Korte samenvatting:
Ga naar het overzicht Herinneringen en klik op 'Maak herinnering' om openstaande facturen om te zetten in een herinnering. Verstuur ze daarna via e-mail of post. Werk je nog met de oudere methode per debiteur? Dan doe je dit via de tab 'Te herinneren debiteuren'.
Je hebt een factuur verstuurd, maar de betaling blijft uit. Misschien is de incasso mislukt, of is een overschrijving gewoon vergeten. Dan is het tijd voor een herinnering.
In het Procurios Platform kun je op 2 manieren herinneren: per factuur, of per debiteur (met alle openstaande facturen in 1 herinnering). Weet je niet welke methode jouw organisatie gebruikt? Kijk naar de naam van de tab bij Finance > Facturatie > [Administratie] > Herinneringen. Heet deze 'Te herinneren facturen'? Dan werk je per factuur. Heet de tab 'Te herinneren debiteuren'? Dan werk je nog per debiteur.
Herinnering per factuur (huidige methode)
Herinneringen aanmaken
Ga naar de tab 'Te herinneren facturen'. Hier zie je alle facturen die in aanmerking komen voor een herinnering: de debiteur, de herinneringsfase (bijvoorbeeld '1e herinnering'), de datum van de laatste herinnering en het vervallen bedrag.
Een factuur verschijnt op deze lijst zodra de vervaldatum van de factuur verstreken is. Is er al eerder een herinnering aangemaakt voor deze factuur? Dan verschijnt de factuur opnieuw zodra de vervaldagen van de volgende herinneringsfase voorbij zijn. Let op: dit wordt geteld vanaf het moment dat de vorige herinnering is aangemaakt, niet vanaf het moment dat die verstuurd is. Meer over deze vervaldagen lees je in het artikel 'Factuur-herinneringen inrichten'.
Welke herinnering wil je aanmaken?
- Alles in één keer: klik op 'Maak herinneringen'. Dit maakt een herinnering aan voor alle facturen die je op dat moment ziet.
- Voor 1 factuur: klik op het pijltje achter die factuur in de lijst.
- Voor een selectie van facturen: gebruik eerst de filters aan de rechterkant om de lijst te beperken, en klik daarna op 'Maak herinneringen'. Je kunt onder andere filteren op:
- Debiteur(en): selecteer specifieke debiteuren, of sluit ze juist uit
- Dagen vervallen: hoe lang de factuur al over de vervaldatum is
- Dagen sinds de vorige herinnering: geeft inzicht in het verloop, en is handig als je bewust langer wilt wachten dan de standaard ingestelde periode, bijvoorbeeld rond een vakantieperiode
- Herinnering: filter op een specifieke herinneringsfase
- Incasseerbaar?: filter op facturen met of zonder incassomachtiging
Herinneringsdatum kiezen
Je krijgt vervolgens een scherm met het veld 'Herinneringsdatum' (standaard vandaag). De herinneringen worden hierna niet meteen verstuurd, maar eerst verzameld in de outbox, op de tab 'Te versturen herinneringen'.
Let op: Staat er voor een factuur al een onverstuurde herinnering in de outbox? Dan overschrijft een nieuwe herinnering voor diezelfde factuur deze automatisch. Blijft een 1e herinnering te lang liggen, en wordt ondertussen de 2e herinnering aangemaakt? Dan verdwijnt de 1e herinnering, en krijgt de debiteur dus alleen de 2e. Verstuur openstaande herinneringen daarom op tijd.
Tip: Zie je geen facturen op de tab 'Te herinneren facturen', terwijl er wel vervallen facturen zijn? Dan is er waarschijnlijk nog geen herinneringsfase ingericht. Vraag je SuperUser om dit in te stellen.
Na het aanmaken van de herinneringen krijg je een bevestigingsscherm met verwijzing naar de outbox om de aangemaakte herinneringen te versturen.
Herinneringen versturen
Ga naar de tab 'Te versturen herinneringen'.
Verstuur de herinneringen per e-mail of per post, op dezelfde manier als bij het versturen van een gewone factuur. Met de knop 'E-mail [aantal] herinnering(en)' verstuur je ze in één keer.
