Korte samenvatting:
Ga naar Finance > Facturatie > [administratie] > Instellingen > E-mailsjablonen. Voeg een sjabloon toe en bepaal voor welke situatie het geldt (taal, factuursjabloon, incasseerbaar). Stel daarna de inhoud in: onderwerp, tekst en eventueel veldcodes.
Heb je facturatie per e-mail geactiveerd? Dan verzend je facturen naar een groot deel van je debiteuren voortaan via e-mail. Bij die e-mail hoort een begeleidende tekst: de aanhef, het onderwerp en de boodschap aan de debiteur. Dat regel je met een e-mailsjabloon.
Nog geen facturatie per e-mail geactiveerd? Lees dan eerst het artikel 'Facturatie per e-mail activeren en instellen'.
Je stelt niet altijd dezelfde e-mail in voor elke factuur. Denk aan de volgende redenen:
- Duidelijkheid over de betaling: moet de debiteur nog zelf betalen, en kan dat via een betaallink? Of wordt het bedrag automatisch geïncasseerd, en is de e-mail vooral ter kennisgeving? Met een eigen tekst per situatie weet de debiteur direct waar hij aan toe is.
- Duidelijkheid over de reden: waarom ontvangt de debiteur deze factuur eigenlijk? Bijvoorbeeld: 'Je hebt een abonnement op het Zoo Lion Magazine. Hierbij ontvang je de jaarlijkse abonnementsfactuur.'
- Taal: een Nederlandstalige factuur vraagt om een andere tekst dan een Engelstalige. Wijkt de taal van één specifieke debiteur af van je standaardtaal? Dat stel je in bij de facturatie-instellingen van die debiteur. Lees hoe dat werkt in het artikel 'Hoe stel ik de facturatie-voorkeuren van een debiteur in?'
Ook voor herinneringen stel je een eigen e-mailsjabloon in. Dat is handig, want de toon verschilt vaak per stap. Bij de eerste herinnering kies je bijvoorbeeld een vriendelijke toon: misschien is de factuur gewoon over het hoofd gezien. Bij een latere herinnering, zoals de vierde, is de toon dringender: je laat weten wat er gebeurt als de debiteur niet op tijd betaalt.
Het sjabloon-overzicht
Ga naar Finance > Facturatie via het hoofdmenu. Kies de administratie waarvoor je een sjabloon wilt inrichten. Klik op het tandwieltje bij 'Instellingen' en ga naar 'E-mailsjablonen'.
Je ziet nu twee tabbladen:
- 'Factuur e-mailsjabloon': de e-mail die bij een nieuwe factuur wordt verstuurd.
- 'Herinnering e-mailsjabloon': de e-mail die bij een herinnering wordt verstuurd.
Op beide tabbladen werkt het aanmaken van een e-mailsjabloon op dezelfde manier. Alleen de beschikbare veldcodes verschillen. In dit artikel lopen we dat samen door.
Een e-mailsjabloon toevoegen
Klik op 'E-mailsjabloon toevoegen' om een nieuw sjabloon vanaf nul op te bouwen.
Lijkt een bestaand sjabloon al erg op wat je nodig hebt, en wil je alleen een paar onderdelen aanpassen? Klik dan in het overzicht op het kopieer-icoon achter dat sjabloon. Zo bouw je niet steeds opnieuw dezelfde instellingen op.
Voor welke situatie geldt dit sjabloon?
Bepaal eerst voor welke facturen dit sjabloon gebruikt wordt:
- Taal: de voorkeurstaal van de debiteur.
- Factuursjabloon: het PDF-sjabloon waarvoor dit e-mailsjabloon geldt. Meer over het aanmaken van PDF-sjablonen lees je in het artikel 'Factuur PDF-sjabloon aanmaken en beheren'.
- Incasseerbaar: kies 'Zowel incasseerbaar als niet incasseerbaar', 'Alleen niet incasseerbaar' of 'Alleen incasseerbaar'.
