Korte samenvatting:
Koppel de te veel ontvangen betaling of de creditering aan de factuur en betaal het verschil terug. Gaat het om een enkele restitutie? Doe dit handmatig via je bank. Gebeurt dit vaker? Gebruik dan Overschrijving in Procurios: dan verwerk je meerdere restituties tegelijk, en koppelt Procurios de terugbetaling automatisch aan de juiste factuur.
Ontvang je weleens een betaling die hoger is dan het factuurbedrag? Of wordt een betaalde factuur achteraf gecrediteerd? Dan moet je het teveel betaalde bedrag terugstorten aan je klant. Overschrijving in Procurios genereert in één keer overschrijvingsinstructies voor meerdere facturen. Je uploadt het batchbestand bij je bank, en Procurios koppelt de terugbetaling automatisch aan de juiste factuur.
Twee methodes
Voor het terugbetalen van een debiteur zijn grofweg twee methodes:
- Je maakt handmatig het terug te betalen bedrag over via de bank en koppelt de transactie aan de juiste (credit)factuur.
- Je maakt een batch aan vanuit Overschrijving in Procurios en uploadt dit bij je bank. Alle transacties worden automatisch verwerkt.
Methode 1: Handmatig overmaken
Voorbeeld 1: Een debiteur heeft te veel betaald
Het factuurbedrag is € 30,-, maar je debiteur maakt € 35,- over.
- Koppel de betaling van € 35,- aan de openstaande factuur bij het verwerken van de betaling. De factuur heeft dan een openstaand bedrag van € -5,-.
- Maak dit bedrag over vanuit je eigen bankaccount. Geef een duidelijke omschrijving mee, met daarin het factuurnummer.
- Bij de volgende verwerking van je banktransacties kom je deze creditbetaling van € -5,- tegen. Procurios koppelt deze mogelijk automatisch aan de oorspronkelijke factuur. Lukt dit niet automatisch? Koppel de betaling dan zelf.
Maak in dit geval geen creditfactuur: de betalingsverplichting van je klant verandert namelijk niet. Koppel in plaats daarvan de betaling aan de factuur en stort het verschil terug.
De factuur ziet er dan zo uit:
| Bedrag | |
|---|---|
| Totaal factuurbedrag | € 30,- |
| Betaling op datum x | € 35,- |
| Betaling op datum y | € -5,- |
| Totaal openstaand bedrag | € 0,- |
Voorbeeld 2: Je hebt een creditfactuur die je wilt uitbetalen
Je maakt een creditfactuur aan voor een debiteur, bijvoorbeeld bij een annulering. Hoe je een factuur crediteert, lees je in het artikel 'Facturen crediteren'. Wil je deze creditfactuur niet verrekenen met een andere factuur van je debiteur? Dan betaal je het bedrag uit.
- De creditfactuur staat met een negatief bedrag onder 'Te versturen facturen'.
- Maak dit bedrag over vanuit je eigen bankaccount. Geef het factuurnummer mee als omschrijving.
- Bij de volgende verwerking van je banktransacties kom je deze uitbetaling tegen. Procurios koppelt deze mogelijk automatisch aan de creditfactuur. Lukt dit niet automatisch? Koppel de betaling dan zelf.
Methode 2: In bulk via Overschrijvingen (regelmatig)
Gebruikt jouw organisatie deze functie voor het eerst? Vraag dan een SuperUser om eerst het artikel 'Overschrijvingen inrichten voor restituties' te volgen. Daarnaast moet het IBAN van je debiteur op de relatiekaart staan.
Volg deze stappen:
- Ga naar Finance > Facturatie > [Administratie] > Facturen.
- Open de tab 'Open facturen'. Werk je met een creditfactuur die je nog niet verstuurd hebt? Open dan de tab 'Te versturen facturen' in plaats daarvan.
- Filter op de factuur of facturen waarvoor je een uitbetaling wilt doen.
- Klik op 'Genereer overschrijvingsinstructies' bovenaan het facturenoverzicht.
Let op: Procurios maakt een overschrijvingsinstructie voor alle facturen met een negatief openstaand bedrag die op dat moment in het (gefilterde) overzicht zichtbaar zijn. Controleer dus goed of dit bij elke factuur de bedoeling is. De overschrijving gaat naar de bankrekening die op de relatiekaart van je debiteur staat. Dit kan een andere rekening zijn dan waarvandaan de betaling kwam.
- Kies een vervaldatum. Dit is de datum waarop de overschrijving moet plaatsvinden. De vroegst mogelijke datum is morgen.
- Selecteer de transactie-omschrijving.
- Werk je vanaf 'Te versturen facturen' met een factuur die je niet formeel wilt versturen? Vink dan 'Verplaats facturen naar "Open"' aan. De factuur verhuist dan direct naar 'Open facturen', zonder dat Procurios de factuurmail verstuurt. Handig als je bijvoorbeeld de creditfactuur zelf als pdf toevoegt aan een persoonlijk bericht aan je debiteur, waarin je ook meldt dat je het bedrag gaat terugstorten. Selecteer dan de datum waarop je de creditfactuur van plan bent te verzenden.
- Klik op 'Genereer instructies'.
Zijn alle instructies aangemaakt? Dan vind je de overschrijvingsinstructies onder Finance > Overschrijving > Over te schrijven.
- Heb je meerdere administraties? Filter dan eerst de juiste administratie.
- Klik op 'Maak batch van selectie' om een batch te maken.
- Controleer de samenvatting met het aantal instructies, het totaalbedrag en de vervaldatum.
- Klik op 'Maak batch'.
- Klik op 'Download en markeer als verzonden naar de bank' om het batchbestand te downloaden.
Let op: met deze knop markeert Procurios de batch meteen als verzonden naar de bank, ook al heb je het bestand dan nog niet daadwerkelijk geüpload. Upload het gedownloade bestand dus altijd bij je bank.
De verwerking van de overschrijvingen zie je terug als één totaalbedrag in je banktransacties. Importeer je deze in Procurios? Dan worden de overschrijvingen automatisch verwerkt en gekoppeld aan de bijbehorende facturen. Het openstaande bedrag van de factuur komt dan op € 0,- te staan.
Wil je vooraf inzicht geven aan bijvoorbeeld een penningmeester? Maak dan een Excel-export van de batch. Let op: deze Excel-export kun je niet aanbieden bij je bank.