Korte samenvatting:
Open de debiteurpagina van de relatie en klik op 'Facturatie-instellingen'. Hier stel je onder andere de taal, e-invoicing via Peppol, de klantreferentie en e-herinneringen in voor deze ene debiteur.
Stuur je weleens een factuur naar het buitenland, of naar een relatie die facturen alleen via Peppol wil ontvangen? Dan wijkt de facturatie van deze relatie soms af van je standaardwerkwijze. Denk aan een andere taal, een verplichte klantreferentie, of een ander verzendkanaal. Met de 'Facturatie-instellingen' regel je dit per debiteur, zonder dat dit gevolgen heeft voor je andere relaties.
Elke relatie die een factuur ontvangt, heeft een eigen debiteurpagina in Finance. Hierop vind je het onderdeel 'Facturatie-instellingen'. Vul je hier niets in? Dan gebruikt Procurios automatisch de standaardinstellingen van je administratie. Wijkt deze ene relatie af? Dan pas je dat hier aan.
Relatiekaart of debiteurpagina?
Een relatie heeft twee 'gezichten' in het Procurios Platform:
- De relatiekaart (in CRM) toont algemene en financiële gegevens, zoals openstaande facturen en incasso-afspraken.
- De debiteurpagina (in Finance) toont alle facturatiegegevens: facturen, factuuropdrachten, herinneringen en de facturatie-instellingen.
Beide pagina's zijn met elkaar verbonden. Afhankelijk van je rechten kun je van de één naar de ander navigeren. Vanaf de debiteurkaart kun je - afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie - ook wijzigingen doorvoeren in het CRM.
Naar de facturatie-instellingen van een debiteur
- Ga naar de relatiekaart van de relatie en open het tabblad 'Financieel'.
- Klik onder 'Alle debiteurkaarten' op de naam van de debiteur of op het bekijk-icoon (vergrootglas). Je komt nu op de debiteurpagina.
- Klik op 'Facturatie-instellingen'.
Voorheen was de titel van deze knop 'Debiteur-instellingen'. Sinds release 2026.09 is dit aangepast naar 'Facturatie-instellingen'.
Heb je alleen toegang tot Finance? Dan kom je ook via Finance op de debiteurpagina: ga naar Finance > Facturatie > [je administratie] > Debiteuren en zoek de debiteur op. Vanaf de debiteurpagina keer je met 'Bekijk in CRM' weer terug naar de relatiekaart.
Wat kun je instellen?
1. Klantreferentie
Sommige relaties, vooral zakelijke, hebben een klantreferentie nodig om een factuur intern te kunnen verwerken. Denk aan een projectnummer of de naam van een medewerker. Voor sommige relaties is deze referentie zelfs een voorwaarde om de factuur te kunnen betalen.
Deze klantreferentie staat, net als bijvoorbeeld de taal, bij de debiteur in de facturatie-instellingen. Er zijn twee manieren waarop deze waarde daar terechtkomt:
- De debiteur geeft dit door: heeft je registratie- of profielformulier het veld 'Klantreferentie'? Vult de relatie dit zelf in, dan wordt die waarde opgeslagen bij de debiteur. Alle opdrachten van deze relatie, of het nu een abonnement, bestelling of bijeenkomst is, gebruiken dan dezelfde klantreferentie.
- Zelf instellen: je vult of wijzigt de klantreferentie zelf in de facturatie-instellingen van de debiteur, bijvoorbeeld naar aanleiding van een telefoontje of e-mail van de debiteur.
Wil je de klantreferentie op de factuur laten zien, of een andere naam voor dit veld gebruiken? Dat stel je in bij je factuursjabloon, niet hier bij de debiteur. Verstuur je facturen via Peppol? Dan wordt de klantreferentie automatisch meegestuurd op de factuur. Lees hier meer over het instellen van een factuur PDF sjabloon.
2. Taal
Kies bij 'Taal' de taal waarin deze debiteur zijn facturen ontvangt. Standaard staat dit op 'overnemen':
- Is er een voorkeurstaal ingesteld in het CRM? Dan wordt de voorkeur uit het CRM overgenomen.
Het voordeel: past de relatie zelf zijn voorkeurstaal aan via zijn profiel, of past een collega dit aan op de relatiekaart? Dan ontvangt hij de facturen voortaan in die taal. - Is er geen voorkeurstaal ingesteld in het CRM? Dan wordt de standaardtaal van de administratie overgenomen.
Wil een relatie afwijken van de standaardtaal? Of moet de taal voor facturatie afwijken van de voorkeurstaal voor overige communicatie naar de relatie? Dan kies je hier zelf de juiste taal uit de lijst.
Let op: zorg dat je PDF-sjablonen en e-mailsjablonen de gekozen talen voldoende ondersteunen.
3. E-invoicing (post, e-mail of Peppol)
Bij 'E-invoicing' bepaal je of deze debiteur facturen digitaal ontvangt (per e-mail of via Peppol) in plaats van per post. Standaard staat dit op 'Van Administratie overnemen'. Tussen haakjes zie je meteen wat dat voor deze administratie betekent, bijvoorbeeld 'Van Administratie overnemen (Ingeschakeld)'.
Wijkt deze debiteur af van die standaardinstelling? Kies dan de situatie die van toepassing is:
- Debiteur wil facturen per post, terwijl e-mail de standaard is voor je administratie: zet 'E-invoicing' op 'Uitgeschakeld'.
- Debiteur wil facturen per e-mail, terwijl post de standaard is voor je administratie: zet 'E-invoicing' op 'Ingeschakeld'.
- Debiteur wil facturen via Peppol ontvangen: kies bij 'Verstuur e-invoice via' de optie 'Peppol netwerk'. Vul daarna bij 'UBL Schema / Company ID' het juiste schema en nummer in, bijvoorbeeld het Belgisch ondernemingsnummer. Datzelfde veld gebruik je ook als je een factuur handmatig als UBL-document downloadt. Meer over Peppol inrichten lees je in het artikel 'Peppol instellen als verzendmethode voor facturen'.
4. E-herinneringen
Bij herinneringen richt je in je administratie een reeks stappen in, bijvoorbeeld een eerste, tweede en laatste herinnering. Per stap bepaal je of die per e-mail gaat (als er een e-mailadres bekend is) of per post. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat de laatste herinnering altijd per post gaat.
Wil je dat alle herinneringen van deze ene debiteur altijd hetzelfde verzendkanaal gebruiken, ongeacht wat er per stap is ingesteld? Zet 'E-herinneringen' dan op 'Ingeschakeld' (altijd per e-mail) of 'Uitgeschakeld' (altijd per post). Laat je 'Van Herinnering overnemen' staan? Dan volgt elke herinnering voor deze debiteur gewoon de instelling van die specifieke stap.
Meer over het inrichten van herinneringen lees je in het artikel: 'Factuur-herinneringen versturen'.
Klik na het aanpassen van de instellingen op 'Opslaan'.