Wil je incasseerbare en niet-incasseerbare facturen een andere boodschap meegeven? Bij incasseerbare facturen laat je bijvoorbeeld weten dat het bedrag automatisch wordt afgeschreven. Bij niet-incasseerbare facturen vraag je juist om zelf te betalen.
Werk je op het tabblad 'Herinnering e-mailsjabloon'? Dan zie je ook het veld 'Herinnering'. Hier kies je 'Iedere herinnering', of een specifieke stap zoals '1e herinnering' of '2e herinnering'. Moet je de herinneringsstappen zelf nog inrichten? Lees dan eerst het artikel 'Factuur-herinneringen versturen'.
Verzender en ontvangers
Bij 'Verzender' kies je 'Gebruik de afzender zoals ingesteld in de gekozen template', of 'Gebruik een afwijkende afzender' als je voor dit specifieke sjabloon een andere afzender wilt gebruiken. Kies je voor een afwijkende afzender? Vul dan ook 'Naam verzender' en 'E-mailadres verzender' in.
Let op: de optie 'Gebruik de afzender zoals ingesteld in de gekozen template' verwijst naar de 'Template' die je verderop instelt, bij 'Inhoud en uiterlijk'. Kies of wijzig je die template later? Controleer dan of de afzender nog klopt.
Wil je dat factuur-e-mails afwijken van je algemene afzender, bijvoorbeeld '[email protected]'? Stel dan een eigen afzender in, zoals '[email protected]'. Zo landen reacties van debiteuren direct bij de juiste afdeling, en herkent de debiteur meteen dat de e-mail over een factuur gaat.
Wil je zelf een kopie ontvangen van deze e-mails? Vul dan een adres in bij 'BCC'. Dit is een extra BCC specifiek voor dit sjabloon, naast het algemene BCC-adres dat je instelt bij e-invoicing.
Inhoud en uiterlijk
Kies bij 'Template' de layout van de e-mail: het logo, de kleuren en het lettertype. Deze templates richt je in via Mailings > Instellingen > Systeem templates. Lees hoe dat werkt in het artikel 'Systeem templates instellen voor notificatie e-mails'.
Vul daarna het 'E-mail onderwerp' en de 'E-mail inhoud' in. Dit is de tekst die de debiteur daadwerkelijk leest.
Veldcodes gebruiken
Wil je factuurgegevens automatisch in de tekst opnemen, zoals het factuurnummer of het bedrag? Gebruik dan een veldcode. Klik op 'Veldcodes' en kies de gewenste code. Je kunt veldcodes overal plaatsen, ook in het onderwerp.
Tip: zet het factuurnummer (##invoiceNumber##) in de onderwerpregel. Zo blijven facturen goed van elkaar te onderscheiden in de inbox van de debiteur. Sommige e-mailprogramma's bundelen namelijk e-mails met precies dezelfde onderwerpregel, waardoor losse facturen minder opvallen.
Let op: verwijder de dubbele hekjes (##) rond een veldcode niet. Zonder die hekjes werkt de code niet.
