aanmaken, dan speelt dit probleem niet. Toch werkt automatisch aanmaken niet voor iedereen. Het werkt namelijk alleen voor reeksen die elk kalenderjaar opnieuw beginnen. Sluit jouw boekjaar niet aan op het kalenderjaar, bijvoorbeeld omdat het loopt van juli tot juli? Dan beheer je je reeksen handmatig.
Wil je op een specifiek factuurnummer beginnen, bijvoorbeeld omdat je overstapt van een ander systeem? Automatisch genereren start elk boekjaar altijd bij het eerste nummer van je formaat. Sluit dat niet aan bij het nummer waar jij wilt beginnen? Dan maak je de reeks handmatig aan, met het begin- en eindnummer dat je zelf kiest.
Oplossing
Voor de meeste verenigingen en goede doelen werkt automatisch genereren het beste. Je hoeft dan nooit meer zelf aan een nieuwe factuurreeks te denken. Werk je met een boekjaar dat niet gelijkloopt met het kalenderjaar, of wil je op een specifiek nummer beginnen? Dan voeg je factuurreeksen zelf toe en pas je ze zelf aan.
Instructies
Automatisch nieuwe factuurreeksen laten aanmaken
- Ga naar Finance > Facturatie > [Administratie] > Instellingen > Algemeen.
- Scroll naar de sectie Factuurreeksen.
- Selecteer bij 'Genereer automatisch?' de optie 'Ja, genereer factuurreeksen als ze nodig zijn' (1).
- Vul bij 'Formaat' in hoe je factuurnummers eruit moeten zien (2). Gebruik 'y' voor een jaartal met 2 cijfers, 'Y' voor een jaartal met 4 cijfers en '#' voor een cijfer van 0 tot 9. Bijvoorbeeld 'Y######' voor nummers tussen 2026000000 en 2026999999.
Let op: deze instelling werkt alleen voor factuurreeksen die elk kalenderjaar opnieuw beginnen.
Tip: Kies genoeg cijfers in je formaat. Elk cijfer erbij geeft ruimte voor 10 keer zoveel facturen per jaar. Groeit je vereniging, en verstuur je dus steeds meer facturen? Dan raakt een reeks met te weinig cijfers eerder vol. Twijfel je? Kies dan liever een cijfer extra.
Een factuurreeks handmatig toevoegen
Beheer je je reeksen liever zelf? Volg dan deze stappen bij de start van een nieuw boekjaar:
- Ga naar Finance > Facturatie > [Administratie] > Instellingen > Factuurreeksen.
- Klik op 'Factuurreeks toevoegen'.
Tip: Bekijk in het overzicht met factuurreeksen hoeveel facturen je in eerdere jaren verstuurde, bij 'Aantal facturen'. Verstuurde je vorig jaar bijvoorbeeld 800 facturen? Kies dan een 'Eind'-nummer met voldoende ruimte voor groei, zodat je niet halverwege het jaar vastloopt.
- Vul bij 'Startdatum' de eerste dag van het boekjaar in.
- Vul bij 'Begin' en 'Eind' het eerste en laatste nummer van de reeks in.
- Klik op 'Opslaan'.
Let op: je kunt de startdatum van een reeks later niet meer wijzigen. Klopt de datum niet? Verwijder de reeks dan en maak een nieuwe aan. Dit kan alleen als er nog geen facturen zijn aangemaakt binnen de reeks.
Een bestaande factuurreeks bewerken
Let op: factuurnummers horen elkaar op te volgen. Wil je toch iets aanpassen aan een factuurreeks? Zorg dan dat je weet wat je doet.
Stel: je factuurreeks loopt van 20260000 tot 20269999. Je bent aangekomen bij 20269999. Nu kun je geen nieuwe facturen meer aanmaken. Pas je de reeks aan met een extra cijfer, dan maak je nieuwe ruimte. Hoe de factuurreeks vervolgens verder gaat is afhankelijk van hoe je de reeks aanpast:
- Voeg je bij 'Begin' een extra 0 toe en bij 'Eind' een extra 9 toe (dus 202600000 en 202699999)? Dan krijgt de eerstvolgende factuur het nummer 202600000.
- Voeg je bij 'Begin' een 1 toe direct achter het jaartal (dus 202610000) en bij 'Eind' een extra 9 (dus 202699999)? Dan krijgt de eerstvolgende factuur het nummer 202610000. Was de laatst aangemaakte factuur 20269999, dan volgt de nieuwe factuur daar netjes op.
- Ga naar Finance > Facturatie > [Administratie] > Instellingen > Factuurreeksen.
- Klik op het potlood-icoon achter de reeks die je wilt aanpassen.
- Pas 'Begin' en 'Eind' aan en voeg op beide plekken een extra cijfer toe.
- Klik op 'Opslaan'.
Wil je een factuurreeks helemaal verwijderen? Klik dan op het kruisje achter de reeks. Dit kan alleen als er nog geen facturen binnen die reeks zijn aangemaakt.
Meer over het hele facturatieproces lees je in het artikel: 'Facturatie in Procurios: hoe werkt het?'