Ligt een herinnering hier al een tijdje? Dan zijn de gegevens, zoals het openstaande bedrag, mogelijk verouderd. Verwijder de herinnering dan met het kruisje achter de regel (of met 'Verwijder herinneringen' voor meerdere tegelijk), en maak 'm opnieuw aan via de tab 'Te herinneren facturen'. Zo krijgt de debiteur een herinnering met actuele gegevens.
Verzonden herinneringen bekijken
Ga naar de tab 'Verzonden herinneringen'. Hier zie je een lijst met alle verstuurde herinneringen, met de verzenddatum en de debiteur. Gebruik de filters aan de rechterkant om te zoeken op:
- Naam of debiteurnummer
- Debiteur(en)
- Herinneringsdatum vanaf/tot: beperk de lijst tot een bepaalde periode
- Herinnering: filter op een specifieke herinneringsfase
Klik op een herinnering voor de details: welke facturen erbij hoorden, het openstaande bedrag op het moment van aanmaken, en de datum waarop de herinnering aangemaakt en verstuurd is.
Let op: het getoonde bedrag is een momentopname van het moment dat de herinnering gemaakt is. Wil je de actuele status van een factuur weten? Bekijk dan de factuur zelf.
Wil je de herinnering nog een keer versturen, of downloaden als PDF? Klik dan op 'Verstuur e-herinnering' (1) of 'Download PDF' (2).
Herinneringen van één relatie bekijken
Belt een lid of donateur over een openstaande factuur? Dan wil je niet tussen alle herinneringen van je hele organisatie zoeken, maar meteen zien hoe het bij deze ene relatie staat.
Zoek de relatie op via CRM > Relaties en open het tabblad 'Financieel'. Klik door naar de debiteurpagina in Finance. Daar zie je onder andere hoeveel herinneringen deze relatie al gehad heeft, en een lijst met de verstuurde herinneringen.
Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe zie ik de betaalstatus van een relatie?'.
Herinnering per debiteur (oude methode)
Herinneringen aanmaken
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Herinneringen, tabblad 'Te herinneren debiteuren'. Hier zie je automatisch alle facturen waarvan de vervaldatum verstreken is.
Bepaal voor welke debiteuren je een nieuwe herinnering wilt maken. Bij deze methode zijn er geen herinneringsfases met vaste vervaldagen ingesteld, zoals bij de methode per factuur. Controleer daarom zelf via de kolom 'Laatste herinnering' of een debiteur al eerder een herinnering kreeg, en gebruik zo nodig de filters aan de rechterkant om je selectie te verfijnen. Zo voorkom je dat je iemand te snel opnieuw herinnert. Je kunt onder andere filteren op:
- Naam of debiteurnummer
- Debiteur(en): selecteer specifieke debiteuren, of sluit ze juist uit
- Debiteur zit in/niet in selectie: filter op basis van een bestaande selectie relaties
- Openstaand bedrag van/tot: filter op het totale openstaande bedrag
- Vervallen bedrag van/tot: filter op het vervallen bedrag
- Dagen vervallen: hoe lang de facturen al over de vervaldatum zijn
- Dagen sinds de vorige herinnering: hoe lang geleden de laatste herinnering verstuurd is
Klik op 'Maak herinneringen' om de herinnering aan te maken.
Herinneringen versturen
De aangemaakte herinneringen vind je onder de tab 'Te versturen herinneringen'. Klik op 'E-mail .. herinneringen' om ze te versturen.
Je kunt herinneringen ook los downloaden, printen en per post versturen.
Zie je deze knop niet? Dan staat het vinkje 'E-herinneringen ingeschakeld' mogelijk niet aan bij de algemene administratie-instellingen of heeft geen van de debiteuren.
Verzonden herinneringen bekijken
Onder de tab 'Verzonden herinneringen' zie je welke herinneringen al verstuurd zijn.
Deze methode wordt uitgefaseerd. Wil je overstappen naar de methode per factuur? Neem contact op met Procurios. Meer over het inrichten van de nieuwe methode lees je in het artikel 'Factuur-herinneringen inrichten'.