| Naam in menu | Veldcode | Wat het invult |
|---|---|---|
| Aanhef ## | Afhankelijk van CRM-instelling | Een aanhef zoals ‘Beste Mufasa,’ of ‘Beste heer/mevrouw Nala' |
| Factuur URL | ##invoiceUrl## | Een link naar de online factuur |
| Factuurdatum | ##invoiceDate## | De datum waarop de factuur is aangemaakt |
| Vervaldatum | ##invoiceDueDate## | De uiterste betaaldatum van de factuur |
| Factuurnummer | ##invoiceNumber## | Het nummer van de factuur |
| Facturatiebedrag | ##invoiceAmount## | Het totaalbedrag van de factuur |
| Debiteurnummer | ##debtorNumber## | Het debiteurnummer van de relatie |
| Betaling | ##paymentUrl## | Een betaallink waarmee de debiteur direct kan betalen |
| Betalingskenmerk | ##paymentReference## | Het betalingskenmerk bij de factuur (zoals een gestructureerde mededeling) |
Werk je aan een herinnering e-mailsjabloon? Dan vind je drie extra veldcodes:
| Naam in menu | Veldcode | Wat het invult |
|---|---|---|
| Herinneringsdatum | ##reminderDate## | De datum van de herinnering |
| Openstaand bedrag | ##invoiceOpenAmount## | Het bedrag dat nog openstaat |
| Herinnering download URL | ##reminderUrl## | Een link waarmee de debiteur de herinnering kan downloaden |
Betaallink toevoegen
Heb je online betalen ingericht? Gebruik dan de veldcode 'Betaling' om een betaallink in je e-mail te plaatsen. De debiteur kan hiermee direct online betalen. Meer hierover lees je in het artikel 'Online betaalpagina voor facturen inrichten'.
Heb je online betalen niet ingericht en plaats je toch de veldcode? Dan krijg je een foutmelding bij het opslaan van het e-mailsjabloon.
Let op: voorkom verwarring bij de debiteur en plaats deze veldcode alleen in e-mailsjablonen voor niet-incasseerbare facturen.
Factuur zichtbaar maken
Wil je dat de factuur zelf ook zichtbaar is in de e-mail? Gebruik de veldcode 'Factuur URL' voor een link naar de online factuur. Wil je de PDF liever als bijlage meesturen? Dat stel je in bij de algemene instellingen voor facturatie per e-mail. Lees hoe dat werkt in het artikel 'Facturatie per e-mail activeren en instellen'.
Voorbeeld van een volledig e-mailsjabloon
Onderwerpregel:
Factuur voor je congresdeelname (##invoiceNumber##)
E-mailinhoud:
##aanhefinformeel##,
Hierbij ontvang je factuur ##invoiceNumber## voor je deelname aan ons jaarcongres. Het totaalbedrag bedraagt ##invoiceAmount## en de uiterlijke betaaldatum is ##invoiceDueDate##.
De factuur vind je als bijlage in deze e-mail, maar je kunt deze ook direct downloaden via de knop hieronder:
Download Factuur ##invoiceNumber## (link of knop, gekoppeld aan de veldcode 'Factuur URL')
Betaal nu online (link of knop, gekoppeld aan de veldcode 'Betaling')
Maak je liever zelf over? Gebruik dan de volgende referentie: ##paymentReference##
Mocht je vragen of opmerkingen hebben over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!
- E-mail: [email protected]
- Telefoon: 088 - 006 9602
Alvast hartelijk dank voor je betaling.
Met vriendelijke groet,
Mufasa Nala
Klik ten slotte op 'Opslaan' om het e-mailsjabloon op te slaan.
Wil je een veldcode niet als gewone tekst of link tonen, maar als een opvallende, gekleurde knop? Dat regel je via de broncode van de e-mail. Klik in de tekst-editor op 'Extra' > 'Broncode', en plak of bewerk daar de HTML.
Gebruik bijvoorbeeld deze HTML voor een knop in je eigen huisstijlkleur:
<a style="background: #481fff; border: 5px solid #481fff; border-radius: 5px; border-width: 10px 17px; color: #ffffff; text-decoration: none;" rel="noopener" href="##paymentUrl##" target="_blank">Betaal nu online</a> Pas de kleur (background en border) aan naar je eigen huisstijl, en de tekst tussen > en </a> naar de gewenste knoptekst.
