Korte samenvatting: Voeg bij het aanmaken van een factuuropdracht een pdf-bestand toe als bijlage. Verstuur je de factuur per e-mail? Dan gaat de bijlage automatisch mee. Let op: je kunt alleen pdf-bestanden toevoegen.
Verstuur je weleens een factuur met extra informatie erbij? Denk aan je algemene voorwaarden. Of aan praktische informatie over sponsoring van een evenement. Dit soort documenten kun je als bijlage meesturen met je factuur.
Je kunt bij een factuuropdracht alleen pdf-bestanden toevoegen als bijlage. Dat is expres zo ingericht. Bestanden zoals .doc zijn namelijk makkelijk aan te passen door de ontvanger. Bij een pdf-bestand kan dat niet zomaar. Zo weet je zeker dat de ontvanger precies dezelfde informatie ziet als jij verstuurt.
Bijlage toevoegen aan een factuuropdracht
Voeg bij het aanmaken van een factuuropdracht n of meer pdf-bestanden toe als bijlage. Zodra je hier een factuur van maakt, worden de bijlagen automatisch gekoppeld aan die factuur. Verstuur je de factuur per e-mail? Dan gaat de bijlage automatisch mee. Meer over het aanmaken van een factuuropdracht lees je in het artikel: 'Hoe maak ik handmatig een factuuropdracht aan?'
Let op: bijlagen worden alleen automatisch meegestuurd met de factuur e-mail als je ook de factuur zelf als bijlage meestuurt (en niet enkel als downloadlink). Ga hiervoor naar de algemene facturatie-instellingen van je administratie en vink 'Voeg facturen en herinneringen als bijlage bij e-mails' aan. Staat deze instelling uit? Dan blijft de bijlage gekoppeld aan de factuuropdracht, maar ontvangt de debiteur hem niet per e-mail.
Bijlage bekijken of aanpassen
Wil je een bijlage bekijken of downloaden? Open dan de factuuropdracht. Onder 'Bijlage(n)' (1) vind je de toegevoegde bestanden terug. Klik op een bestand om het te downloaden. Klopt een bijlage niet? Klik op 'Wijzigen' (2) om de factuuropdracht aan te passen en een bijlage toe te voegen of te verwijderen.
Waar staan de bijlage(n)?
Je bijlagen worden opgeslagen in een beveiligde omgeving in de Library. Dit noemen we een kluis. Voor elke administratie wordt hier een eigen categorie voor aangemaakt. Vanuit de factuuropdracht wordt automatisch verwezen naar de bijlage in de Library.
Wat gebeurt er als je een bijlage bij een factuuropdracht verwijdert?
Verwijder je een bijlage vanuit de factuuropdracht? Dan verwijder je alleen de verwijzing naar het document. Het document zelf blijft in de Library staan. Zo blijft de bijlage ook beschikbaar bij een factuuropdracht die je eerder hebt gekopieerd.
Verwijder je het document vanuit de Library zelf? Dan verdwijnt de bijlage ook bij de factuuropdracht.
Wat gebeurt er met de bijlage als je een factuuropdracht kopieert?
Als je een factuuropdracht kopieert, worden de verwijzingen naar de eerder toegevoegde bijlagen ook meegenomen. Het document staat nog steeds op dezelfde plek in de Library, maar er is nu een extra verwijzing naar deze bijlage.
Het resultaat op je factuur
Maak je een factuur van een factuuropdracht met bijlagen? Dan worden deze bijlagen automatisch aan de factuur gekoppeld. Je vindt ze terug onder de factuur. Ook hier kun je de bijlagen downloaden en bekijken.
Hoe nu verder?
Heb je je bijlage(n) toegevoegd aan de factuuropdracht? Dan kun je hiervan facturen genereren en versturen. Lees hoe dat werkt in het artikel: 'Hoe genereer ik facturen van factuuropdrachten?'