Korte samenvatting:
Stel e-mailsjablonen in onder Donations > Instellingen > Prenotificaties zodat donateurs met een e-mailadres automatisch een prenotificatie ontvangen. Richt daarnaast een MailMerge-sjabloon in voor donateurs die je per post prenotificeert.
Bied je automatische incasso aan als betaalmethode voor donaties? In België heet dit ook wel domiciliëring. Dan ben je verplicht om donateurs van tevoren te informeren over de incasso. Dit heet een prenotificatie. Volgens de SEPA-regels (de Europese regels voor incasso's) verstuur je deze minimaal 14 dagen voor de incassodatum.
In dit artikel lees je hoe je de prenotificaties eenmalig inricht. Na de inrichting worden e-mailprenotificaties automatisch verstuurd. Prenotificaties per post voert een collega periodiek uit. Meer daarover lees je in het artikel: 'Hoe verstuur ik prenotificaties per post?'
Tip: Meer informatie over de juridische regels en best practices vind je bij de Betaalvereniging.
Wat staat er in een prenotificatie?
Volgens de SEPA-regels moet een prenotificatie in ieder geval de volgende informatie bevatten:
- Het bedrag dat je incasseert
- De datum van de incasso
- Je incassant-ID (het ID waarmee je bekend staat bij de bank, ook wel: creditor identifier)
- De mandaatreferentie (de unieke referentie van de machtiging)
Daarnaast raden we aan om ook de volgende informatie mee te sturen:
- Een duidelijke omschrijving waarvoor het bedrag is
- Je contactgegevens voor vragen
- Een verwijzing naar de originele machtiging
E-mailsjablonen instellen
Donateurs met een e-mailadres ontvangen hun prenotificatie automatisch per e-mail. Je stelt hiervoor een of meer sjablonen in.
Ga naar Donations > Instellingen > Prenotificaties om een e-mailsjabloon toe te voegen. Per sjabloon stel je in aan welke kenmerken een toezegging moet voldoen om dit sjabloon te ontvangen. Voldoet een toezegging aan deze kenmerken? Dan verstuurt Procurios het sjabloon automatisch naar de donateur.
Beschikbare criteria
- Taal: Donateurs met een Engelse taalinstelling ontvangen automatisch een Engelstalig sjabloon.
- Alle fondsen (algemeen): En prenotificatie voor alle toezeggingen.
- Fonds: Pas je boodschap aan per fonds. Bijvoorbeeld met aangepaste opmaak of uitleg over het fonds.
- Actie: Voor donaties die zijn gekoppeld aan een specifieke actie of campagne. Zo kun je de naam van de actievoerder noemen of de opmaak afstemmen op de campagne.
Let op: Als er geen e-mailadres van de relatie bekend is, verstuurt Procurios geen e-mail. Prenotificeer deze relaties per post via MailMerge. Meer hierover lees je in het artikel: 'Hoe verstuur ik prenotificaties per post?'
Let op: Een prenotificatie stuur je vaak naast een bedankmail. Zorg dat de inhoud van beide e-mails aanvullen, en niet hetzelfde is.
Beschikbare veldcodes
Gebruik de onderstaande veldcodes in je e-mailsjabloon. Je voegt ze toe via het uitklapmenu in de e-maileditor.
| Veldcode | Beschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Aanhef | De aanheffen die je hebt ingesteld in het CRM | |
| Frequentie | Hoe vaak de incasso plaatsvindt | ‘maandelijks’, ‘jaarlijks' |
| Bedrag | Het te incasseren bedrag | ‘€ 15,00' |
| Rekeninghouder | Naam van de rekeninghouder | |
| Rekeningnummer | IBAN van de relatie | ‘BE02539586771306’, ‘NL39ABNA3342174240' |
| Mandaat | Mandaatreferentie | ‘M826977288408102025' |
| Datum van ondertekening | Wanneer de machtiging werd getekend | |
| Incassant ID | Het ID waarmee je bekend staat bij de bank | |
| Incassantnaam | Naam van je organisatie | |
| Incassant IBAN | IBAN van je organisatie | |
| (Eerste) instructiedatum | Datum van incasso |
MailMerge-sjabloon inrichten
Voor donateurs zonder e-mailadres verstuur je prenotificaties per post. Hiervoor heb je een sjabloon nodig in MailMerge. Dit sjabloon richt je eenmalig in. Je collega's gebruiken het vervolgens telkens wanneer er nieuwe toezeggingen zijn die per post geprenotificeerd moeten worden.
Sjabloon aanmaken
Maak een Word-document met de tekst van je prenotificatiebrief en de juiste samenvoegvelden. Neem in ieder geval de verplichte SEPA-gegevens op (bedrag, incassodatum, incassant-ID, mandaatreferentie).
De beschikbare veldcodes zijn dezelfde als bij het e-mailsjabloon (zie tabel hierboven). In MailMerge koppel je deze aan de juiste relatie-eigenschappen.
Sjabloon uploaden
- Ga naar MailMerge > Sjablonen
- Klik op 'Nieuw sjabloon'
- Upload je Word-document als brondocument
- Koppel elk samenvoegveld in het document aan de juiste relatie-eigenschap
- Klik op 'Opslaan'
Geef het sjabloon een duidelijke naam, zoals 'Prenotificatie donatie-incasso'. Zo kan je collega het sjabloon snel terugvinden bij het aanmaken van de MailMerge.
Lees meer over het inrichten van sjablonen in het artikel 'Getting started met MailMerge'.
Nieuw fonds aangemaakt?
Als je een nieuw fonds toevoegt, controleer dan of er ook een e-mailsjabloon voor prenotificaties beschikbaar is. Gebruik je een sjabloon per fonds? Maak dan een nieuw sjabloon aan of pas het bestaande aan zodat het nieuwe fonds wordt meegenomen.
Verwante artikelen
- 'Hoe verstuur ik prenotificaties per post?' - Prenotificaties per post versturen via MailMerge (voor eindgebruikers)
- 'Het incassoproces: stap voor stap' - Het volledige incassoproces van machtiging tot verwerking
- 'Getting started met MailMerge' - Sjablonen inrichten en MailMerges aanmaken