Toon je twee knoppen naast elkaar, bijvoorbeeld een betaalknop én een downloadknop? Geef de belangrijkste actie dan een gevulde achtergrond, en de andere knop alleen een gekleurde rand. Zo is voor de debiteur meteen duidelijk welke actie het belangrijkst is:
<a style="background: #481fff; border: 5px solid #481fff; border-radius: 5px; border-width: 10px 17px; color: #ffffff; text-decoration: none;" rel="noopener" href="##paymentUrl##" target="_blank">Betaal nu online</a>
<a style="background: #ffffff; border: 1px solid #481fff; border-radius: 5px; padding: 9px 16px; color: #481fff; text-decoration: none;" rel="noopener" href="##invoiceUrl##" target="_blank">Download Factuur ##invoiceNumber##</a>Voorbeeld van een volledig e-mailsjabloon
In dit voorbeeld is ##aanhefinformeel## een veldcode die deze administratie zelf heeft ingericht voor de aanhef.
<p>##aanhefinformeel##,</p>
<p>Hierbij ontvang je factuur <a href="##invoiceUrl##">##invoiceNumber##</a> voor je deelname aan ons jaarcongres. Het totaalbedrag bedraagt <em>##invoiceAmount##</em> en de uiterlijke betaaldatum is <em>##invoiceDueDate##</em>.</p>
<p><code></code>De factuur vind je als bijlage in deze e-mail, maar je kunt deze ook direct downloaden via de knop hieronder:</p>
<p><a style="background: #481fff; border: 5px solid #481fff; border-radius: 5px; border-width: 10px 17px; color: #ffffff; text-decoration: none;" rel="noopener" href="##paymentUrl##" target="_blank">Betaal nu online</a> <a style="background: #ffffff; border: 1px solid #481fff; border-radius: 5px; padding: 9px 16px; color: #481fff; text-decoration: none;" rel="noopener" href="##invoiceUrl##" target="_blank">Download Factuur ##invoiceNumber##</a></p>
<p>Graag de volgende referentie gebruiken bij betaling: <em>##paymentReference##</em></p>
<p>Mocht je vragen of opmerkingen hebben over deze factuur, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!</p>
<ul>
<li>E-mail: <a href="mailto:[email protected]">[email protected]</a></li>
<li>Telefoon: 088 - 006 9602</li>
</ul>
<p>Alvast hartelijk dank voor je betaling.</p>
<p>Met vriendelijke groet,<br />Mufasa Nala</p>Welk sjabloon wordt gebruikt?
Heb je meerdere e-mailsjablonen aangemaakt? Dan bepaalt het systeem automatisch welk sjabloon bij een factuur past. Het systeem doorloopt de sjablonen van boven naar beneden, en gebruikt het eerste sjabloon waarvan alle criteria kloppen.
Voldoet geen enkel sjabloon aan de situatie? Dan kan de factuur niet verstuurd worden. Zorg daarom dat je voor elke mogelijke situatie een sjabloon hebt.
Voorbeeld
Er is een factuur voor een lidmaatschap. De debiteur betaalt via automatische incasso en heeft Nederlands als voorkeurstaal.
Het systeem bekijkt de sjablonen van boven naar beneden. Sjablonen in een andere taal dan Nederlands worden overgeslagen. Komt er een sjabloon met factuursjabloon 'Lidmaatschappen' en het criterium 'Zowel incasseerbaar als niet incasseerbaar'? Dan gebruikt het systeem dit sjabloon, en stopt het met zoeken.
Veelgemaakte fout
Heb je een sjabloon ingesteld op 'Elk factuursjabloon', en staat dit boven je specifiekere sjablonen in de lijst? Dan gebruikt het systeem dit algemene sjabloon altijd als eerste, ook voor facturen waarvoor je juist een specifiek sjabloon had ingericht. Dat specifieke sjabloon wordt dan nooit gebruikt.
Wil je voor minstens één factuursjabloon een afwijkende e-mail? Gebruik 'Elk factuursjabloon' dan helemaal niet. Maak in plaats daarvan voor elk factuursjabloon een eigen e-mailsjabloon aan. Zo speelt de volgorde in de lijst geen rol meer.