Korte samenvatting:
Controleer eerst of alle banktransacties van de maand zijn verwerkt via Finance > Banktransacties. Ga daarna naar Finance > Boekhouding, selecteer de administratie, het jaar en de maand, en sluit de periode af. Je ontvangt direct het memoriaal als downloadbestand.
Moet je aan het einde van de maand je administratie in Procurios aan laten sluiten op je boekhouding? Dan exporteer je het memoriaal. In dit artikel lees je hoe je dit stap voor stap doet.
Is het memoriaal nog niet ingericht in jouw organisatie? Lees dan eerst het artikel 'Memoriaal activeren en inrichten'.
Controleer eerst de banktransacties
Voordat je het memoriaal downloadt, controleer je of je alle banktransacties van de maand hebt verwerkt. Zo weet je zeker dat je memoriaal compleet is. Hoe je banktransacties inleest, hangt af van jouw organisatie. Hoe je ze daarna controleert, is voor iedereen gelijk.
Stap 1: banktransacties inlezen
Werk je nog met handmatige imports van bankafschriften?
- Ga naar Finance > Banktransacties.
- Controleer of je alle bankafschriften van die maand hebt geïmporteerd. Er moet een sluitende lijst met transactiedatums zijn.
Werk je met de automatische koppeling via Ponto? Dan haalt Procurios je banktransacties zelf op, dus deze importstap hoef je niet meer te doen. Controleer wel of de synchronisatie bij is: ga naar Finance > Banktransacties en kijk of de laatste transacties van de maand er al staan. Meer over het inrichten van deze koppeling lees je in het artikel 'Koppeling voor automatische import banktransacties inrichten'.
Let op: werkt jouw organisatie met Ponto? Dan loopt de koppeling met je boekhouding voortaan alleen nog via het memoriaal. Zorg dus dat het memoriaal goed is ingericht vóórdat je overstapt op Ponto, anders mis je de aansluiting met je boekhouding.
Stap 2: controleer of alle transacties zijn verwerkt
Of je nu handmatig importeert of via Ponto synchroniseert: kijk op het tabblad 'Onverwerkte transacties' of er nog transacties open staan. Zo zie je direct of je nog iets moet verwerken voordat je het memoriaal downloadt. Lees meer over het verwerken van banktransacties in 'Verwerking banktransacties'.
Sluit de financiële periode af en download het memoriaal
Zijn alle banktransacties verwerkt? Dan kun je de maand afsluiten en het memoriaal downloaden.
- Ga naar Finance > Boekhouding.
- Selecteer de betreffende administratie. Heeft jouw organisatie meerdere boekhoudingen? Dan zie je hier meerdere administraties.
- Selecteer het betreffende jaar.
- Selecteer de betreffende maand en bevestig dat je deze maand 'op slot' zet.
- Je ontvangt nu direct het memoriaal als downloadbestand.
- Verwerk het memoriaal in je boekhouding.
Let op: zet je een maand 'op slot'? Dan komen wijzigingen die je daarna nog aan transacties doorvoert, niet meer mee in het memoriaal.
