Korte samenvatting:
Ga naar Donations > Prenotificatie voor een overzicht van toezeggingen die nog niet zijn geprenotificeerd. Maak een MailMerge aan, download het bestand en verstuur de brieven. Markeer daarna de relaties als geprenotificeerd en kies de datum waarop de brief aankomt.
Bied je automatische incasso (domiciliëring) aan als betaalmethode voor donaties? Dan ben je verplicht om donateurs van tevoren te informeren over de incasso. Dit heet een prenotificatie.
Donateurs met een e-mailadres ontvangen hun prenotificatie automatisch per e-mail. Maar niet elke donateur heeft een e-mailadres in het systeem. Die donateurs prenotificeer je per post via MailMerge.
Wanneer verstuur je prenotificaties per post?
Verstuur prenotificaties per post in de volgende situaties:
- Er zijn nieuwe toezeggingen aangemaakt voor donateurs zonder e-mailadres
- Je organisatie stuurt prenotificaties bij voorkeur per post (bijvoorbeeld bij de eerste incasso)
- Er zijn donateurs bij wie de e-mailprenotificatie niet kon worden verstuurd
Volgens de SEPA-regels (de Europese regels voor incasso's) moet de prenotificatie minimaal 14 dagen voor de incassodatum bij de donateur zijn. Houd rekening met de postbezorging.
Wat staat er in een prenotificatie?
Volgens de SEPA-regels moet een prenotificatie in ieder geval deze informatie bevatten:
- Het bedrag dat je incasseert
- De datum van de incasso
- Je incassant-ID (het ID waarmee je organisatie bekend staat bij de bank)
- De mandaatreferentie (de unieke code van de machtiging)
Daarnaast raden we aan om ook het volgende te vermelden:
- Een duidelijke omschrijving waarvoor het bedrag is
- Je contactgegevens voor vragen
- Een verwijzing naar de oorspronkelijke machtiging
Overzicht van niet-geprenotificeerde toezeggingen
- Ga naar Donations > Prenotificatie
Je ziet nu een overzicht van alle toezeggingen waarvoor nog geen prenotificatie is verstuurd. Dit zijn de relaties die je per post moet benaderen.
MailMerge maken
Klik op 'Mail merge maken' om te starten.
Kies het juiste sjabloon voor de prenotificatie.
Geen sjabloon beschikbaar? Vraag dan een SuperUser om het prenotificatiesjabloon in te richten in MailMerge. Meer hierover staat in het artikel: 'Prenotificaties instellen voor donaties'.
- Geef aan of er een contactmoment aangemaakt moet worden. Dit helpt collega's om in het CRM terug te zien dat er een prenotificatie is verstuurd. Belt een donateur later met vragen? Dan is direct zichtbaar welke brief er is verstuurd.
- Kies een van de twee opties:
- Samengevoegde documenten: Geschikt als je de brieven zelf print en verstuurt
- Download brondata: Geschikt als je het uitbesteedt aan een externe postverwerker
Markeren als geprenotificeerd
Na het downloaden van de MailMerge voer je nog één belangrijke stap uit: markeer de relaties als geprenotificeerd. Doe je dit niet, dan blijven deze relaties in het overzicht staan en lijkt het alsof ze nog geen prenotificatie hebben ontvangen.
Klik hiervoor op 'Markeren als geprenotificeerd' vanuit het overzicht in Donations > Pre-notificatie.
Kies bij de prenotificatiedatum de datum waarop je verwacht dat de brief bij de donateur aankomt. Niet de datum van vandaag.
Verwante artikelen
- 'Prenotificaties instellen voor donaties' - E-mailsjablonen en MailMerge-sjablonen inrichten
- 'Het incassoproces: stap voor stap' - Het volledige incassoproces van machtiging tot verwerking