Korte samenvatting:
Het onderdeel Facturatie in Procurios Finance regelt het maken van opdrachten en facturen. Je richt eerst een of meerdere administraties in, met eigen kenmerken zoals factuurreeksen en pdf-sjablonen. Daarna doorloop je de workflow: opdracht aanmaken, omzetten naar factuur en de betaalstatus opvolgen. Gaat er iets mis? Dan corrigeer je de factuur, of verwerk je een oninbare factuur of een betalingsverschil.
Stuur je facturen naar leden of klanten? Dan wil je grip houden op het hele proces: van opdracht tot betaling. Het onderdeel Facturatie in Procurios Finance ondersteunt dat proces in meerdere stappen.
Context
Een factuur ontstaat niet zomaar. Eerst maak je een opdracht aan, bijvoorbeeld handmatig of automatisch vanuit een ander onderdeel zoals Memberships of Meetings & Events. Die opdracht zet je om naar een factuur. Daarna volg je op of de factuur betaald wordt.
Wat is een administratie?
Elke factuur hoort bij een administratie. Een administratie heeft eigen instellingen, zoals het aantal vervaldagen, kostenplaatsen, factuurreeksen en pdf-sjablonen. Zo richt je bijvoorbeeld een aparte administratie in per vestiging (bijvoorbeeld Nederland en België).
Ook andere financiële onderdelen, zoals donaties, vallen onder een administratie. Zo houd je verschillende geldstromen overzichtelijk gescheiden, ook als je het platform breed inzet.
Lees hier meer over het gebruik van meerdere administraties.
Het facturatieproces
Dit zijn de stappen:
- Opdracht aanmaken: handmatig of automatisch (door een ander product, zoals een abonnement in Memberships of een bijeenkomst in Meetings & Events).
- Opdracht omzetten naar een factuur.
- Facturen versturen.
- Opvolging van de betaalstatus van een factuur. Betaalt een klant met het juiste factuurnummer en het juiste bedrag? Dan koppelt Procurios de betaling automatisch aan de factuur en past de status vanzelf aan. Meer hierover lees je in het artikel 'Verwerking banktransacties'.
Facturatie in Finance staat in nauwe samenhang met je boekhouding. Lees meer over 'Van banktransactie naar boekhouding'.
Als het niet vlekkeloos gaat
Niet elke factuur doorloopt de workflow zonder problemen. Voor de meest voorkomende situaties heeft Procurios een oplossing.
Fout op de factuur, of een factuur die (deels) teruggeboekt moet worden
Maak in dat geval een creditfactuur. Dat kan voor één factuur, of voor een hele reeks facturen tegelijk. Meer hierover lees je in het artikel 'Facturen crediteren'.
Debiteur betaalt iets te veel of te weinig
Soms betaalt een klant een paar cent te veel of te weinig, bijvoorbeeld door een afrondingsverschil of het omdraaien van de twee cijfers achter de komma. Dan wil je niet meteen een herinnering sturen. Verwerk dit verschil apart als 'betalingsverschil'. Zo krijgt de factuur toch de status 'Betaald'. Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe verwerk ik een klein betalingsverschil?'.
Debiteur betaalt helemaal niet meer
Gaat een debiteur failliet? Of blijft een factuur langer dan een jaar onbetaald? Dan markeer je de factuur als 'oninbaar'. Let op: dit mag alleen in specifieke gevallen en kun je niet terugdraaien. Meer hierover lees je in het artikel 'Hoe verwerk ik een oninbare factuur?'.
Pdf-sjablonen voor facturen en herinneringen
Onder pdf-sjablonen maak je zowel factuur-pdf-sjablonen als herinnering-pdf-sjablonen.
Met de opties bij de sjablonen richt je het sjabloon naar eigen wens in. Je voegt bijvoorbeeld je eigen logo toe, een begeleidende tekst en een voettekst. Bij factuursjablonen zet je ook opties of kolommen aan of uit. Meer hierover lees je in het artikel 'Factuur PDF-sjabloon aanmaken en beheren'.
En factuursjabloon gebruik je voor zowel incasseerbare als niet-incasseerbare facturen. In de begeleidende tekst beschrijf je hoe de betaling verloopt. Voor incasseerbare facturen gebruik je de optie voor een 'alternatieve tekst voor incasseerbare facturen'.
Voor verzending per post gebruik je hetzelfde factuursjabloon. Je verbergt eventueel logo en voettekst als dit al op je briefpapier staat.
Gebruik je meerdere factuursjablonen? Dan kies je op het moment dat je facturen aanmaakt welk factuursjabloon je wilt toepassen op de betreffende facturen.
E-invoicing / e-mailsjablonen
Nadat je factuursjabloon is ingericht, richt je ook e-mailsjablonen in voor e-invoicing. Deze sjablonen bepalen hoe de e-mails eruitzien. Je relatie ontvangt zo'n e-mail in twee gevallen: bij een nieuwe factuur, of bij een herinnering voor een verlopen factuur.
Over het inrichten van e-mailsjablonen lees je meer in het artikel: 'Factuur e-mailsjablonen'.
Rapportage
Voor een boekhouder is het belangrijk dat de financile stromen inzichtelijk zijn. Dit regel je met grootboekrekeningen. Heb je dit ingericht? Dan krijg je maandelijks een overzicht van de omzet per grootboekrekening.
Lees meer over: 'Grootboekrekeningen instellen in het Procurios Platform'.
Periodes (en boekjaren) kunnen op slot
Zet je een periode in je boekhouding op slot? Dan kan niemand meer wijzigingen aanbrengen in die periode.
Let op: dit raakt niet alleen facturatie. Binnen een afgesloten periode maak je ook geen donaties meer aan en verwerk je geen betalingen. Voor facturatie betekent het concreet dat je geen factuuropdrachten meer maakt of crediteert binnen die periode.
Zet je een boekjaar op slot? Dan geldt dat voor het hele jaar, en kun je dit niet meer terugdraaien. Een periode kun je wel weer van het slot halen.
Factuurreeksen
Werk je met specifieke factuurreeksen, bijvoorbeeld een reeks per jaar? Denk er dan aan om bij de start van de volgende periode een nieuwe factuurreeks aan te maken.
- 2026######
- 2025######
- etc...
Dat stel je in onder Finance > Facturatie > [Administratie] > Instellingen > Factuurreeksen.
